Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работающего гражданина (ст. 66 ТК РФ). На протяжении многих десятилетий она существовала исключительно в бумажном виде, однако технологический прогресс и изменения в законодательстве привели к масштабной реформе. Сегодня понятие «трудовая книжка» неразрывно связано с цифровизацией, новыми формами и правилами ведения. В этой статье мы подробно разберем, какие поводы связаны с трудовыми книжками в 2026 году, как перейти на электронный формат и что делать с бумажными бланками.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): зачем она нужна?
Переход на электронные трудовые книжки начался в России с 1 января 2020 года. ЭТК представляет собой цифровой аналог бумажного документа — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Зачем нужна электронная трудовая книжка?
- Для подсчета стажа: данные автоматически учитываются Социальным фондом для назначения пенсий.
- Для решения спорных моментов: при начислении пенсии или в случае разногласий с работодателем цифровой след невозможно потерять или испортить.
- Для поиска новой работы: работодатель может оперативно проверить стаж кандидата.
- Безопасность: цифровой формат позволяет не беспокоиться о возможной утрате документа, в т.ч. по вине работодателя (пожар, затопление, утеря).
Кому и когда оформляется ЭТК?
Согласно актуальным нормам (ст. 66, 66.1 ТК РФ), правила оформления зависят от того, когда сотрудник впервые приступил к работе:
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (если ранее человек не работал по трудовому договору и ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант им больше не выдается.
- Для остальных работников (кто начал трудовую деятельность до 2026 года) сохраняется право выбора: они могут выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная. Свой выбор можно менять.
Бумажная трудовая книжка: новые образцы и правила
Несмотря на массовый переход на «цифру», бумажные трудовые книжки не отменены для тех, кто за ними сохранил. Однако их ведение претерпело изменения:
- С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним (утверждены Приказом Минтруда № 320н от ). При этом работники могут без ограничений продолжать использовать старые бланки — они не теряют своей силы.
- С 1 сентября 2021 года для бумажных трудовых книжек действуют новые правила ведения и хранения.
- С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Ведение бумажной версии на новых сотрудников (если они впервые устраиваются на работу) не допускается.
Обязанности работодателя и отчетность в СФР
С внедрением ЭТК на работодателей легла новая обязанность. На всех лиц, работающих по трудовым договорам (включая иностранцев и апатридов, которые принимаются на работу по общим правилам), в СФР подаються Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику, своевременно подавая данные о приеме, переводе, увольнении и других событиях.
Как заполнить электронную трудовую книжку и когда?
В отличие от бумажной версии, где кадровик вручную вписывает ручкой данные, ЭТК «заполняется» путем отправки отчета ЕФС-1. Сроки предоставления сведений жестко регламентированы:
- При приеме на работу или увольнении: сведения необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- При переводе на другую должность или подаче заявления о выборе формата трудовой книжки: до 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.
Как оформить ЭТК при увольнении?
При увольнении сотрудника работодатель обязан:
- Подать сведения об увольнении в СФР по форме ЕФС-1 в установленный срок (на следующий рабочий день после приказа).
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки (если она велась и хранится у работодателя), сделав в ней соответствующую запись об увольнении.
- По запросу работника предоставить выписку из электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р), она может быть выдана на бумажном носителе или направлена в электронном виде с электронной подписью работодателя.
Что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна?
Частый повод для обращения к кадровикам, порча или утеря документа. Если оригинал испортил работодатель, он обязан оформить дубликат трудовой книжки.
Как заполнить дубликат? В него вносятся:
- Общий стаж работы до поступления к данному работодателю (на основании подтверждающих документов).
- Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.
Если трудовая книжка утеряна самим работником, он также имеет право обратиться к текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В случае, если данные уже переведены в электронный вид, потеря бумажного бланка не критична — все сведения сохранены в базе СФР.
Особые случаи: трудовая книжка на украинском языке
На практике встречаются ситуации, когда у работника на руках имеется трудовая книжка советского образца, в которой с 1998 года записи велись на украинском языке и дублировались на русском. В соответствии с действующим законодательством, такие документы не могут быть приняты в качестве подтверждения стажа на территории РФ без соответствующего легализованного перевода. Работник с такой книжкой должен быть принят на работу по общим правилам, а для подтверждения стажа может потребоваться процедура признания документов или запрос в архивные органы.
Трудовая книжка в 2026 году — это уже не просто залитая сшитая брошюра, а комплексный инструмент, объединяющий бумажный и электронный форматы. Поводом для обращения к трудовому законодательству теперь все чаще становится взаимодействие с базами СФР и подача отчетов ЕФС-1. Электронная трудовая книжка обеспечивает надежность и прозрачность учета стажа, а для новых работников она стала единственным возможным форматом. Тем не менее, бумажные варианты продолжают действовать для тех, кто сделал выбор в их пользу, и требуют соблюдения новых правил их ведения и хранения.