Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Её ведение, хранение и оформление регламентируются несколькими нормативными актами, которые вместе образуют единую правовую основу. Ниже перечислены ключевые документы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, с кратким описанием их содержания и практического применения.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)

Статья 66 ТК РФ является центральной нормой, непосредственно регулирующей трудовые книжки.

• Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
• В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях для этого.
• Работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с установленной формой и порядком, а также обеспечивать её сохранность.
• Запрещено вносить записи в трудовую книжку лицам, не имеющим на это право (например, посторонним лицам или работникам, принимаемым на работу впервые, без оформления книжки).

Статья 66 также устанавливает ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек (штрафы, административные наказания).

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»

Этот нормативный акт детализирует требования, изложенные в ст. 66 ТК РФ, и содержит пошаговые инструкции для кадровых служб.

• Определяет форму трудовой книжки (обложка, страницы, порядок нумерации).
• Регламентирует процедуру заполнения: какие сведения вносятся, в какой последовательности, как оформляются записи о приёме, переводе, увольнении, о наградах и т.д.
• Устанавливает правила хранения: сроки хранения (50 лет после увольнения), условия хранения (сухое, защищённое от света место), порядок выдачи дубликатов.
• Содержит образцы записей, справок и сопроводительных документов (например, справка о трудовой деятельности).
• Определяет ответственных лиц за ведение книжек (кадровик, бухгалтер, руководитель подразделения) и порядок их обучения.

Приказ 320н действует с 1 сентября 2021 года и заменил прежний приказ Минтруда № 69н от .

Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (ред. от )

Это подзаконный акт, который ранее устанавливал единую форму трудовой книжки и порядок её заполнения. После выхода приказа 320н многие положения Постановления № 225 стали дублирующими, но отдельные нормы (например, требования к материалам обложки и страниц) сохраняют силу.

• Утверждает обложку трудовой книжки (цвет, материал, наличие защитной пленки).
• Задаёт требования к бумаге (плотность, отсутствие кислоты, стойкость к свету и влаге).
• Определяет порядок номерования страниц и расположения полей для записей.
• Содержит положения о защите от подделки (водяные знаки, микротекст).

На практике кадровые службы используют актуальные бланки, изготовленные в соответствии с этим постановлением.

Государственный стандарт ГОСТ Р 50779-95 «Трудовые книжки. Общие технические условия»

Хотя ГОСТ не является обязательным нормативным актом, он widely используется производителями бланков и организациями для обеспечения качества трудовых книжек.

• Устанавливает технические параметры бумаги (плотность 80–120 г/м², показатель whiteness ≥ 80%).
• Регламентирует размеры книжки (148 × 210 мм – формат А5).
• Определяет требования к печати (чёрная краска, отсутствие размазывания).
• Содержит рекомендации по упаковке и транспортировке бланков.

Соблюдение ГОСТ обеспечивает долговечность документа и его соответствие архивным требованиям.

Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ от )

Хотя этот закон не регулирует непосредственно ведение трудовых книжек, он влияет на обработку сведений, содержащихся в них.

• Трудовая книжка содержит персональные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС, информация о работе).
• Работодатель обязан обеспечить защиту этих данных от несанкционированного доступа, раскрытия и уничтожения.
• При передаче трудовой книжки третьим лицам (например, в Пенсионный фонд) необходимо соблюдать принципы законности,ности и минимизации данных.

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – базовый правовой фундамент.
2. Приказ Минтруда РФ № 320н от – детальный порядок заполнения, хранения и выдачи.
3. Постановление Правительства РФ № 225 от (ред. ) – форма и технические требования к бланку.
4. ГОСТ Р 50779-95 – стандарты качества бумаги и печати.
5. ФЗ «О персональных данных» № 152‑ФЗ – защита сведений, содержащихся в книжке.

Соблюдение всех перечисленных нормативных актов гарантирует корректное ведение трудовых книжек, minimises риски штрафов и обеспечивает защиту прав работников при назначении пенсий и других социальных выплат.

Дата подготовки статьи: 22 мая 2026 г.