Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на социальные гарантии. По закону она должна быть передана работнику в день увольнения (ст. 66.1 ТК РФ). Однако в практике нередки случаи, когда сотрудник отказывается её принимать. Что делать работодателю в такой ситуации, какие риски существуют и как правильно оформить все действия – читайте в этой статье.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) работнику.
• Ст. 312.2 ТК РФ – при приёме на работу работник может отказаться от предоставления книжки, но обязан предоставить сведения о трудовой деятельности.
• Ст. 236 ТК РФ – в случае задержки выдачи трудовой книжки работодатель выплачивает работнику средний заработок за период задержки.

Если работник отказывается принимать книжку, закон не освобождает работодателя от обязанности её передать; Необходимо зафиксировать отказ и выполнить дополнительные действия, описанные ниже.

Почему работник может отказаться?

1. Планирует уехать за границу и не хочет брать бумажный документ.
2. Считает, что сведения о трудовой деятельности уже доступны в электронном виде (например, через портал Госуслуг).
3. Не доверяет работодателю и боится, что в книжке будут сделаны неверные записи.
4. Не знает, как правильно оформить отказ, и просто «забывает» её взять.

Важно понять мотив отказа, чтобы подобрать оптимальный способ передачи документа.

Что обязан сделать работодатель?

3.1 Оформить отказ в акте увольнения

Если работник отказывается подписать акт об увольнении и получить книжку, в акте необходимо сделать следующую запись:

«Работник отказался принимать трудовую книжку. Работодатель передал трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) работнику в виде копии/по почте (см. подтверждающие документы).»

Подпись работника в этом случае не требуется, но в акте должна быть отметка о его отказе.

3.2 Уведомить работника письменно

Согласно практике (см. Онлайн‑Инспекция), если в день увольнения передать книжку невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости:

• явиться за трудовой книжкой лично, или
• дать письменное согласие на отправку книжки по почте.

Уведомление должно быть отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении или в виде электронного письма с подтверждением получения.

3.3 При необходимости – отправить книжку по почте

Если работник дал согласие на почтовую отправку, оформляйте:

1. Трудовую книжку в оригинале.
2. Сопроводительное письмо с указанием даты увольнения, ФИО, номера паспорта и подписи (если получены).
3. Квитанцию о заказном отправлении.

Сохраните копию письма и квитанцию – они могут понадобиться в случае спора.

Последствия для работодателя при несоблюдении процедуры

• В случае задержки выдачи книжки работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
• Если работник не получит книжку, суд может признать день увольнения датой фактической выдачи, а не датой подписания приказа.
• Неправильное оформление отказа может привести к штрафам со стороны инспекции по труду.

Поэтому лучше всего обеспечить передачу книжки в день увольнения и зафиксировать любые отклонения в письменной форме.

Практический алгоритм действий

Примеры формулировок

6.1 Отметка в акте увольнения

Отказ от получения трудовой книжки: Работник (ФИО, паспорт №) отказался принимать трудовую книжку в день увольнения. Работодатель отметил данный отказ в акте и направил работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте. Подпись работника – отсутствует.

6.2 Уведомление работнику (пример письма)

ООО «Пример»

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67



Уведомление

Г-ну (Г-же) Иванову Ивану Ивановичу,

в связи с Вашим увольнением от г. просим Вас в течение 5 (пяти) рабочих дней явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки. 

Если Вы не можете прийти лично, просим предоставить письменное согласие на отправку книжки по почте. В случае отсутствия реакции в указанный срок книжка будет отправлена заказным письмом на указанный Вами адрес.



С уважением,

Директор ООО «Пример»

_____________________

(подпись)

Судебная практика

Судебные решения подтверждают, что отказ работника от получения книжки не освобождает работодателя от ответственности за задержку. В деле «Истец против ООО «Х»» (2024 г.) суд постановил, что без доказательств передачи книжки работодатель обязан выплатить средний заработок за период задержки.

Если работник не предоставил письменных доказательств отказа, его требования о компенсации отклоняются (см. Бух.1С, 2024‑03‑22).

Как избежать конфликтов

• Заранее информировать сотрудников о необходимости трудовой книжки.
• Проводить инструктаж в отделе кадров о правильном оформлении отказов.
• Хранить копии всех уведомлений и согласий в личном деле.
• При возможности предлагать электронные сведения о трудовой деятельности (портал Госуслуг) как альтернативу.

Отказ работника от получения трудовой книжки – не редкость, но ситуация регулируется чётким набором норм Трудового кодекса. Работодатель обязан зафиксировать отказ, направить письменное уведомление и, при необходимости, отправить книжку по почте. Неправильное оформление может привести к выплате заработка за задержку и штрафам со стороны инспекции.

Следуя предложенному алгоритму, вы защитите интересы компании и выполните требования законодательства.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – Трудовой кодекс РФ
• Гарант – справочная служба по трудовому праву
• Госуслуги – электронные сведения о трудовой деятельности