Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональные достижения․
Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем (ИП) и нанимаете сотрудников, вы обязаны вести их трудовые книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Правовой статус ИП как работодателя

Согласно ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ и закону № 90‑ФЗ от  г․ (п․ 261 ст․ 1, ст․ 3), индивидуальный предприниматель считается работодателем‑физическим лицом․ Это накладывает на него те же обязанности, что и на юридическое лицо:

• заключать трудовые договоры;
• оформлять и вести трудовые книжки работников;
• оформлять приказы о приёме, переводе, увольнении;
• вносить записи в трудовые книжки в установленные сроки․

Важно: запись в трудовую книжку «себе» как ИП не делается, поскольку предприниматель не является своим работником․

Обязанности ИП по ведению трудовых книжек работников

ИП обязан:

1. выдать новому сотруднику трудовую книжку (если у него её нет);
2. внести запись о приёме на работу в течение трёх рабочих дней после начала работы;
3. оформлять все последующие изменения (перевод, изменение условий труда, временное отстранение и т․д;) в соответствии с ТК РФ;
4. внести запись об увольнении в течение трёх рабочих дней после факта увольнения․

Как оформить запись о приёме на работу

Запись делается в раздел «Записи о приёме, переводе, увольнении» трудовой книжки․ Ниже – пошаговая инструкция․

Шаг 1․ Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• номер и дату приказа (например, Приказ № 12 от  г․);
• полное ФИО работника;
• должность и структурное подразделение (для ИП – «ИП Иванов И․И․»);
• дата начала работы;
• условия труда (полный/неполный рабочий день, график, ставка и т․д․);
• подпись ИП (в качестве работодателя) и печать (если есть)․

Шаг 2․ Заполнение записи в трудовой книжке

Запись вносится чернильной ручкой, без исправлений․ После записи ставится подпись ИП (работодателя) и печать (если используется)․

Шаг 3․ Выдача копии приказа работнику

Работнику необходимо выдать копию приказа и оригинал трудовой книжки с внесённой записью․

Образцы записей в трудовой книжке

4․1 Приём на работу

 ИП Иванов И․И․ Бухгалтер
40 часов/неделя Приказ № 12 от 

4․2 Перевод на другую должность

 ИП Иванов И․И․ Менеджер проекта
40 часов/неделя Приказ № 27 от 

4․3 Увольнение

 ИП Иванов И․И․ Бухгалтер
Увольнение по собственному желанию․ Приказ № 33 от 

Запись в трудовую книжку «себе» – почему это невозможно

ИП не может оформить запись о своей собственной предпринимательской деятельности, потому что он не является работником самого себя․ Трудовая книжка предназначена только для фиксирования трудовых отношений между работодателем и наёмным работником․ Если ИП хочет подтвердить свой трудовой стаж, он может использовать:

• документы о регистрации ИП (выписка из ЕГРИП);
• договоры с контрагентами, подтверждающие факт работы;
• справки из налоговой о суммах уплаченных страховых взносов․

Ответственность за нарушение правил заполнения

Если запись в трудовой книжке выполнена с ошибками или не внесена в срок, к ИП может быть применён административный штраф:

• за нарушение порядка ведения трудовых книжек – от 5 000 до 10 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• за отсутствие записи о приёме/увольнении – от 2 000 до 5 000 рублей за каждый случай․

Штраф в большинстве случаев налагается непосредственно на индивидуального предпринимателя, так как у него нет отдела кадров․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести электронную трудовую книжку?

Да, с 2024 года в РФ действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․ ИП может оформлять её через портал Госуслуги, но обязанность вести её так же, как и бумажную․

Сколько дней должно пройти до внесения записи о приёме?

Запись вносится в течение трёх рабочих дней с момента начала работы․

Нужна ли печать ИП в записях?

Если у ИП есть печать (штамп), её следует ставить․ При отсутствии печати достаточно подписи ИП․

Можно ли оформить запись, если сотрудник проработал менее пяти рабочих дней?

Запись в трудовую книжку обязана быть сделана, если трудовой договор заключён, независимо от длительности работы․ Однако в некоторых справочниках указывается, что запись вносится только после пяти дней работы – это устаревшее толкование․

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

ИП обязан оформить дубликат в отделе кадров (или в своей бухгалтерии) и выдать его работнику․ При этом в оригинальной книжке делается отметка о её утере․

Индивидуальный предприниматель, нанимая сотрудников, обязан вести их трудовые книжки так же, как и любое юридическое лицо; Правильное оформление записей – залог защиты прав работников и избежания штрафов․ Помните, что запись о работе «на себя» в трудовую книжку не делается; для подтверждения собственного стажа используйте другие официальные документы․

Кратко о главном:

• ИП – работодатель‑физическое лицо, обязан вести трудовые книжки работников;
• Запись о приёме вносится в течение 3 рабочих дней после начала работы;
• Приказ должен иметь номер, дату, подпись и (по желанию) печать;
• Запись «себе» в трудовую книжку невозможна;
• За нарушения – административные штрафы․

Соблюдая эти простые правила, вы избежите проблем с инспекцией труда и обеспечите надёжную документальную базу для своих сотрудников․