Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое путь работника. Для граждан Республики Беларусь её оформление регулируется Министерством труда и социальной защиты РБ. Ниже – пошаговое руководство, как правильно принять на работу белорусского сотрудника, какие документы нужны и как вести учёт в книге.
Выдача бланков трудовой книжки
- Для нерезидентов (иностранных граждан, а также организаций‑собственников) выдаются бланки, утверждённые НИИ труда Министерства труда и социальной защиты РБ. Для справок можно позвонить по телефону 203‑14‑42.
- Для белорусских граждан бланк выдаётся в том же порядке, но с учётом особенностей, установленных для наёмных работников, нанимателями которых являются физические лица.
Изменения в порядке ведения книжек
С 2025 года в законодательстве уточнён новый порядок ведения трудовых книжек, когда нанимателем является физическое лицо. Это значит, что:
- Ведётся отдельный табель учёта рабочего времени, в который вносятся сведения о приёме, увольнении и изменениях статуса.
- Записи в книге вносятся только после подписания приказа о приёме на работу.
Приём на работу: основные документы
Для корректного оформления приёма белорусского гражданина необходимо собрать следующую документацию:
- Трудовой договор (образец можно скачать бесплатно с официального сайта).
- Порядок приёма на работу – приказ о приёме, подписанный нанимателем.
- Трудовая книжка (бумажная или электронная, в зависимости от выбранного способа учёта).
- Сведения о воинском учёте (если применимо).
- Записи в табеле учёта рабочего времени.
Оформление записи в книге
После подписания приказа наниматель вносит в трудовую книжку следующие сведения:
- ФИО работника, дата рождения, место рождения.
- Сведения о гражданстве (для белорусов – указание «гражданин Республики Беларусь»).
- Дата начала работы и должность.
- Код профессии/специализации (при необходимости).
- Отметка о выдаче копии приказа и подписи работника.
Важно: первый раз вводящий работника в трудовую книжку оформляется по образцу 1995 года, утверждённому Министерством.
Учёт и хранение трудовых книжек
Ведение книжек регулируется Порядком заполнения, хранения и учёта трудовых книжек, утверждённым постановлением Минтруда от (ред. от ). Ключевые правила:
- Книжку завещают при приёме на работу и ведут до окончания трудовых отношений.
- Все записи и исправления вносятся чётко, без стираний; при ошибке делается зачеркивание и подпись ответственного.
- Книжки хранятся в учётной книге движения трудовых книжек, где фиксируется выдача и возврат.
- При увольнении в книжку вносятся сведения об увольнении, а также дата и основание.
Электронный вариант
С 2022 года допускается использовать электронную трудовую книжку. При этом:
- Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде, без бумажного экземпляра;
- Электронный документ хранится в системе 1С или иных программах, признанных компетентными.
- Для международного признания (например, при работе в России) требуеться легализация или апостиль электронного документа.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли бумажная книжка гражданину Беларуси? – Приём на работу в 2025 году возможен как с бумажной, так и с электронной версией. Если работник уже имеет электронную запись, бумажный экземпляр может не оформляться.
- Как оформить перенос записей в книжку при работе в России? – Нужно оформить соответствующий приказ о переносе, подписать обе стороны и заверить печатью организации. После этого записи вносятся в российскую книгу учёта.
- Какие документы нужны для первого раза, когда работник впервые получает трудовую книжку? – Приказ о приёме, копия паспорта, сведения о гражданстве, подтверждение о прохождении медицинского осмотра (если требуется) и формальный бланк трудовой книжки.
Пошаговый чек‑лист для нанимателя
- Получить бланк трудовой книжки (бумажный или электронный) из НИИ труда.
- Сформировать приказ о приёме на работу и подписать его с работником.
- Заполнить запись в книге: ФИО, дата рождения, гражданство, дата начала, должность.
- Внести сведения в табель учёта рабочего времени.
- Обеспечить выдачу работнику копии приказа и записать подпись в книге.
- Записать книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный/электронный журнал).
- При необходимости – оформить электронную трудовую книжку и сохранить её в 1С.
- При увольнении – добавить запись об увольнении и закрыть учёт.
Правильный приём и учёт трудовой книжки гражданина Белоруссии – ключевой элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдение официальных форм, своевременное оформление записей и правильное хранение документа позволяют избежать спорных ситуаций при проверках и при международном трудоустройстве.
Для более детального ознакомления с образцами документов и типовыми формами рекомендуется посетить официальный портал Минтруд Республики Беларусь.