Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность‚ стаж и квалификацию работника. Вопрос о том‚ необходимо ли вносить запись в трудовую книжку‚ когда сотрудник исполняет обязанности другого работника (временно исполняет должность‚ заменяет коллегу‚ работает по совместительству и т.п.)‚ часто вызывает споры как у работодателей‚ так и у работников.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Когда обязательна запись в трудовую книжку
3. Виды исполнения обязанностей и их правовой статус
4. Порядок внесения записи
5. Практические примеры
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 «Ведение трудовой книжки»;
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Постановления и разъяснения Роструда‚ в частности ответы на вопросы о записи при временном исполнении обязанностей.

Согласно статье 66 ТК РФ‚ в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводе на другую работу (другую должность‚ место работы);
• временном исполнении обязанностей (замене‚ командировке‚ отработке и т.д.);
• увольнении.

Таким образом‚ закон прямо указывает‚ что временное исполнение обязанностей – это основание для внесения записи.

Когда обязательна запись в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

Временное исполнение обязанностей (замещение)

Если работник официально назначен исполнять обязанности другого сотрудника (например‚ заместитель директора исполняет обязанности директора в его отсутствие)‚ то в книжку вносится запись о временном исполнении обязанностей.

Перевод на другую должность (постоянный)

При переводе сотрудника на новую должность (по согласованию сторон) запись делается как «перевод».

Совместительство и подработки

Если работник официально оформлен на совместительство (вторая работа) – запись в трудовую книжку обязательна‚ так как это считается отдельным трудовым отношением.

Работа по договору подряда/гражданско‑правовому договору

В этом случае запись в трудовую книжку не делается‚ так как отношения не являются трудовыми.

Виды исполнения обязанностей и их правовой статус

Порядок внесения записи

1. Подготовка приказа работодателя. В приказе указываются:
   • ФИО работника;
   • Наименование должности‚ которую он исполняет;
   • Сроки (дата начала и окончания исполнения обязанностей);
   • Основание (например‚ «в связи с временным отсутствием директора»).
2. Подписание приказа. Приказ подписывается уполномоченным лицом (директор‚ главный бухгалтер).
3. Внесение записи в трудовую книжку. Сотрудник (или кадровик) вносит запись в следующем виде:

    С по, временное исполнение обязанностей директора (приказ № 12/2026 от ).
    

   Запись делается чернильной ручкой‚ без исправлений.

4. Подтверждение подписью работника. После внесения записи работник ставит подпись и дату.
5. Хранение оригинала приказа. Приказ хранится в личном деле сотрудника.

Практические примеры

Пример 1; Замещение директора

В компании «Альфа» директор ушёл в отпуск с по . На его место назначен заместитель директора Иванов И.И. Приказ № 45/2026 от . В трудовую книжку Иванова вносится запись:

С по — временное исполнение обязанностей директора (приказ № 45/2026 от ).

Пример 2. Совместительство

Сотрудница Петрова А.А. работает в отделе маркетинга на полной ставке‚ а также заключила трудовой договор с дочерней компанией на должность «специалист по рекламе» с . В её трудовой книжке делается две записи:

1. Приём на работу в основной компании .
2. Приём на работу в дочернюю компанию – отдельная запись о совместительстве.

Пример 3. Временное исполнение обязанностей без официального приказа

Если работник исполняет обязанности коллеги «на добровольной основе»‚ но без официального приказа‚ запись в книжку не делается. Такое исполнение считается «неформальным» и не фиксируется в официальных документах.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не вносить запись‚ если срок замещения короткий (например‚ 1‑2 дня)?
  По закону запись обязательна независимо от длительности‚ однако на практике работодатели иногда оформляют такие короткие периоды в виде служебных записок без внесения в книжку. Это допускается только если замещение не связано с изменением должностных обязанностей (например‚ временно покрывают отсутствие коллеги без изменения функций).
• Что делать‚ если запись в книжку сделана с ошибкой?
  Ошибку необходимо исправить: зачеркнуть ошибочную запись‚ подписать её «ошибочно»‚ указать дату исправления и поставить подпись работника и работодателя. Затем внести правильную запись.
• Записывается ли в книжку исполнение обязанностей в рамках командировки?
  Нет. Командировка – это перемещение работника без изменения должностных обязанностей‚ поэтому запись в книжку не требуется.
• Влияет ли запись о временном исполнении обязанностей на пенсионный стаж?
  Да. Период‚ указанный в записи‚ учитывается как трудовой стаж‚ если в этот период работник получал заработную плату и уплачивал страховые взносы.

Запись в трудовую книжку при исполнении обязанностей – не просто формальность‚ а обязательный элемент трудового законодательства. Она фиксирует:

• изменения в должностных обязанностях;
• периоды‚ которые учитываются при расчёте стажа для пенсии и соцвыплат;
• правовой статус работника в случае споров.

Работодателям рекомендуется:

1. Всегда оформлять официальные приказы о назначении на временное исполнение обязанностей;
2. Точно соблюдать порядок внесения записей в трудовую книжку;
3. Хранить все документы в личных делах сотрудников.

Для работников важно проверять правильность записей‚ своевременно указывать на ошибки и сохранять копии приказов‚ подтверждающих их статус.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на .