Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Её выдача на руки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция‚ актуальная на 2026 год‚ с учётом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и особенностей выдачи при увольнении‚ по заявлению работника и в других ситуациях.

Нормативная база

• Статья 66.1 ТК РФ – право работника получить сведения о трудовой деятельности (в т.ч. трудовую книжку) по заявлению.
• Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ – выдача трудовой книжки уволенному работнику по его письменному обращению.
• Статья 80 ТК РФ – порядок расторжения трудового договора и выдача документов при увольнении.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению и предоставлению документов.
• Постановление Правительства РФ от № 437 – порядок ведения электронных трудовых книжек.

Важно: если у работника ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ выдача на руки бумажного варианта не требуется‚ за исключением случаев‚ когда работник expressly запрашивает бумажный экземпляр (см. п. 2.3).

Когда выдаётся трудовая книжка на руки?

При увольнении работника

В день прекращения трудового договора работодатель обязан:

1. Сделать все необходимые отметки об увольнении (дата‚ основание‚ приказ).
2. Выдать трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления работника о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ) или в день увольнения‚ если работник не подавал заявления.
3. При получении книжки работник обязан вернуть её в орган‚ осуществляющее обязательное социальное страхование (ФСС‚ ПФР и т.д.) не позднее трёх рабочих дней со дня получения.

По заявлению работника (не связанное с увольнением)

Согласно ст. 66.1 ТК РФ работник может потребовать выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) в любой момент трудового отношения. Работодатель обязан:

• Принять письменное заявление работника.
• Выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления.
• Если книжка ведётся в электронном виде‚ предоставить выписку из ЭТК (заверенную подписью и печатью организации) либо‚ по запросу работника‚ распечатанную версию.

После увольнения‚ если книжка не была получена

Если уволенный работник не получил трудовую книжку в день увольнения‚ он может направить письменное обращение работодателю. В этом случае:

• Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения обращения (ч. 6 ст; 84.1 ТК РФ).
• За нарушение срока возможна административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций).

Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки на руки

1. Получение заявления
   • Заявление должно быть в письменной форме (можно электронной подписи).
   • В заявлении указываются: ФИО работника‚ дата‚ просьба выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности)‚ подпись.
2. Регистрация заявления
   • Зарегистрировать в журнале incoming documents или в системе электронного документооборота.
   • Поставить дату получения.
3. Подготовка трудовой книжки
   • Проверить актуальность записей (все места работы‚ переводы‚ награды‚ увольнения).
   • Убедиться‚ что в книжке отсутствуют пустые строки‚ которые могут быть использованы для подделки.
   • Если ведётся ЭТК – распечатать выписку за требуемый период‚ заверить её подписью руководителя и печатью организации.
4. Оформление передачи
   • Составить акт приёма‑передачи трудовой книжки (форма произвольная‚ но обязательно указываются: дата‚ ФИО сторон‚ номер книжки‚ подписи).
   • Получить подпись работника о получении.
5. Информирование работника о дальнейших действиях
   • Напомнить‚ что при получении книжки он обязан вернуть её в орган соцстраха в течение трёх рабочих дней (если это требуется по законодательству).
   • Предупредить о возможной ответственности за утерю или повреждение документа.
6. Хранение копии
   • Сделать копию трудовой книжки (или выписки из ЭТК) и хранить её в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Примечание: Если работник отказывается подписывать акт приёма‑передачи‚ работодатель должен зафиксировать отказ (например‚ составить акт о refusals) и всё равно выдать книжку‚ оставив копию акта в деле.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки на руки

[Шапка организации]
Иванов Иван Иванович
должность: специалист отдела кадров
отдел кадров

Заявление
о выдаче трудовой книжки на руки

Я‚ Петров Сергей Владимирович‚ паспорт № 45 12 345678‚ выдан ОВД г. Москвы ‚
проживающий: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 5‚
прошу выдать мне трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Подпись: _____________ /Петров С.В./

Заявление можно подать лично‚ через внутреннюю почтовую систему организации или в электронном виде с использованием ЭЦП.

Ответственность за нарушение сроков и порядка выдачи

Особенности выдачи при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в системе ПФР. Однако:

• Если у работника нет электронной трудовой книжки (например‚ он устроился до 2021 года и не перешёл на ЭТК)‚ выдаётся бумажная версия.
• Если работник имеет ЭТК‚ он может потребовать:
  • Выписку из ЭТК (заверенную печатью и подписью);
  • Либо бумажную копию трудовой книжки‚ распечатанную из ЭТК (по его заявлению).
• Сроки выдачи выписки из ЭТК такие же – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.

При увольнении работника с ЭТК работодатель делает отметку об увольнении в электронной системе и выдаёт работнику заверенную выписку за весь период работы.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Вести журнал учёта заявлений о выдаче трудовой книжки с указанием даты получения‚ номера заявления‚ даты выдачи и подписи получателя.
• Регулярно проводить внутренний аудит: проверять‚ что все записи в книжках актуальны‚ нет пробелов и несанкционированных исправлений.
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения трудовой книжки и особенностям работы с ЭТК.
• Использовать шаблоны актов приёма‑передачи и выписок из ЭТК‚ утверждённые внутренним нормативным актом организации.
• При возникновении споров направлять работника в трудовую инспекцию или суд‚ предварительно попытавшись решить вопрос в досудебном порядке (претензия).

Выдача трудовой книжки на руки – обязательная процедура‚ строго регламентированная законодательством. Соблюдение трёхдневного срока‚ правильное оформление заявления и акта передачи‚ а также учёт особенностей электронных трудовых книжек позволяют избежать административных штрафов и трудовых споров. Кадровая служба должна чётко следовать представленной инструкции‚ вести документооборот прозрачно и хранить копии трудовых книжек в соответствии с требованиями ТК РФ.

Своевременная и корректная выдача трудовой книжки не только защищает права работника‚ но и укрепляет репутацию работодателя как надёжного и законопослушного партнёра на рынке труда.