Вопрос о ведении трудовых книжек в ООО остаётся актуальным даже после перехода на электронный формат. Ниже разберём, какие требования действуют в 2026 году, как правильно вести документы и какие нюансы стоит учитывать при работе с сотрудниками.

Обзор законодательства

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней, если это его основная работа. Однако в 2020 г. был принят ряд изменений, которые постепенно заменяют бумажную трудовую книжку на электронную трудовую книжку (ЭТК).

• С 1 января 2020 г. работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде.
• С 1 января 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 г., бумажную трудовую книжку не оформляют – в таком случае создаётся только ЭТК.
• С 1 января 2025 г. все новые сотрудники в ООО получают только электронную трудовую книжку.
• С 1 января 2026 г. завершился переходный период: теперь обязательным считается ведение ЭТК, но бумажная книга остаётся обязательной для тех, кто уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 г.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты приема, увольнения, переводов, начислений и т.д. Он хранится в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) и доступен как работодателю, так и работнику.

Преимущества ЭТК:

• Устранение бумажной работы и экономия ресурсов.
• Быстрый доступ к данным и возможность мгновенно обновлять сведения.
• Надёжное хранение без риска потери или повреждения.

Минусы:

• Необходимость наличия ИТ‑инфраструктуры и квалифицированного персонала.
• Требуется согласование с работником при выборе способа ведения.
• В случае технических сбоев возможна задержка в обновлении данных.

Обязанности ООО по ведению трудовых книжек

Обязательства работодателя включают:

• Ведение журнала учета трудовых книжек – отдельного документа, в котором фиксируется перемещение и хранение каждой трудовой книжки.
• Соблюдение порядка хранения и архивирования как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Обеспечение доступа работника к своей трудовой книжке и возможность проверки записей.
• Соблюдение требований Минтруда РФ, в т.ч. письма от  г. № 14‑6/ООГ‑6245, которое уточняет необходимость ведения бумажных бланков и вложений.

Кому нужно вести бумажную трудовую книжку?

Бумажную трудовую книжку необходимо вести:

• Сотрудникам, которые уже имели бумажную трудовую книжку до 2021 г. и не выбрали электронный вариант.
• Тим, кто работает в организации до 31 декабря 2020 г. и после перехода на ЭТК не оформил электронную запись.

Если работник выбрал бумажный вариант, он должен подать заявление работодателю, после чего работодатель обязан вести и хранить бумажную трудовую книжку в обычном порядке.

Как вести журнал учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек – это отдельный документ, который содержит сведения о:

• Номере и дате выдачи трудовой книжки.
• Перемещении книги (передаче сотруднику, возврате в архив).
• Уничтожении или архивировании книги.

Журнал ведётся в бумажном виде, даже если трудовые книжки ведутся в электронном формате. Он должен храниться в течение 5 лет после увольнения сотрудника.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

• Плюсы: экономия времени, снижение бумажной нагрузки, возможность мгновенного доступа к данным.
• Минусы: необходимость ИТ‑поддержки, риск технических сбоев, ограниченные возможности для тех, кто не имеет доступа к интернету.

Что делать, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, то:

• Нужно сделать запись о приёме на работу в бумажной книге.
• Параллельно формировать электронные данные, чтобы обеспечить единый источник информации.
• Соблюдать правила хранения и архивирования, указанные в приказе Минтруда № 320н.

Для ООО в 2026 г. ключевые моменты:

• Новая работа после 31 декабря 2020 г. оформляется только в виде ЭТК.
• Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной только для тех, кто имел бумажную книгу до 2021 г. и не выбрал электронный вариант.
• Журнал учета трудовых книжек и бланки для бумажных книг должны вести в бумажном виде.
• Обязательно вести электронные данные для всех сотрудников, даже если бумажная книга сохраняется.
• Соблюдать сроки хранения: бумажные книги – 5 лет после увольнения, электронные данные – в течение 5 лет после окончания трудового договора.

Таким образом, ООО обязано вести трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством, но при этом можно использовать электронный формат для новых сотрудников, что значительно упрощает документооборот и повышает эффективность работы.