Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудового стажа, а также сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах. В России и Украине она играет ключевую роль при расчёте пенсионных прав. В этой статье мы подробно разберём, как трудовая книжка взаимодействует с пенсионным фондом, какие требования к её оформлению, как перейти на электронный формат и какие сроки действуют в 2026‑году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждение стажа – в пенсионном фонде используется для расчёта пенсионного возраста и размера пенсии.
• Сведения о страховых взносах – в документе фиксируются начисленные и уплаченные пенсионные взносы, что важно для расчёта накопительной пенсии.
• История трудовых отношений – сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых решениях.

Законодательная база

В России трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1) и Федеральным законом «О страховых пенсиях» (ФЗ‑216). В Украине – Законом Украины «Об обязательном пенсионном страховании» (№ 1217‑IX). С 26 апреля 2020 г. постановлением Правительства РФ N 590 установлены новые сроки представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.

Российская Федерация

• ФЗ‑216 (изменения в ТК РФ) обязывает работодателя выдавать трудовую книжку и предоставлять сведения о страховых взносах.
• С 1 января 2020 г. работники могут перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ N 590 (26 апреля 2020) устанавливает сроки подачи сведений о трудовой деятельности в ПФ РФ.

Украина

• Закон Украины № 1217‑IX обязывает перейти на электронные трудовые книжки до 10 июня 2026 г.
• ПФУ предоставляет сервис по оцифровке бумажных трудовых книжек через веб‑портал pfu.gov.ua.
• Сканкопии могут подаваться даже за границей.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, доступный в личном кабинете работника на портале пенсионного фонда. Переход на ЭТК позволяет:

• Уменьшить риск потери и фальсификации данных.
• Обеспечить быстрый доступ к информации о стаже и взносах.
• Сократить бумажную работу для работодателя и пенсионного фонда.

Как получить электронную подпись (КЭП) и зарегистрироваться

1. Получите электронную подпись (КЭП) в аккредитованном центре.
2. Перейдите на портал пенсионного фонда (для РФ – https://pfr.gov.ru, для Украины – https://pfu.gov.ua).
3. Войдите в личный кабинет с помощью КЭП.
4. Выберите пункт меню «Электронная трудовая книжка».

Как проверить свою ЭТК

1. В левом боковом меню выберите «Электронная трудовая книжка».
2. Нажмите кнопку «Данные ЭТК».
3. Проверьте корректность сведений о стаже, начисленных и уплаченных взносах.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Выдавать трудовую книжку работнику при приёме.
• Предоставлять сведения о трудовой деятельности в пенсионный фонд (ст. 66.1 ТК РФ).
• Если работник использует электронный носитель, передавать данные о кадровых решениях: приёме, переводе, увольнении.
• В случае перехода на ЭТК, загружать сканкопии бумажных трудовых книжек в систему пенсионного фонда.

Пошаговый процесс для работодателя

1. Авторизуйтесь в кабинете страхователя на портале пенсионного фонда.
2. Выберите в меню «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
3. Загрузите сканы трудовой книжки (если применимо) и подтвердите данные.
4. Убедитесь, что все сведения о стаже и взносах актуальны.

Сроки и дедлайны

Согласно законодательству, в 2026 г. действуют следующие сроки:

• Обязательный переход на электронные трудовые книжки в Украине – до 10 июня 2026 г.
• В России – сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФ РФ регулируются постановлением Правительства РФ N 590 (с 26 апреля 2020 г.).
• Если лицо не сообщило ПФУ о механизме выплаты пенсии в течение трёх месяцев, считается, что пенсионер планирует получать пенсию с более позднего возраста.

Как подать сканкопию бумажной трудовой книжки в ПФУ

1. Зарегистрируйтесь на веб‑портале Пенсионного фонда (pfu.gov.ua) с помощью электронной подписи или BankID.
2. Войдите в личный кабинет.
3. Выберите раздел «Оцифровка трудовой книжки».
4. Загрузите сканы страниц трудовой книжки.
5. Подтвердите, что данные корректны.
6. Получите подтверждение о принятии сканов.

Что делать, если вы не уверены в правильности данных?

• Свяжитесь с работодателем для уточнения сведений.
• Проверьте данные в личном кабинете пенсионного фонда.
• Если обнаружены ошибки, подайте запрос на исправление через портал.

Трудовая книжка – фундамент пенсионных прав. Переход на электронный формат упрощает доступ к информации и снижает риски. Работодатели и работники должны:

• Своевременно подавать сведения о трудовой деятельности в пенсионный фонд.
• Переходить на электронные трудовые книжки до установленных дедлайнов.
• Проверять корректность данных в личном кабинете.
• При необходимости – подавать сканкопии бумажных трудовых книжек.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать проблем с расчётом пенсии и гарантировать себе надёжную защиту трудового стажа.