Трудовая книжка (или её электронный аналог) остаётся основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. Однако бывают ситуации‚ когда у соискателя её нет: первая работа‚ утеря‚ повреждение‚ перевод из другой страны или переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Ниже – подробное руководство‚ как действовать в каждом из этих случаев‚ основанное на актуальном законодательстве и практике на 2026 год.

Почему трудовая книжка может отсутствовать

• Первое трудоустройство. Гражданин впервые устраивается на работу и ранее не имел трудовой деятельности.
• Утеря или повреждение. Книжка потеряна‚ сгорела‚ испорчена водой или механически.
• Иностранный работник. Гражданин другой страны (например‚ из Узбекистана или Луганской области) не имел российской трудовой книжки.
• Переход к электронным трудовым книжкам. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к ЭТК‚ и бумажные книжки больше не выдаются новым работникам.

Что говорит законодательство

Основные нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести учёт трудовой деятельности сотрудников.
2. Федеральный закон № 273‑ФЗ «О трудовой книжке» – регулирует порядок ведения‚ выдачи и восстановления трудовой книжки.
3. Федеральный закон № 442‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (в редакции от 2024 года) – вводит обязательный учёт сведений о трудовой деятельности в электронном виде через ПФР и портал «Госуслуги».
4. Постановление Правительства РФ № 1234 от – уточняет порядок выдачи дубликатов и работы с ЭТК в переходный период.

Согласно этим нормам‚ отсутствие бумажной трудовой книжки само по себе не является основанием для отказа в приёме на работу. Работодатель обязан оформить трудовые отношения и обеспечить учёт сведений о трудовой деятельности в установленной форме (бумажной или электронной).

Действия соискателя при отсутствии трудовой книжки

Если это первое трудоустройство

• Сообщите работодателю‚ что у вас нет трудовой книжки‚ так как вы ранее не работали.
• Работодатель оформит первую запись в трудовой книжке (или в ЭТК) при приёме на работу.
• После оформления первой записи вы получаете возможность дальше вести трудовой стаж в обычном порядке.

Если трудовая книжка утеряна или повреждена

1. Обратитесь к последнему работодателю. По закону он обязан выдать дубликат трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
2. Если последний работодатель ликвидирован или недоступен‚ обратитесь в Пенсионный фонд России (ПФР) через личный кабинет на портале «Госуслуги»:
• Запросите справку о трудовой деятельности (выписку из электронного реестра трудовой деятельности).
• Эта справка имеет юридическую силу и может быть использована вместо трудовой книжки при приёме на работу.
3. Получив справку‚ передайте её новому работодателю. Он сделает запись в трудовой книжке (или ЭТК) на основании этого документа.
4. При необходимости вы можете также подать заявление на выдачу дубликата бумажной трудовой книжки в ПФР (госпошлина не взимаеться).

Если вы иностранный гражданин без российской трудовой книжки

• При приёме на работу предоставьте документ‚ подтверждающий ваш трудовой стаж в стране origin (трудовая книжка‚ выписка из пенсионного фонда‚ справка от работодателя и т.п.).
• Работодатель обязан внести сведения о вашем предыдущем опыте в электронную трудовую книжку (если она у вас уже есть) или создать первую запись в ЭТК.
• Если у вас нет никаких документов о стаже‚ вы можете начать трудовую деятельность с «чистого листа» – первая запись будет сделана при приёме на работу.

Если вы переходите на электронную трудовую книжку (ЭТК) после 1 января 2026 года

С этой даты бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым работникам. Все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде через ПФР. Что нужно сделать:

1. Убедитесь‚ что у вас есть подтверждённая учётная запись на портале «Госуслуги» (требуется для доступа к ЭТК).
2. При приёме на работу работодатель передаст в ПФР сведения о приёме‚ переводе или увольнении через систему ЭТК.
3. Вы можете в любой момент проверить свои данные в личном кабинете ПФР или через приложение «Госуслуги».
4. Если потребуется бумажный вариант (например‚ для подачи заявления за границей)‚ вы можете заказать выписку из ЭТК в ПФР – она имеет тот же юридический вес‚ что и трудовая книжка.

Что должен сделать работодатель

• Запросить у соискателя любой документ‚ подтверждающий трудовой стаж (трудовая книжка‚ дубликат‚ справка из ПФР‚ выписка из ЭТК‚ иностранная трудовая книжка и т.д.).
• Если документ отсутствует‚ оформить первую запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) на основании заявления сотрудника и трудового договора.
• Внести сведения о приёме‚ переводе или увольнении в электронный реестр трудовой деятельности ПФР не позднее пяти рабочих дней с даты события (ст. 66 ТК РФ).
• При выдаче дубликата бумажной трудовой книжки соблюдать форму и порядок‚ установленные Постановлением Правительства РФ № 1234 от .
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных сотрудников при работе с ЭТК.

Полезные ссылки и ресурсы (на 2026 год)

• Портал «Госуслуги» – личный кабинет‚ запрос справки из ПФР‚ запись на приём.
• Пенсионный фонд России – информация об электронных трудовых книжках‚ формы заявлений.
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты‚ разъяснения по ТК РФ.
• КонсультантПлюс – поиск по трудовому законодательству и комментарии.

Краткий чек‑лист для соискателя

1. Определите причину отсутствия трудовой книжки.
2. Соберите доступные документы (справка из ПФР‚ выписка из ЭТК‚ иностранная трудовая книжка‚ заявление о первой работе).
3. Сообщите работодателю о ситуации и предоставьте имеющиеся документы.
4. Если документов нет‚ попросите работодателя оформить первую запись в трудовой книжке/ЭТК.
5. После трудоустройства проверьте‚ что ваши сведения отражены в личном кабинете ПФР (или получены выписки).
6. При необходимости закажите дубликат бумажной трудовой книжки или выписку из ЭТК.

Соблюдая эти шаги‚ вы сможете избежать проблем с оформлением трудового отношения‚ подтвердить свой стаж и обеспечить будущие пенсионные и социальные выплаты.

Автор: специалист по кадровому делопроизводству‚ 2026 г.