Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. При приеме на работу в неё вносятся не только сведения о должности и дате начала работы, но и важные условия труда, которые влияют на права и обязанности сторон. Ниже подробно рассмотрим, какие именно условия следует отражать в трудовой книжке и как правильно оформить такие записи.
Общие сведения о трудовой книжке
Трудовая книжка ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, регулирующими её заполнение. Записи делаются уполномоченным лицом отдела кадров (или непосредственным руководителем в небольших организациях) на основании приказа о приеме на работу и трудового договора.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку при приеме на работу
Должность и структурное подразделение
Указывается точное наименование должности (как в штатном расписании) и название подразделения, в которое принимаеться сотрудник.
Дата приема на работу
Формат записи – день, месяц, год (например, ). Эта дата считается началом трудового стажа по данному месту работы.
Основание приема
В трудовой книжке указывается номер и дата приказа о приеме на работу, а также реквизиты трудового договора (номер, дата заключения).
Условия труда
К условиям труда относятся все факторы, которые непосредственно влияют на выполнение трудовых функций:
- Режим работы и график – полный/неполный рабочий день, сменность, гибкий график, вахтовый метод и т.д.
- Место работы – адрес организации, филиала, удалённый офис или возможность работы на дому.
- Уровень оплаты труда – размер оклада, тарифной ставки, системы премий и надбавок (можно указать «оклад согласно трудовому договору № …»).
- Вид трудового договора – срочный или бессрочный, указание срока действия (для срочного договора).
- Испытательный срок – продолжительность (например, 3 месяца) и условия его прохождения.
- Вредные и опасные производственные факторы – если работа связана с вредностью, указывается класс условий труда по специальной оценке условий труда (СОУТ).
- Командировки и разъездной характер работы – при необходимости отмечается, что работа предполагает регулярные командировки.
- Удаленная работа – если сотрудник принимается на дистанционную должность, указывается возможность выполнения трудовых функций вне офиса.
Дополнительные условия, влияющие на трудовой договор
К ним относятся:
- Обязанности по соблюдению внутреннего трудового распорядка и корпоративных политик;
- Требования к квалификации, образованию и профессиональным навыкам (можно указать ссылку на должностную инструкцию);
- Условия конфиденциальности и неконкуренции (если такие пункты включены в трудовой договор);
- Предусмотренные социальные гарантии (доплаты за вредность, компенсации за мобильную связь и т.п.).
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
- Запись делается печатным текстом или разборчивым почерком черными или синими чернилами.
- В колонке «Дата» указывается день, месяц, год приема.
- В колонке «Примечание» (или «Должность, профессия, specialty») пишется наименование должности и структурного подразделения.
- В колонке «Основание» записывается номер и дата приказа о приеме, а также номер и дата трудового договора.
- Если необходимо отразить особые условия (например, вредность, удаленную работу), их можно добавить в примечание после основной информации, выделив полужирным шрифтом (вредные условия труда, класс 3.2).
- Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Что делать, если условия труда меняются
При изменении существенных условий труда (изменение режима работы, перевода на другую должность, изменение размера оплаты и т.д.) в трудовой книжке делается дополнительная запись:
- Указывается дата вступления изменений в силу;
- Описывается суть изменения (например, «переведен на должность старшего специалиста с увеличением оклада на 15 %»);
- Указывается основание (приказ о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору).
Таким образом, трудовая книжка сохраняет хронологию всех значимых изменений в трудовой отношениях.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу – важная часть кадрового документооборота. Указание всех существенных условий труда (должность, график, место работы, оплата, вид договора, испытательный срок, вредность и др.) обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными органами (Пенсионный фонд, трудовая инспекция). Следуя представленным рекомендациям, специалисты отдела кадров смогут избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек сотрудников.