Трудовая книжка остается одним из ключевых документов для подтверждения трудового стажа, даже несмотря на активный переход к электронному документообороту, начавшийся еще в 2020 году. На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, многие сотрудники продолжают вести бумажные версии документа, оформленные на новых бланках, введенных с 2023 года. Правильная запись о приеме на работу критически важна для будущего пенсионного обеспечения и социальных выплат.

Основные правила заполнения при приеме на работу

Согласно действующим нормам, трудовая книжка, это документ строгой отчетности, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель обязан вносить в нее информацию о приеме, переводах и увольнении.

Процесс внесения записи о начале работы регулируется инструкциями, утвержденными постановлениями Министерства труда (в частности, исторически значимым остается постановление № 69 от 10 октября 2003 г., хотя с тех пор вносились многочисленные изменения).

Ключевые требования к записи о приеме:

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
• Обязательно указываются: порядковый номер записи, дата приема, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации и название структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре).
• В графе 4 указывается документ-основание (приказ или распоряжение работодателя) с его номером и датой.

Алгоритм действий работодателя

При приеме сотрудника на постоянную работу или по совместительству (если это основное место работы или работник подал заявление о ведении бумажной трудовой), работодатель должен выполнить следующие шаги:

Проверка документа. Убедиться, что трудовая книжка оформлена правильно, не содержит ошибок и принадлежит предъявителю.
Внесение данных. Аккуратно, шариковой или перьевой ручкой (чернилами черного, синего или фиолетового цвета) без сокращений внести запись.
Заверение. Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (если она используется).
Ознакомление. Работник должен проверить запись и заверить ее своей подписью.

> Важно: С 2020 года работодатели также обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. Если данные не были отправлены, запись может не отразиться в электронном реестре, что создаст проблемы при подтверждении стага в будущем.

Частые проблемы и их решение

Если запись признана недействительной

Может возникнуть ситуация, когда запись об увольнении или переводе была внесена ошибочно или впоследствии признана недействительной (например, по решению суда). В этом случае:

• По письменному заявлению работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки.
• Либо в текущую книжку вносится новая запись с указанием, что предыдущая запись (с указанием номера и даты) недействительна.

Подтверждение стажа при отсутствии записей

Иногда работники сталкиваются с тем, что период работы не был учтен в стаже. Это может произойти, если работодатель не отчитывался перед ПФР или если в бумажной книжке допущены ошибки в должности.
Для подтверждения трудового стажа можно использовать:

• Трудовые договоры.
• Справки, выданные сотрудниками на предыдущих местах работы.
• Выписки из приказов о приеме и увольнении.
• Архивные данные.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Переход на ЭТК стал массовым с 2020 года. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности всех сотрудников в электронном виде.

• Если работник выбрал электронную трудовую, бумажная ему на руки не выдается (хранится у работодателя или в архиве).
• Все записи о начале работы дублируются в базе ПФР практически в режиме реального времени.
• Ошибки в электронных базах исправляются работодателем путем подачи корректирующих отчетов.

Почему это важно для пенсии?

Неверная запись или ее отсутствие могут привести к тому, что годы работы не пойдут в пенсионный стаж. Как отмечается в профессиональной среде: «Если они отчитывались перед ПФР, то вошло. А электронные трудовые с прошлого года ведут, так что если не та должность вписана…». Это подчеркивает важность соответствия записи в бумажной книжке (если она ведется) и данных, переданных в электронном виде.

Резюме:
Запись о начале работы — фундамент трудового пути сотрудника. Независимо от формата ведения (бумажный или электронный), она должна быть точной, своевременной и соответствовать приказам работодателя. В 2026 году двойной контроль (бумажный + электронный) позволяет минимизировать риски потери стажа, но требует внимательного отношения как от кадровых служб, так и от самих работников.