Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое правоотношение. При её потере возникают вопросы: нужно ли оформлять новую? Кто отвечает за восстановление? В этой статье подробно разберём все этапы и юридические нюансы.
Что делать, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки?
Согласно практике и разъяснениям Министерства труда, если на этапе трудоустройства сотрудник сообщает о потере своей старой трудовой книжки, работодатель обязан оформить дубликат на новом бланке;
- Заявление работника о потере подаётся в кадровый отдел.
- Работодатель в течение 15 календарных дней оформляет новый документ.
- В новую книжку вносятся сведения о текущем месте работы.
Таким образом, новый работник получает полностью законный документ, а процесс восстановления не требует обращения в архивы или поиска прежних работодателей.
Как восстановить утерянную трудовую книжку текущему сотруднику?
Если сотрудник, уже находящийся в организации, сообщил о потере своей трудовой книжки, следует выполнить следующие действия:
- Получение заявления от сотрудника о факте утери.
- Обработка заявления в кадровом отделе и подготовка дубликата.
- Заполнение нового бланка в соответствии с Порядком 320н (вкладка «Восстановление трудовой книжки»).
- Заверение внесённых записей и выдача сотрудникам нового документа.
Важно помнить, что документ оформляется только работодателем по последнему месту работы и не может быть выдан без соответствующего заявления.
Сроки и правовые основания
Согласно разъяснениям Бухгалтерии.ru и официальным рекомендациям, работодатель обязан:
- Сразу (не позднее 15 дней с момента подачи заявления) выдать дубликат.
- Внести в новый документ сведения о текущем месте работы и сохранить всю информацию, содержащуюся в оригинале.
- Не отказывать сотруднику в выдаче дубликата.
Если утеря произошла по вине работодателя (например, ошибка в оформлении или утеря в офисе), все необходимые документы собирает представитель организации, а не сотрудник.
Как подать заявление через государственные сервисы?
С 2025 года сотрудники могут ускорить процесс восстановления, воспользовавшись онлайн‑сервисами:
- Перейдите на портал Госуслуги или в МФЦ.
- Заполните форму «Заявление о потере трудовой книжки».
- Отправьте заявление в отдел кадров вашего текущего места работы.
- Ожидайте подтверждения и выдачи дубликата в течение установленного срока.
Этапы восстановления через Госуслуги полностью совпадают с бумажным порядком, но позволяют избежать личных визитов в офис.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли восстановить бумажную трудовую книжку самостоятельно? – Нет, оформить дубликат может только работодатель.
- Кто должен возобновлять утерянную книжку: новый или предыдущий работодатель? – Ответственность лежит на том организации, где была сделана последняя запись.
- Какие документы нужны для оформления дубликата? – Заявление работника, копия паспорта и, при необходимости, выписка из трудовой деятельности.
- Можно ли оформить дубликат в другом отделении? – Да, но только в том месте, где сотрудник сейчас работает или где была сделана последняя запись.
Потеря трудовой книжки не является критическим событием, если соблюдать установленный порядок. Главное – своевременно подать заявление, дождаться оформления дубликата в течение 15 дней и убедиться, что все сведения о текущей работе внесены правильно. Соблюдая эти правила, и работодатель, и сотрудник сохранят юридическую прозрачность и избегут возможных проблем в будущем.