Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные форматы, бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, и работодатели обязаны строго соблюдать регламент ее оформления․ В данной статье мы подробно разберем актуальный порядок ведения трудовых книжек, ключевые требования к заполнению и нововведения, актуальные на 2026 год․
Нормативная база
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации․ Основным документом, регламентирующим этот процесс сегодня, является Приказ Минтруда России от № 320н․ Он утвердил новую форму документа, а также правила его ведения и хранения, заменившие ранее действовавшие инструкции․
Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о выборе формата трудовой книжки — бумажном или электронном․ Те, кто сохранил бумажный вариант, продолжают вести документ по всем правилам․
Новая форма трудовой книжки с 2026 года
С начала будущего года в стране вводятся трудовые книжки нового образца․ Правительство утвердило новую форму документа и вкладыша к нему․ Это важное нововведение, о котором должны знать как работодатели, так и кадровики․ Несмотря на ввод новых бланков, документы старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат․
Ключевые правила заполнения
Избегайте ошибок в трудовых книжках — это ключевые правила заполнения и актуальные нормы законодательства для работодателей․ Записи должны вноситься аккуратно, без помарок и исправлений несанкционированного характера․ Особое внимание уделяется правилам внесения дат․
Правила написания дат
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами․ При этом число и месяц указываются двузначными, а год, четырехзначными (п․ 3 Порядка)․
Например, если работник был принят на работу 20 мая 2025 года, запись в трудовой книжке должна выглядеть так: ․
Основные требования к записям
- Все сведения о работе, переводах, увольнении и награждениях должны вноситься в строгом соответствии с приказами работодателя;
- Записи должны производиться не позднее недельного срока со дня издания приказа (при увольнении — в день увольнения)․
- Каждой записи присваивается свой порядковый номер в соответствующем разделе․
Хранение и учет трудовых книжек
Настоящий Порядок устанавливает строгие правила не только заполнения, но и хранения трудовых книжек, выдачи их дубликата и самой книжки при увольнении, а также при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ․
Книги учета
Организация учета движения документов, важнейший этап кадрового делопроизводства․ Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе․ Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает, что электронный формат для этих книг учета не предусмотрен, так как они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации․
Выдача дубликата
Пункт 42 Порядка содержит регулирование, аналогичное содержавшемуся ранее в пункте 45 старых Правил ведения и хранения․ Дубликат трудовой книжки выдается работодателем по последнему месту работы в случаях:
- Утраты трудовой книжки работником (по его письменному заявлению)․
- Повреждения документа (порваны страницы, залиты жидкостью и т․д․)․
- Массовой утраты документов вследствие чрезвычайных ситуаций․
Упрощение избыточных требований
Последние новости от Минтруда свидетельствуют о том, что ведомство планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив из них избыточные требования․ Это направлено на снижение административной нагрузки на работодателей и упрощение кадрового документооборота․ Тем не менее, базовые принципы подтверждения стажа и корректного заполнения остаются неизменными․
Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов и работодателей высокой внимательности и строгого соблюдения нормативных актов․ В 2026 году, с введением бланков нового образца, важно не только использовать актуальные формы, но и продолжать соблюдать установленные правила хранения, учета и заполнения․ Своевременное и правильное оформление трудовых книжек — это гарантия защиты прав работника и отсутствие штрафных санкций для работодателя со стороны трудовой инспекции․