Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ До 2020‑го года в России использовалась бумажная трудовая книжка старого образца․ С 1 января 2020 года введён новый формат – электронная трудовая книжка․ В статье рассмотрим, что происходит, если у работника уже заведена трудовая книжка старого образца, какие правила действуют при её закрытии и как перейти на новый формат․
Содержание
- Правовая основа: какие нормы регулируют трудовые книжки
- Характеристики трудовой книжки старого образца
- Как происходит закрытие старой книжки и выдача новой
- Электронная трудовая книжка: преимущества и порядок оформления
- Часто задаваемые вопросы
Правовая основа
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан․ Основные положения:
- Трудовая книжка обязана вестись в соответствии с формой, утверждённой Министерством труда и социальной защиты․
- Работодатель вносит в книжку сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о периодах отпуска, командировок и т․п․
- С 2020 года допускается два способа ведения: бумажный (старый образец) и электронный (новый формат)․
В случае, когда у работника уже есть книжка старого образца, законодательство предписывает её закрыть и оформить новую (бумажную нового образца или электронную)․
Трудовая книжка старого образца: основные особенности
Трудовая книжка старого образца имеет следующие характеристики:
- Размер: А5 (210 × 148 мм), в виде твердой обложки․
- Страницы: 8 листов (16 сторон) с полями для записей․
- Заполняется только рабочим органом (работодателем) – работник не имеет права вносить изменения самостоятельно․
- В ней фиксируются:
- Дата и номер записи о приёме на работу;
- Должность, разряд, тарифная ставка;
- Сведения о переводах, повышениях, понижениях;
- Даты отпуска, командировок, больничных;
- Дата увольнения и причина увольнения․
С 2020 года в России постепенно отказываются от использования этой формы, однако многие работники, особенно старшего поколения, всё ещё имеют такие книжки․
Как происходит закрытие старой трудовой книжки и выдача новой
Если у вас заведена трудовая книжка старого образца, процесс её «закрытия» выглядит следующим образом:
- Уведомление работодателя․ Работник сообщает работодателю о желании перейти на новый формат (бумажный нового образца или электронный)․
- Запись о закрытии․ Работодатель вносит в последнюю страницу старой книжки запись:
- «Книга закрыта․ Работнику оформлена новая трудовая книжка (указать тип)»;
- Дата записи и подпись работодателя․
- Выдача новой книжки:
- Если выбирается бумажный новый образец – работнику выдают новую книжку, в которую вносятся все предыдущие записи (переписываются вручную)․
- Если выбирается электронная трудовая книжка – работнику предоставляют доступ к системе СФР (Система Фондов России) или к порталу Госуслуги․ Данные из старой книжки импортируются автоматически․
- Подтверждение перехода․ Работник подписывает акт приёма‑передачи новой книжки и получает копию записи о закрытии старой․
Важно: закрывать старую книжку нельзя без оформления новой․ Иначе работник рискует потерять официальную запись о своей трудовой истории․
Электронная трудовая книжка: преимущества и порядок оформления
4․1 Преимущества электронного формата
- Удобство доступа – запись доступна онлайн в любой момент через личный кабинет․
- Защита от подделки – данные подписываются электронной подписью работодателя․
- Экономия бумаги – нет необходимости хранить физический документ․
- Автоматическое обновление – при изменении статуса работника система сама вносит запись․
- Упрощённый процесс при смене работы – новая компания получает доступ к уже существующей электронной книжке без необходимости запрашивать бумажные копии․
4․2 Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году
- Регистрация в системе СФР․ Работодатель (или работник, если он оформляет самостоятельно) регистрируется на официальном портале sfr․gov․ru или через Госуслуги․
- Подтверждение личности․ Требуется загрузить скан паспорта и ИНН, а также пройти двухфакторную аутентификацию․
- Создание электронного профиля․ После подтверждения система автоматически создаёт электронную трудовую книжку․
- Перенос данных из старой книжки․ Работодатель вносит сведения о предыдущих местах работы (можно загрузить скан старой книжки, а затем вручную ввести данные)․
- Подтверждение работодателем․ Каждая запись подписывается электронной подписью работодателя, что фиксирует её юридическую силу․
- Получение доступа работником․ Работник получает уведомление на электронную почту и может просматривать свою книжку в личном кабинете․
С 2026 года в России активно продвигается цифровизация кадрового документооборота, поэтому большинство крупных компаний уже полностью перешли на электронный формат․
Часто задаваемые вопросы
5․1 Что делать, если моя старой книжки нет?
Если бумажная трудовая книжка утеряна, необходимо:
- Обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать справку о трудовой деятельности․
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о выдаче дубликата (возможен платный порядок)․
- После получения справки оформить новую (бумажную нового образца или электронную) трудовую книжку․
5․2 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?
Да․ Работник может выбрать любой из способов ведения трудовой книжки․ Однако в каждой организации должна быть фиксирована одна «основная» форма – либо бумажная, либо электронная․ Дублирование записей в обеих формах допускается только в случае официального согласования с работодателем․
5․3 Как проверить, что моя электронная трудовая книжка заполнена корректно?
В личном кабинете СФР есть функция «Проверка записей»․ При её использовании система проверит:
- соответствие дат начала и окончания работы;
- правильность указания должностей и кодов ОКДП;
- наличие обязательных подписей работодателя․
Если обнаружены ошибки, их можно исправить, подав запрос работодателю․
5․4 Нужно ли менять старую книжку, если я планирую уйти на пенсию?
Для оформления пенсии требуется полная трудовая история․ Если у вас есть только старая книжка, её необходимо закрыть и оформить новую (или электронную) книжку, чтобы все записи были в актуальном формате, принимаемом Пенсионным фондом․
5․5 Какие штрафы могут быть у работодателя за неправильное ведение книжки?
Согласно ТК РФ, за нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность:
- Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей;
- Штраф для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей;
- Для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей․
Кроме штрафов, могут возникнуть трудовые споры с работником, если его трудовая история будет неполной․
Если у вас заведена трудовая книжка старого образца, важно знать, что её использование ограничено и в дальнейшем она должна быть закрыта․ Выбор между новой бумажной книжкой и электронной версией зависит от ваших предпочтений и возможностей работодателя․ Электронная трудовая книжка уже стала стандартом в России, предлагая удобство, безопасность и простоту управления трудовыми данными․
Не откладывайте переход – своевременное оформление новой книжки гарантирует корректность вашей трудовой истории и избавит от возможных проблем при получении пенсии, социальных выплат и при смене места работы;
Помните: правильное ведение трудовой книжки – ваш фундаментальный трудовой документ, который защищает ваши права на протяжении всей профессиональной карьеры․