Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина на территории Российской Федерации. Её оформление, ведение и хранение регулируются нормативными актами Трудового кодекса РФ и приказами Министерства труда и социальной защиты. В данной статье подробно рассмотрен порядок устройства трудовой книжки – процедура заполнения документа при приёме на работу, переводе и увольнении, а также особенности бумажного и электронного вариантов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (общая форма и порядок ведения), ст. 66.1 (выдача сведений о трудовой деятельности).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Минтруда от № 69 (форма книги учёта движения трудовых книжек – сейчас не обязательна, работодатель может разработать свою форму).
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для учёта стажа при начислении пенсии).
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант на бумажном носителе, действует бессрочно, пока не заменена электронной.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – введена с , обязательна для лиц, впервые поступающих на работу с . Сведения формируются в системе ПФР и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из трёх основных разделов:
- Личные данные владельца (Ф.И.О., дата рождения, образование, квалификация/профессия).
- Сведения о работе – хронологическая запись всех трудовых отношений: приём, переводы, увольнения, наименование организаций, должности, периоды работы.
- Сведения о награждениях и поощрениях – благодарности, грамоты, премии, звания и другие поощрения за трудовые достижения.
- Проверка личных документов – паспорт, документ об образовании (диплом, аттестат), при необходимости – документ о присвоении квалификации.
- Заполнение ьного листа:
- Ф.И.О. полностью;
- Дата рождения (дд.мм.гггг);
- Образование (наименование учебного заведения, специальность, год окончания);
- Квалификация/профессия (по дипломам или аттестатам).
- Первая запись о работе во втором разделе:
- Дата приёма (дд.мм.гггг);
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
- Должность, которую занимает сотрудник;
- Трудовой договор (номер и дата заключения) – при наличии.
- Подпись и печать:
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации;
- В электронной трудовой книжке подпись заменяется электронной подписью уполномоченного должностного лица.
- Дата перевода;
- Новое структурное подразделение (если меняется);
- Новая должность;
- Основание (приказ о переводе, номер и дата).
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.) с указанием соответствующей статьи ТК РФ;
- Номер и дата приказа об увольнении;
- При необходимости – запись о выплате всех причитающихся сумм.
- Потери или повреждения оригинала;
- Смены фамилии, имени, отчества (при изменении личных данных).
- Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата;
- Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит дубликат, перенося все записи из оригинала (или из электронного реестра);
- Дубликат заверяется подписью и печатью организации (или ЭП при электронном варианте);
- Оригинал остаётся у работника (при выдаче дубликата потере) или хранится в личном деле работодателя (при порче оригинала).
- Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямого солнечного света место).
- Ведётся книга учёта движения трудовых книжек (форма может быть разработана работодателем самостоятельно).
- Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ; доступ к ним обеспечивается через личный кабинет работника на портале «Госуслуги».
- Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией, чтобы оставалась читаемой;
- Сверху пишется правильная информация;
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления;
- При необходимости – ставится печать организации.
- Формирование сведений начинается с первого дня работы после для лиц, ранее не имевших трудовой стажа;
- Работодатель ежемесячно передаёт сведения о приёме, переводе, увольнении и периодах работы в ПФР через систему СЗВ‑ТД;
- Сотрудник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в личном кабинете;
- При переходе с бумажного на электронный формат работодатель обязан перенести все существующие записи в электронный реестр (в течение шести месяцев с момента перехода).
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
- В случае умышленного искажения сведений – возможное привлечение к уголовной ответственности по ст. 272 УК РФ (неправомерный доступ к компьютерной информации).
Порядок заполнения при приёме на работу («устройство»)
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с момента фактического допуска сотрудника к исполнению трудовых обязанностей.
Этапы устройства:
Пример записи о приёме на работу (бумажная форма):
Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность инженера‑конструктора.
Записи при переводе и увольнении
Перевод внутри организации
Увольнение
Выдача дубликата трудовой книжки
Дубликат выдаётся в случаях:
Порядок выдачи дубликата регулируется пунктом 31 приказа Минтруда № 320н:
Хранение и учёт трудовых книжек
Исправления и внесение изменений
Все исправления в трудовой книжке выполняются строго по инструкции:
Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или иные способы, скрывающие оригинальный текст.
Особенности электронной трудовой книжки
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт:
Официальное устройство трудовой книжки – ключевой момент в начале трудовых отношений, от которого зависит корректный учёт стажа, начисление пенсий и защита прав работника. Соблюдение установленного порядка заполнения, своевременное внесение записей при переводах и увольнениях, правильное хранение и, при необходимости, выдача дубликата обеспечивают законность и прозрачность трудовых отношений. С введением электронной трудовой книжки процесс стал более автоматизированным, однако базовые требования к точности и своевременности внесения данных остаются неизменными.