Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажные книжки всё ещё широко используются, а правила их заполнения периодически обновляются. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на май 2026 года, с практическими примерами записей для самых типичных ситуаций.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
- Все записи делаются черной или синей пастой (цвет не имеет значения, главное – читаемость).
- Запись оформляется одной строкой без переноса на следующую строку; если место недостаточно, используется следующий лист или вкладыш.
- Каждая запись содержит четыре обязательных реквизита:
- Дата события (день, месяц, год).
- Номер записи (последовательный номер в разделе).
- Наименование документа, основания записи (приказ, договор и т.д.).
- Содержание записи (должность, подразделение, вид трудовой деятельности и т.п.).
- После каждой записи ставится подпись ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печать организации.
- Исправления не допускаются. При ошибке запись признаётся недействительной, а правильная запись делается с новой строкой, с пометкой «Исправлено» и ссылкой на ошибочную запись.
Структура трудовой книжки (новый образец, действующий с )
Трудовая книжка состоит из:
- ьного листа – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
- Раздела «Сведения о работе» – здесь фиксируются все трудовые отношения.
- Раздела «Сведения о наградах» (по желанию).
- Вкладыша – используется, когда места в основном разделе недостаточно.
Заполнение ьного листа
Пример заполнения ьного листа для работника, впервые поступающего на работу:
Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее
Профессия, специальность: инженер‑механик
Серия и номер трудовой книжки: 00 1234567
Дата выдачи:
Подпись ответственного лица: ___________________
Печать организации: [печать]
Если на ьном листе места недостаточно, данные продолжаются на первом листе вкладыша.
Записи о работе: образцы для типовых ситуаций
Приём на работу впервые
Пример записи:
№ записи: 1
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Содержание: принят на должность инженера‑механика в отдел конструкторского отдела, отдел № 3
Перевод на другую должность (внутри организации)
Пример записи:
№ записи: 2
Основание: Приказ № 112 от о переводе
Содержание: переведён на должность старшего инженера‑механика в отдел главного конструктора
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
№ записи: 3
Основание: Заявление работника от , приказ № 201 от об увольнении
Содержание: уволен по собственному желанию с должности старшего инженера‑механика
Изменение фамилии (например, после замужества)
Пример записи:
№ записи: 4
Основание: Свидетельство о браке № 789012 от
Содержание: фамилия изменена с Иванова на Петрова
Прохождение военной службы по призыву
Пример записи:
№ записи: 5
Основание: Военный билет серии ВВ № 345678, приказ о направлении на службу от
Содержание: призван на военную службу по призыву в Вооружённые Силы РФ
После завершения службы делается запись о возвращении:
№ записи: 6
Основание: Военный билет, приказ о демобилизации от
Содержание: уволен с военной службы, зачислен в резерв
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С работник может выбрать ведение трудовой деятельности в электронном виде. При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается запись:
№ записи: 7
Основание: Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку от
Содержание: с данного дня трудовые отношения ведутся в электронном виде (ЭТК), бумажная трудовая книжка считается недействительной для дальнейших записей
Оформление дубликата трудовой книжки (утеря, порча)
Согласно информации от Гознака, с 2024 года дубликат можно оформить:
- На старом чистом бланке, приобретённом до 2024 года;
- На бланке нового образца (любого производителя, включённого в реестр Гознака).
Порядок оформления:
- Сотрудник пишет заявление об утере/порче трудовой книжки.
- Отдел кадров проверяет стаж и формирует запрос в ПФР (или использует внутренние данные) для восстановления всех записей.
- На выбранном бланке заполняется ьный лист (данные берутся из личной карточки сотрудника).
- В разделе «Сведения о работе» последовательно вносятся все восстановленные записи, каждая из которых сопровождается пометкой «Восстановлено» и ссылкой на источник (приказ, трудовой договор и т.д.).
- После последней записи ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Примечание: Если у сотрудника есть электронная трудовая книжка, дубликат бумажной не требуется, за исключением случаев, когда работник настаивает на наличии бумажного документа.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие номера записи. Всегда указывайте последовательный номер в разделе.
- Неполное указание основания. Нужно указать номер и дату приказа, договора или другого документа.
- Исправления корректором или замазкой. Ошибка приводит к необходимости оформления новой записи с пометкой «Исправлено».
- Отсутствие печати. Печать обязательна для каждой записи, иначе запись считается недействительной.
- Неправильное указание даты. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав работника в случае споров, подтверждения стажа для назначения пенсии и получения социальных выплат. Следуя представленной инструкции и используя приведённые примеры, специалисты отдела кадров смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в 2024‑2026 годах.
Для удобства рекомендуется иметь под рукой:
- Актуальный бланк трудовой книжки (старого или нового образца, в зависимости от наличия у сотрудника);
- Последнюю версию Приказа Минтруда России № 320н от (с изменениями и дополнениями);
- Образцы приказов о приёме, переводе, увольнении и других кадровых действиях.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующей на .