Трудовая книжка — один из самых важных документов‚ подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника.
Неправильное заполнение может привести к ошибкам в расчётах заработной платы‚ пенсии и другим трудовым правам.
Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормативных актах (Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 05 2021‚ Постановление Правительства РФ № 225 от 16 04 2003 и др.) и практических рекомендациях.

Общие положения

1.1 Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ стаже работы‚ а также сведения об увольнении и переводе работника.

1.2 Зачем она нужна?

• Подтверждение стажа для расчёта пенсии и отпускных.
• Документ‚ подтверждающий квалификацию и опыт.
• Обязательный документ при переходе на новое место работы.

Законодательная база

• Приказ Минтруда России от 19 05 2021 № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от 16 04 2003 № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от 01 03 2008 № 132 «Дополнения и изменения к Правилам».
• Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – справка о трудовых книжках.

Формы и бланки трудовых книжек

Новый бланк трудовой книжки утверждён приказом Минтруда № 320н. Он содержит следующие разделы:

1. Титульный лист (первый лист).
2. Сведения о работнике.
3. Записи о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении.
4. Сведения о стаже и квалификации.
5. Внутренние отметки и комментарии руководителя.

Бланк должен быть пронумерован‚ прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью кадровой службы (если печать есть).

Порядок заполнения трудовой книжки

4.1 Титульный лист

На титульном листе указываются:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Дата выдачи трудовой книжки.
• Серия и номер книжки.

После указания даты заполнения работник подписывает титульный лист‚ подтверждая правильность сведений. Затем подписывает лицо‚ ответственное за выдачу‚ и ставится печать организации (если печать есть).

4.2 Запись о приёме на работу

В столбце 3 указывается: «Приём на работу по совместительству на должность …».
В столбце 4 ставится копия приказа (справки) от дата.
Если сотрудник работает в бумажной форме‚ запись делается вручную; если в электронном виде‚ то в системе ЕИСОТ.

4.3 Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

В столбце 3 указывается «Увольнение (прекращение трудового договора)».
В столбце 4 ставится копия приказа об увольнении.
При переводе на другую постоянную работу в другую организацию запись выглядит так: «Перевод на работу в другую организацию».

4.4 Перевод и перевод на выборную работу

При переводе сотрудника на другую должность в той же организации указывается: «Перевод на должность …».
При переводе на выборную работу (смена должности по собственному желанию) запись: «Выборная работа (смена должности)».

4.5 Дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата необходимо указать:

• Причину утраты оригинала.
• Сведения о предыдущем владельце (если применимо).
• Подпись руководителя и печать организации.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке можно исправить только с помощью корректирующей записи:

1. Укажите дату исправления.
2. В столбце 3 напишите «Исправление».
3. В столбце 4 приложите копию приказа об исправлении.
4. Подпишите руководитель и работник‚ поставьте печать.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2024 г. в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК).
Преимущества:

• Быстрое обновление данных.
• Сокращение бумажных носителей.
• Удобный доступ сотрудника и работодателя.

При переходе на ЭТК необходимо:

1. Сканировать оригинал трудовой книжки.
2. Загрузить в систему ЕИСОТ.
3. Подтвердить данные через электронную подпись.

Проверка и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка должна храниться в течение 30 лет после увольнения.
При хранении в бумажном виде она должна быть защищена от огня‚ влаги и прямых солнечных лучей.
В электронном виде данные хранятся в защищённом облачном хранилище с резервным копированием.

Практические советы работодателю

• Соберите все необходимые документы (приказы‚ справки) до выдачи трудовой книжки.
• Проверьте правильность заполнения всех полей перед подписанием.
• Обучите сотрудников правилам заполнения‚ особенно при работе с совместительством.
• Периодически проводите аудит трудовых книжек на предмет ошибок.
• В случае перехода на электронный формат‚ убедитесь в наличии актуальной электронной подписи.

Примеры записей

Запись о приёме на работу:

Запись об увольнении:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Какой срок хранения трудовой книжки? — 30 лет после увольнения.
• Можно ли исправлять ошибки в бумажной книжке? — только с помощью корректирующей записи.
• Нужна ли печать при заполнении? — если печать есть в организации‚ ставится на титульном листе.
• Что делать при утрате трудовой книжки? — получить дубликат по приказу руководства.
• Можно ли использовать электронную трудовую книжку? — с 2024 г. возможно‚ при наличии системы ЕИСОТ.

Правильное заполнение трудовой книжки — обязательный элемент кадрового учёта.
Соблюдение всех требований законодательства‚ внимательность при записи и своевременное исправление ошибок гарантируют корректность расчётов заработной платы‚ пенсионных прав и других трудовых обязательств.
Следуйте приведённой инструкции‚ и ваш кадровый отдел будет работать без ошибок и задержек.