Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовом стаже работника, его должностях, заработной плате, премиях, отпусках и иных кадровых изменениях. С 1 января 2020 года в России начался переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), а к 1 января 2026 года завершился переходный период, после чего все новые записи обязаны вестись в электронном виде.

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Федеральный закон № 103‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования»;
• Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
• Форма СЗВ‑ТД (сообщение в Пенсионный фонд РФ о кадровых изменениях).

Кому необходимо вести трудовую книжку?

Трудовая книжка обязательна для всех работников, за исключением:

1. Молодёжи, впервые устраивающейся на работу, если её трудовой стаж будет учитываться только через систему электронного учёта (в большинстве случаев в 2024‑2025 годах такие работники сразу получают ЭТК);
2. Работников, занятых в рамках гражданско‑правовых договоров (графики, договоры подряда и т.п.), если иное не предусмотрено коллективным договором.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

3.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат сохраняет свои функции до 2026 года для работников, у которых уже есть бумажные книжки. По решению ТАСС, отмены уже оформленных бумажных трудовых книжек не будет.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ и доступна через личный кабинет «Госуслуги» или через приложение «ЭТК». Основные преимущества:

• Автоматическое обновление данных работодателем;
• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Упрощённый доступ к сведениям при расчёте пенсии, больничных и пособий.

Обязанности работодателя

С 1 января 2020 года работодатели обязаны в течение 5 рабочих дней после любого кадрового изменения подавать форму СЗВ‑ТД в ПФР. С 2026 года все новые записи делаются только в электронном виде.

4.1 Что должно быть отражено в трудовой книжке?

• Дата приёма на работу и дата увольнения;
• Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
• Должность, разряд, тарифная ставка;
• Размер заработной платы, премий, надбавок;
• Отпуска (отпускные, ежегодный отпуск, учебный отпуск);
• Сведения о прохождении профессионального аттестации и повышении квалификации;
• Записи о поощрительных выплатах (премиях) – в соответствии с рекомендациями Минтруда.

4.2 Порядок оформления записи в ЭТК

1. Работодатель вносит данные в собственную кадровую систему;
2. Система автоматически формирует запрос в ПФР;
3. ПФР подтверждает запись и обновляет электронную трудовую книжку сотрудника;
4. Сотрудник получает уведомление о внесённых изменениях в личный кабинет.

Права и обязанности работника

• Получить трудовую книжку (бумажную или электронную) в день начала работы;
• Контролировать правильность внесённых данных;
• При обнаружении ошибок требовать их исправления в течение 30 дней;
• Иметь право на получение копии записей (в электронном виде – скриншот из личного кабинета).

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?

Согласно практике судов, работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с письменным требованием в течение 5 рабочих дней после начала работы;
2. Если требование игнорируется, направить жалобу в инспекцию труда;
3. В случае отказа – подать иск в суд о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки (включая упущенную часть заработка, если задержка привела к потере прав). Судебная практика показывает, что суды обычно благосклонны к работникам в подобных спорах.

Влияние трудовой книжки на социальные выплаты

Размер пенсии, больничных и пособий рассчитывается исходя из данных, зафиксированных в трудовой книжке. Важно учитывать, что:

• Для расчёта пенсии учитывается общий трудовой стаж, включая периоды работы по гражданско‑правовым договорам, если они отражены в системе ПФР;
• Больничные листы и пособия по временной нетрудоспособности учитывают как стаж, так и средний заработок за последние 2 года;
• Премии и надбавки, отражённые в книжке, могут увеличить базу расчёта пособий.

Перевод бумажных записей в электронный формат

Для работников, у которых уже есть бумажные трудовые книжки, предусмотрена процедура миграции:

1. Работодатель сканирует страницы книжки и загружает их в систему ПФР;
2. ПФР проверяет достоверность данных и создает электронный аналог;
3. Сотрудник получает уведомление о завершении миграции и может проверить корректность записей.

Эта процедура обязательна до 31 декабря 2026 года.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Ответ: Да, если у вас уже есть бумажный документ, он остаётся действительным и может использоваться в качестве резервной копии. Однако новые записи вносятся только в электронный формат.

Вопрос: Как проверить, что запись в ЭТК внесена правильно?

Ответ: Войдите в личный кабинет «Госуслуги», откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и сравните данные с договором и расчетными листами.

Вопрос: Можно ли получить бумажный распечатанный вариант ЭТК?

Ответ: По запросу работодателя или по желанию работника в ПФР может быть выдана официальная печатная копия.

Трудовая книжка – ключевой документ, определяющий трудовые права и социальные гарантии служащих. Переход к электронному формату завершён в 2026 году, что упростило процесс учёта и снизило риск потери данных. Тем не менее, работники и работодатели обязаны внимательно следить за корректностью записей, своевременно подавать форму СЗВ‑ТД и использовать доступные инструменты контроля (личный кабинет ПФР, «Госуслуги», обращения в инспекцию труда).

При правильном ведении трудовой книжки каждый сотрудник получает надёжную основу для расчёта пенсии, получения больничных, отпусков и иных социальных выплат.

Дата публикации: 22 мая 2026 года