В соответствии с Трудовым кодексом РФ, ст․ 66, работодатель (кроме физических лиц‑непредпринимателей) ведет трудовую книжку для каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если его занятость является основной․ При этом понятие «основная работа» имеет свои нюансы, которые необходимо учитывать при оформлении документации․
Правовое основание
ТК РФ чётко определяет, что запись в трудовой книжке признаётся основной, если:
- Работник работает по трудовому договору, а не только по совместительству;
- Занятость продолжается более пяти календарных дней;
- Работодатель не является физическим лицом‑непредпринимателем (если иное не предусмотрено законом)․
Если условие «основная работа» не выполнено, запись в трудовой книжке может не вноситься, а сотрудник может оформить только вторую (внешнюю) трудовую книжку․
Как правильно оформить запись о переходе на основную работу
Согласно рекомендациям Современного предпринимателя (2026‑01‑13), запись должна соответствовать требованиям ч․ 3 ст․ 2 закона № 439‑ФЗ от ․ Особенно важно:
- Указать, что работник подавал заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки;
- Главная часть записи (графа 3) может быть выполнена штампом;
- Запись должна быть заверена подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если она есть)․
Форма и содержание записи
Основные требования к заполнению
- Записывать данные в графе 3 (должность, место работы, дата начала);
- При изменении данных (перевод, увольнение) прежние сведения зачёркиваются одной чертой и заменяются новыми;
- Ссылки на документы (приказ, заявление) размещаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и подписываются руководителем кадровой службы․
Пример традиционного оформления
ьный лист обычно заполняется так:
Ф․И․О․ работника: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место работы (первое основное место): ООО «СтройПроект», с Должность: Инженер‑проектировщик
Записи о совместительстве
Согласно практике Контур (2021‑09‑10) и рекомендациям Роструд (2026‑02‑12), запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку основного работодателя по заявлению сотрудника․ При этом:
- Если совместительство становится основной работой, запись вносится в соответствующую колонку;
- Запись может быть выполнена только текущим работодателем, у которого сотрудник имеет основное место;
- Для внешнего совместительства запись делается только по месту основной работы․
Пример формулировки записи:
Приём на работу по совместительству (0,5 ставки) – запись вносится в трудовую книжку основного работодателя по просьбе сотрудника․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020‑го года в РФ действует порядок заполнения электронных трудовых книжек․ Основные особенности:
- Все сведения о работе, включая данные о совместительстве, хранятся в единой электронной системе;
- Запись о переходе на ЭТК должна быть подтверждена документом, подписанным работником;
- Система автоматически фиксирует дату и место первой записи, что упрощает контроль над стажем․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный порядок зачёркивания – используйте одну чертой, не стирайте и не перекрывайте данные․
- Отсутствие подписи и печати – убедитесь, что запись заверена подписью руководителя и печатью организации․
- Неучёт требований к электронной форме – при переходе на ЭТК обязательно укажите ссылку на заявление работника․
- Запись о совместительстве в неправильном месте – вносите её только в графу, соответствующую основной работе․
Практические рекомендации для кадровых специалистов
- Перед внесением записи проверьте, что у сотрудника действительно есть основное место работы более пяти дней․
- При оформлении перехода на электронную форму подготовьте копию заявления работника и приложите её к внутренней стороне обложки․
- Регулярно проверяйте корректность зачёркивания и подписи – это защитит вас от споров при расчёте пенсии․
- Храните копию всех приказов и заявлений в архиве компании – они могут понадобиться при проверке Рострудом․
Запись в трудовой книжке считается работой основной, если:
- Сотрудник работает по трудовому договору более пяти дней;
- Работодатель не является физическим лицом‑непредпринимателем;
- Запись выполнена в соответствии с требованиями ТК РФ и дополнительными нормативными актами․
Корректное оформление записей, соблюдение правил зачёркивания, подписи и печати, а также учёт особенностей электронных форм позволяют избежать ошибок, которые могут отрицательно сказаться на размере пенсии и юридической силе документа․
Для более детального ознакомления с образцами заполнения и типовыми формами рекомендуется обратиться к официальным материалам КонсультантПлюс и Контур․