Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и право на получение социальных льгот. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а к 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все новые записи должны вестись в электронном виде.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Кто обязан предоставить трудовую книжку
3. Когда и в каких случаях работник обязан её предоставить
4. Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества
5. Печати и подписи в трудовой книжке
6. Последствия несоблюдения обязанностей
7. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (от ).
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ № 1080 от «О переходе на электронные трудовые книжки».

Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку работника и вносить в неё сведения о трудоустройстве, переводах, увольнении и пр. При этом работник имеет право требовать от работодателя заполнения и выдачи трудовой книжки.

Кто обязан предоставить трудовую книжку

Обязанность предоставить трудовую книжку возлагается на:

• Работодателя – при приёме на работу, переводе, восстановлении, а также при увольнении.
• Работника – в случае, если он уже имеет бумажную трудовую книжку, он обязан её предъявить работодателю для внесения новых записей.

Если у работника нет бумажной книжки, но уже оформлена электронная трудовая книжка, работодатель вносит сведения в неё через единый портал ЭТК.

Когда и в каких случаях работник обязан её предоставить

Трудовая книжка (бумажная или электронная) требуется в следующих ситуациях:

1. Приём на работу – работодатель вносит запись о начале трудового стажа.
2. Перевод внутри организации – фиксируется изменение должности, подразделения, условий труда.
3. Восстановление на работе – запись о восстановлении после увольнения или отпуска без сохранения места работы.
4. Увольнение – в конце трудового договора делается запись о дате и причине увольнения.
5. Получение государственных льгот – пенсионные выплаты, выплаты по временной нетрудоспособности, материнский капитал и др.

Если работник отказывается предоставить трудовую книжку, работодатель имеет право отказать в приёме на работу (за исключением случаев, когда закон прямо допускает приём без книжки, например, при найме на работу в рамках программы «Старт»).

Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества

С 2021 года в России введено обязательное использование ЭТК. К 1 января 2026 года полностью завершился переходный период, и новые записи в бумажных книжках допускаются только в исключительных случаях.

Ключевые особенности ЭТК

• Записи вносятся в режиме онлайн через портал ЭТК или через специализированные программы работодателя.
• Сотрудник может в любой момент проверить свои данные, зайдя в личный кабинет.
• ЭТК автоматически передаёт сведения в Пенсионный фонд России (ПФР) и Социальный фонд России (СФР).
• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Упрощённый процесс подтверждения стажа при получении пенсии.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

1. Работник открывает личный кабинет на портале ЭТК.
2. В разделе «Мои документы» отображается статус «Электронная трудовая книжка активна».
3. Работодатель может запросить у работника QR‑код, который генерируется системой и позволяет мгновенно проверить запись.

Печати и подписи в трудовой книжке

Вопрос о том, можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров, часто задают в онлайн‑инспекциях. Роструд официально подтверждает, что:

• Для бумажной трудовой книжки допускается печать кадровой службы организации (отдела кадров, отдела персонала).
• Если в книжке уже стоит печать кадровой службы, а требуется добавить запись от другого подразделения, допускается ставить другую печать работодателя (например, печать филиала).
• В электронных трудовых книжках печати не используются – все записи подписываются электронной подписью уполномоченного лица.

Важно помнить, что подпись и печать должны соответствовать требованиям федеральных нормативных актов и быть чётко читаемыми.

Последствия несоблюдения обязанностей

Кроме финансовых санкций, отсутствие корректных записей в трудовой книжке может привести к:

• Уменьшению пенсионных начислений.
• Отказу в получении пособий по временной нетрудоспособности.
• Сложностям при трудоустройстве в другие организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после 2026 года?

Да, но только в исключительных случаях, когда работник не может оформить ЭТК (например, отсутствие доступа к интернету, технические проблемы). В остальных случаях закон требует вести только электронный документ.

Как оформить электронную трудовую книжку, если у меня её нет?

Работодатель в течение трёх рабочих дней после приёма на работу вносит запись в ЭТК через портал ЭТК. После этого работнику отправляется уведомление с инструкциями по активации личного кабинета.

Нужна ли подпись работника в электронной трудовой книжке?

Подпись в традиционном виде не требуется. Запись подтверждается электронной подписью уполномоченного представителя работодателя, которая имеет юридическую силу.

Можно ли самостоятельно вносить записи в свою трудовую книжку?

Нет. Внести запись может только уполномоченный представитель работодателя (кадровый специалист, руководитель подразделения) или уполномоченный орган (например, инспекция труда).

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Работодатель обязан исправить ошибку в течение пяти рабочих дней, поставив надпись «Исправление» и указав причину исправления. В ЭТК исправление производится через функцию «Корректировка записи» с указанием причины.

Обязанность предоставить трудовую книжку – фундаментальный элемент трудовых отношений в России. С 2021 года переход на электронные трудовые книжки ускорил процесс обмена информацией между работодателем, работником и государственными фондами, сделав его более прозрачным и надёжным. Тем не менее, знание прав и обязанностей обеих сторон остаётся критически важным, чтобы избежать штрафов, потери пенсионных прав и других негативных последствий.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или использованию трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в региональную инспекцию труда.

Дата публикации: