В 2026 году в сфере трудового законодательства России произошли значительные трансформации, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек. Ниже собраны самые актуальные новости, изменения в форме бланков, правила перехода на электронный формат и практические рекомендации для работодателей и работников.
Общие изменения в законодательстве
- Переход к электронному документообороту (КЭДО) – с 1 января 2024 года ведение кадрового электронного документооборота стало обязательным для всех работодателей.
- С 1 января 2024 года новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде, без бумажного экземпляра.
- С 10 июня 2021 года закон о переходе к электронным трудовым книжкам вступил в силу, а к 2024 году планируется полное внедрение электронных форм.
Бумажные трудовые книжки: как вести в 2026 году
Несмотря на активный переход в электронную сферу, бумажные формы всё ещё используются в ряде случаев.
Оформление новых бланков
С 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки. Её основные особенности:
- Обновлённый дизайн с новыми полями для записи.
- Упрощённые инструкции по заполнению.
- Требования к печати – бланки должны быть приобретены до 2024 года и использоваться до полного износа.
Если бумажная книжка была повреждена (пожар, наводнение и т.п.), её можно заменить на новый образец бесплатно.
Заполнение и ведение
Инспекторы Роструда подчеркнули, что пропуски между записями не делают запись недействительной. Нужно просто добавить новую запись под новым порядковым номером.
Электронные трудовые книжки: как оформить
Электронный формат – будущее ведения кадровой документации. Ниже – пошаговое руководство.
Кто обязан использовать электронный вариант
- Все новые сотрудники, принятые после 1 января 2024 года.
- Организации, которые уже перешли на КЭДО.
Процедура создания электронной книжки
- Зарегистрироваться в системе КонсультантПлюс (пробный доступ – 2 дня бесплатно).
- Загрузить скан или фото оригинального документа (если он уже существует).
- Заполнить необходимые поля в системе, привязав к личному кабинету работника.
- Сохранить запись и передать её в Пенсионный фонд.
Подача сведений в Пенсионный фонд
Для подачи данных в ПФР необходимо:
- Сформировать акт о ведении трудовых книжек.
- Прикрепить образцы и договоры, если они требуются.
- Отправить пакет документов через электронный кабинет ПФР.
Копии трудовых книжек: как заверить в 2026 году
Если требуется заверить копию (например, для подачи в другую организацию), соблюдайте следующие правила:
- Копию можно заверить уполномоченным лицом (руководитель, главный бухгалтер).
- В тексте надписи укажите «Копия заверена на основании оригинала трудовой книжки № …».
- Подпись и печать (при наличии) должны быть видны.
Практические рекомендации для работодателей
- Подготовьтесь к переходу на электронный формат – обновите ИТ‑инфраструктуру и обучите HR‑персонал.
- Сохраняйте старые бумажные бланки до полного износа, но не используйте их для новых сотрудников.
- Контролируйте сроки подачи данных в ПФР – задержки могут привести к штрафам.
- Регулярно проверяйте актуальность форм – новые образцы появляются ежегодно (см. изменения 2023‑2024 гг.).
- Обеспечьте резервное копирование электронных книжек – храните их в защищённом облачном хранилище.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжки?
Ответ: Да, но только до полного перехода на электронный формат. После 1 января 2024 года новые записи должны быть сделаны в электронном виде. - Вопрос: Что делать, если в бумажной книжке остались пустые строки между записями?
Ответ: Пропуски не являються ошибкой. Нужно просто продолжить нумерацию, не оставляя пустых мест. - Вопрос: Как оформить дубликат при потере оригинала?
Ответ: Дубликат выдается по письменному заявлению работника и может быть оформлен на новом образце бланка. - Вопрос: Требуется ли подпись работодателя в электронной книжке?
Ответ: Да, электронная подпись работодателя обязательна для подтверждения записи.
2026 год ознаменовался ускоренным переходом к электронному документообороту в сфере труда. Бумажные формы сохраняются лишь в особых случаях, а новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде. Понимание новых требований, своевременное обновление бланков и правильная подача данных в Пенсионный фонд – ключевые факторы успешного ведения трудовых книжек в новых условиях.
Следите за обновлениями в системе КонсультантПлюс и регулярно проверяйте официальные разъяснения Минтруда, чтобы быть в курсе всех изменений.