Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Правильное её оформление – обязательный шаг при приёме на работу, особенно если это ваш первый опыт работы. В статье подробно рассматриваем, как оформить трудовую книжку, какие формы использовать и какие нюансы следует учитывать.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются:
- сведения о работе (место, должность, периоды работы);
- награждения и премии;
- переводы, увольнения и другие важные события;
- стаж, необходимый для расчёта пенсии и соцвыплат.
Без неё трудно доказать свой опыт работы, а работодателю – вести учёт сотрудников в соответствии с ТК РФ.
Виды трудовой книжки: бумажная и электронная
С 2025 года действует два варианта:
- Бумажная – традиционный вариант, заполняется вручную.
- Электронная (ЭТК) – хранится в системе СФР, оформляется автоматически при первом приёме.
Согласно ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажные книжки могут выдаваться только по запросу работника или в особых случаях.
Когда требуется оформить трудовую книжку?
Трудовую книжку нужно оформить, если:
- вы впервые принимаетесь на работу;
- ваш старый документ утерян, испорчен или утрачен;
- вам требуется подтвердить стаж для пенсионных расчётов.
Пошаговый алгоритм оформления при приёме на работу
Подача заявления в СФР
Для получения новой книжки (бумажной или электронной) необходимо:
- Подать в Службу занятости и Фонду заявление в двух экземплярах.
- Один экземпляр остаётся у работника, второй – передаётся в кадровую службу.
Заполнение титульного листа
В титульном листе указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о месте жительства.
Внесение записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
При приёме на работу в раздел Сведения о работе вносятся сведения о:
- месте работы (наименование организации, адрес);
- дате начала работы;
- должности и условии труда;
- виду занятости (полная, частичная, вахтовый метод и т.д.).
Пример записи:
Работа: ООО «Пример», г. Москва, ул. Ленина, д. 10. Должность: Менеджер по продажам. Дата начала: . Вид занятости: Полная.
Запись о переходе на электронную форму (если применимо)
Если работник согласен перейти на ЭТК, в бумажную книжку делается отметка о переходе, а в ЭТК вносится соответствующая запись.
Как оформить дубликат или новую книжку при потере
Если оригинал утерян, необходимо:
- Подать заявление о выдаче дубликата.
- Заполнить титульный лист заново (с указанием «Дубликат»).
- Внести все необходимые записи, как при первичном оформлении.
Процедура регулируется Приказом Минтруда № 320н от .
Частые вопросы и ответы
- Вопрос: Нужно ли оформлять бумажную книжку, если я уже работаю по ЭТК?
Ответ: Нет, при переходе на электронную форму в бумажную книжку вносится лишь отметка о переходе. - Вопрос: Как быстро получить электронную книжку?
Ответ: После подачи заявления в СФР и внесения данных в форму ЕФС‑1, ЭТК создаётся автоматически в течение одного рабочего дня. - Вопрос: Что делать, если работодатель не хочет оформлять книжку?
Ответ: По закону работодатель обязан оформить трудовые книжки для всех новых сотрудников. Нарушение может привести к штрафу.
Примеры оформления записей
Приём на работу
Работа: ЗАО «ТехноСервис», г. Санкт‑Петербург, пр. Nevsky, д. 25. Должность: Инженер‑конструктор. Дата начала: . Вид занятости: Полная;
Перевод на другую должность
Перевод: С – Инженер‑проектировщик, отдел разработки.
Награждение
Награждён знаком «Отличный работник» .
Где скачать формы и образцы
Бесплатный шаблон вкладыша и формы для первой записи можно скачать по ссылке:
- Форма вкладыша в трудовую книжку
- Образец записи при приёме на работу
Юридические ссылки
Основные нормативные акты, регулирующие оформление:
- Трудовой кодекс РФ, статья 66;
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от ;
- Приказ Минтруда РФ № 320н от ;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приложение 1 к Постановлению Минтруда от № 69).
Оформление трудовой книжки – важный этап, который фиксирует ваш профессиональный путь и гарантирует правильный расчёт пенсионных выплат. Следуйте рекомендациям:
- Подайте заявление в СФР сразу после подписания трудового договора;
- Точно заполните титульный лист и разделы «Сведения о работе»;
- При необходимости оформите дубликат или перейдите на электронную форму;
- Сохраняйте все документы в архиве компании.
Соблюдая эти простые правила, вы избежите проблем при оформлении будущих кадровых документов и сможете уверенно продвигаться по карьерной лестнице.