Дата актуализации: 23 мая 2026 г. (по информации из сети).

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Её наличие обязательно для всех работников, принятых по основному месту работы, за исключением случаев, когда трудовые отношения оформляются в электронном виде. Если работник потерял трудовую книжку, работодатель обязан оформить её дубликат (или перейти на электронный формат) в соответствии с действующим законодательством.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – определяет требования к документам, подтверждающим трудовые отношения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов.
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (в ред. от ) – предоставляет возможность вести трудовую книжку в электронном виде через ПФР.

Когда требуется завести трудовую книжку?

1. При приёме на работу нового сотрудника, если у него нет трудовой книжки (например, первый job, выпускник, иногородний).
2. При утере, порче или хищении существующей трудовой книжки работником.
3. При переходе на электронную форму ведения трудовой книжки (по соглашению сторон).

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Шаг 1. Получение заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление о утере трудовой книжки с указанием:

• ФИО и даты рождения;
• номера и серии утерянной книжки (если известны);
• обстоятельств утраты;
• просьбы выдать дубликат.

Шаг 2. Проверка данных в кадровой службе

Кадровик сверяет информацию из заявления с личным делом сотрудника и внутренними базами (приказы о приёме, переводе, отпуске и т.д.). Если данные подтверждаются, можно приступать к оформлению дубликата.

Шаг 3. Заполнение дубликата

Дубликат заполняется на бланке трудовой книжки, утверждённом Министерством труда и социальной защиты РФ. В нём указываются:

• Все предыдущие места работы (согласно данным из личного дела и приказов);
• Дата приёма и увольнения с каждой организации;
• Должность, профессия, специальность;
• Основания для увольнения (приказ №, дата);
• Информация о наградах, поощрениях, если они были внесены в оригинальную книжку.

Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (директор или уполномоченный по кадрам) и печатью организации.

Шаг 4. Регистрация дубликата

После заполнения дубликат регистрируется в журнале учёта трудовых книжек (форма Т-2). В журнале указываются:

• Номер дубликата;
• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Причина выдачи (утрата).

Шаг 5. Вручение документа работнику

Дубликат выдаётся под расписку. В случае отказа работника принимать дубликат (например, он предпочитает электронную форму), оформляется соглашение о переходе на электронную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка: альтернатива бумажному дубликату

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), ведущаяся в Пенсионном фонде РФ. Работодатель может:

1. Получить согласие сотрудника на ведение ЭТК (заявление в свободной форме).
2. Передать сведения о трудовой деятельности в ПФР через СМЭВ или личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
3. После подтверждения приёма данных ПФР выдаёт выписку из ЭТК, которая имеет равную юридическую силу с бумажной книжкой.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска утери или повреждения;
• Быстрый доступ к данным через личный кабинет на Госуслугах;
• Снижение расходов на бланки и печать.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

1. Получить письменное заявление об утрате.
2. Проверить и подтвердить трудовой стаж из внутренних документов.
3. Оформить дубликат бумажной книжки или оформить переход на электронную трудовую книжку.
4. Внести запись о выдаче дубликата в журнал учёта и выдать документ под расписку.
5. При необходимости уведомить Пенсионный фонд о выдаче дубликата (если ведётся электронный учёт).

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек может повлечь:

• Предупреждение или штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц;
• Обязанность возместить ущерб работнику, связанный с невозможностью подтвердить стаж (например, при назначении пенсии).

Заведение трудовой книжки работнику – обязательная процедура, регулируемая трудовым законодательством. При утере документа работодатель должен оперативно оформить дубликат либо перевести учёта на электронную форму, соблюдая все этапы: получение заявления, проверка данных, заполнение бланка, регистрация и выдача под расписку. Использование электронной трудовой книжки значительно упрощает процесс и снижает риски потери информации, что особенно актуально в условиях цифровизации трудовых отношений.

Следуя изложенным рекомендациям, вы обеспечите соблюдение прав работника и избежите возможных штрафов со стороны контролирующих органов.