Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную деятельность. Однако с переходом России на систему электронных трудовых книжек (ЭТК) многие вопросы, связанные с выдачей бумажного бланка, требуют clarification. Ниже мы подробно разберем, в каких именно случаях работнику выдается или предоставляется трудовая книжка в современных реалиях.

Выдача бумажной трудовой книжки при первом трудоустройстве

Самый распространенный случай — это начало трудовой деятельности. Здесь важно учитывать дату первого трудоустройства:

• Если работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года: Бумажная трудовая книжка ему не выдается. Вся информация о его трудовой деятельности формируется исключительно в электронном виде. Работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном формате.
• Если работник устраивается впервые до 1 января 2021 года: Работодатель обязан был завести и выдать ему бумажную трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу (если у работника ее не было).

Таким образом, в 2026 году бумажные трудовые книжки новым сотрудникам не заводятся и не выдаются, если они ранее нигде не работали.

Выдача на руки при увольнении

Один из самых критичных моментов, день увольнения. Независимо от формата ведения (электронный или бумажный), работник должен получить документ, подтверждающий его стаж.

• Для бумажных книжек: В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки. В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью работодателя и печатью (при наличии). Если работник отсутствует в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.
• Для электронных сведений: При увольнении работнику предоставляется форма СТР-Р (Сведения о трудовой деятельности). Это выписка из электронной базы, которая содержит всю историю его трудовой деятельности у данного работодателя, а также может содержать информацию о предыдущих местах работы, если она была передана в СФР. Форма СТР-Р выдается в день увольнения.

Выдача по письменному заявлению работника (в период работы)

Работник имеет право получить копию или оригинал документа, подтверждающего его стаж, не только при увольнении.

Когда это возможно?

Работодатель обязан выдать работнику заверенную копию бумажной трудовой книжки или форму СТР-Р (для электронной) в следующих случаях:

1. Для оформления пенсии.
2. Для получения визы в консульстве.
3. Для предоставления в органы социальной защиты.
4. По иным причинам, требующим подтверждения стажа.

Важно помнить: оригинал бумажной трудовой книжки выдается работнику на руки только в день увольнения. В период работы по его заявлению выдается только заверенная копия. Форма СТР-Р (выписка из электронного реестра) может выдаваться как в виде бумажного документа с подписью и печатью, так и в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Особые случаи: восстановление и дубликаты

Существуют ситуации, когда требуется выдача дубликата или восстановление записей:

• Утеря трудовой книжки работником: Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он пишет заявление работодателю о выдаче дубликата. Работодатель выдает дубликат, в который вносятся записи о стаже на основании документов, имеющихся у работодателя (приказы, лицевые счета), или справок с предыдущих мест работы.
• Ошибка в записях: Если в бумажной трудовой книжке обнаружена ошибка, она не «выдается» заново, а исправляется по месту работы, где была допущена ошибка, или по новому месту работы на основании официального документа от прежнего работодателя.

Смерть работника

В случае смерти работника его трудовая книжка (бумажная) выдается на руки его близким родственникам (жене, мужу, родителям, детям) по их письменному заявлению. Для получения необходимо предоставить документ, подтверждающий родство, и паспорт. Электронные сведения родственники могут получить через портал Госуслуг или обратившись в СФР.

Резюме: главные правила выдачи

• Новым сотрудникам (первое место работы после 2020 года) бумажные книжки не выдаются.
• При увольнении бумажная книжка отдается на руки в последний рабочий день.
• Вместе с бумажной книжкой или отдельно (для «электронных» сотрудников) при увольнении выдается форма СТР-Р.
• В период работы оригинал бумажной книжки на руки не выдается, только заверенная копия по заявлению;
• Сроки выдачи: в день увольнения или в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления на получение копий/выписок.

Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав работников на подтверждение своего стажа.