Трудовая книжка — это один из важнейших документов в жизни каждого работающего человека. На протяжении многих десятилетий именно она служила главным подтверждением профессионального пути гражданина. Однако с развитием цифровых технологий формат и функции этого документа претерпели значительные изменения. В данной статье мы подробно разберем, трудовая книжка используется в каких сферах и ситуациях, а также поговорим о переходе на электронный формат.

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?

Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также фиксирует факты переводов на другую постоянную работу, поощрений и увольнений с указанием оснований прекращения трудового договора.

Основные сферы использования трудовой книжки

Если говорить о традиционном, бумажном формате, то трудовая книжка используется в следующих ключевых ситуациях:

• Подсчет трудового и страхового стажа: именно по записям в трудовой книжке специалисты Социального фонда России (СФР) рассчитывают продолжительность стажа для назначения пенсий и пособий.
• Решение спорных моментов при начислении пенсии: если в базах данных СФР отсутствуют какие-либо сведения о работе в прошлом, записи в бумажной трудовой книжке служат главным доказательством.
• Поиск новой работы и трудоустройство: при приеме на работу специалисты по кадрам изучают трудовую книжку, чтобы понять опыт кандидата, причины увольнения с прошлых мест и проверить непрерывность стажа.
• Подтверждение квалификации и карьерного роста: записи о переводах и поощрениях помогают новому работодателю оценить профессиональный уровень соискателя;

Цифровизация: появление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2020 года в России был введен новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК).

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог документа на бумажном носителе; Сведения о трудовой деятельности работника теперь хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать сведения по форме ЕФС-1.

Преимущества электронного формата

Переход на ЭТК имеет ряд неоспоримых плюсов для работника:

1. Сохранность данных: цифровой формат позволяет работнику не беспокоиться о возможной утрате документа, в т.ч. по вине работодателя или из-за форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, утеря).
2. Исключение ошибок: минимизируется риск человеческого фактора — неправильного внесения записей, опечаток в должностях или датах.
3. Удобство: сведения из ЭТК можно просматривать дистанционно через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.

Как сейчас сочетаются бумажная и электронная трудовые книжки?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех, кто впервые устраивается на работу. Однако другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Важно помнить: если работник выбрал электронный формат, его бумажная трудовая книжка не уничтожается. Она выдается на руки и становится своеобразным архивом. Все последующие записи будут вноситься только в электронную базу СФР.

Проблемы и решения при ведении трудовых книжек

Несмотря на цифровизацию, на практике все еще встречаются сложности. Например, нередки ситуации, когда в трудовую книжку одна из организаций, в которых работал сотрудник, вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении). И после этого были внесены другие записи других организаций.

В таких случаях для подтверждения стажа и решения спорных моментов при начислении пенсии работнику придется обращатся в архивы компании или в суд для установления факта трудовых отношений. Именно поэтому оцифровка и переход на ЭТК критически важны — в единой электронной базе такие «пропущенные» записи исключены, так как работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику в установленные сроки.

Мировой опыт: цифровизация трудовых книжек

Тенденция к отказу от бумажных документов наблюдается и в других странах СНГ:

• В Украине: владельцы трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года, могут их оцифровать. Более того, в Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.
• В Казахстане: Министерство труда и социальной защиты населения (МТСЗН) также активно напоминает гражданам о цифровизации трудовых отношений и необходимости перехода на электронные форматы учета стажа.