Дата составления:  г.

Содержание статьи

1. Трудовая книжка: что это и зачем она нужна
2. Нормативно-правовая база (2025‑2026 годы)
3. Порядок оформления увольнения и передачи трудовой книжки
4. Уведомление работнику о получении трудовой книжки: требования к документу
5. Образец уведомления
6. Полезные советы работодателю
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника

Трудовая книжка (ТК) — официальный документ‚ в который работодатель вносит сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах трудовой деятельности‚ а также о причинах прекращения трудовых отношений. С 2025 года наблюдается тенденция‚ когда часть сотрудников работает без бумажной ТК (по собственному выбору или в связи с тем‚ что они впервые устроились после введения электронных реестров). Тем не менее‚ для большинства работников традиционная бумажная трудовая книжка остаётся обязательным документом‚ особенно при переводе в пенсионный фонд‚ получении социальных льгот и т.п.

Нормативно‑правовая база (2025‑2026 годы)

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ статья 66 – порядок ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от  № 123н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
• Федеральный закон от  № 112‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»‚ который допускает использование электронных аналогов‚ но не отменяет обязательность выдачи бумажной ТК в случае её наличия у работника.
• Постановление Правительства РФ от  № 1152 «О порядке информирования работника о получении трудовой книжки при увольнении».

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ‚ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после увольнения выдать работнику трудовую книжку‚ а также оформить запись о прекращении трудового договора.

Порядок оформления увольнения и передачи трудовой книжки

1. Подготовка документов. Составляются:
   • Приказ об увольнении (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).
   • Трудовая книжка с внесённой записью о прекращении трудового договора.
   • Справка о заработной плате (форма 2‑НДФЛ) и расчётные листы.
2. Согласование с работником. На завершающем этапе проводится встреча‚ где работнику объясняют порядок получения ТК и подписывают акт приёма‑передачи.
3. Уведомление работника. Работнику направляется письменное уведомление о том‚ что ТК готова к выдаче и может быть получена в указанные сроки.
4. Выдача трудовой книжки. Работник подписывает акт приёма‑передачи‚ получая оригинал ТК.

Уведомление работнику о получении трудовой книжки: требования к документу

Уведомление – это официальное письмо‚ которое должно соответствовать следующим требованиям:

• Шапка организации. Наименование‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес‚ телефон‚ электронная почта.
• Дата и номер уведомления. Указывается в правом верхнем углу.
• ФИО работника. Полностью‚ как указано в трудовом договоре.
• Ссылка на основание увольнения. Указывается приказ №‚ дата и статья ТК РФ.
• Текст уведомления. Чётко формулируется факт готовности трудовой книжки к выдаче‚ сроки и место получения.
• Подпись и печать. Руководитель (или уполномоченный) подписывает документ‚ ставится печать организации (если она используется).
• Приложения. При необходимости прикладывается копия приказа об увольнении и акт приёма‑передачи.

Важно‚ чтобы уведомление было отправлено в письменной форме (по почте с уведомлением о вручении‚ через электронную почту с подтверждением получения‚ либо вручено лично под подпись).

Образец уведомления работнику о получении трудовой книжки при увольнении

ООО «Пример Плюс»
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1157746578901
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@primer-plus.ru

 № 12/УВ

Иванову Ивану Петровичу
г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 5‚ кв. 12

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с приказом № 45 от г. «Об увольнении Иванова И.П. по собственному желанию» и в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса РФ‚ информируем Вас о том‚ что Ваша трудовая книжка готова к выдаче.

Трудовая книжка может быть получена в отделе кадров ООО «Пример Плюс» по адресу: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ в течение трёх рабочих дней‚ а именно до  г.

Для получения трудовой книжки просим Вас предъявить документ‚ удостоверяющий личность (паспорт)‚ и подписать акт приёма‑передачи.

Если у Вас возникнут вопросы‚ пожалуйста‚ свяжитесь с отделом кадров по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или e‑mail: hr@primer-plus.ru.

С уважением‚

____________________
Петрова Мария Сергеевна
Директор по персоналу

Печать

Полезные советы работодателю

• Проверяйте полноту записей. Убедитесь‚ что в ТК указаны все места работы‚ должности и даты без пропусков.
• Соблюдайте сроки. Трудовая книжка должна быть выдана в течение трёх рабочих дней после увольнения. Нарушение срока влечёт штрафные санкции.
• Храните копии уведомлений. Сохраняйте сканы или оригиналы всех уведомлений и актов – они могут потребоваться в случае споров.
• Учитывайте электронные ТК. Если у сотрудника есть электронная трудовая книжка‚ уведомление может быть отправлено в электронном виде‚ но при этом необходимо оформить подтверждение о получении оригинала (если он был выдан).
• Обучайте персонал отдела кадров. Регулярные тренинги помогут избежать ошибок в оформлении записей и в составлении уведомлений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Что делать‚ если работник отказывается принимать трудовую книжку?

Согласно пункту 3 статьи 66 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать ТК в течение трёх рабочих дней. Если работник отказывается‚ необходимо оформить акт «Отказ от получения трудовой книжки»‚ подписанный обеими сторонами‚ и направить копию в инспекцию по труду.

Вопрос 2: Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Да‚ если работник дал письменное согласие на получение ТК почтовым отправлением с уведомлением о вручении. При этом оригинал ТК должен быть заверен подписью получателя в копии акта приёма‑передачи.

Вопрос 3: Как оформить уведомление‚ если у работника была электронная трудовая книжка?

В этом случае уведомление направляется в электронном виде (по e‑mail или через портал Госуслуг). В тексте указывается‚ что запись о прекращении трудового договора внесена в электронную ТК‚ а оригинал (при наличии) может быть получен в отделе кадров.

Вопрос 4: Нужна ли подпись работника в уведомлении о получении ТК?

Подпись работника требуется только в акте приёма‑передачи. Уведомление может быть подписано только представителем работодателя.

Вопрос 5: Какой штраф предусмотрен за несоблюдение сроков выдачи ТК?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ‚ за нарушение сроков выдачи трудовой книжки может быть наложен административный штраф на юридическое лицо в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Уведомление работнику о получении трудовой книжки при увольнении – важный элемент процесса завершения трудовых отношений. Правильное оформление документа‚ соблюдение нормативных сроков и внимательное отношение к деталям позволяют избежать конфликтов‚ штрафов и сохраняют положительный имидж компании.

Соблюдая рекомендации‚ приведённые в этой статье‚ вы сможете быстро и безошибочно оформить увольнение‚ а также обеспечить работнику корректную передачу трудовой книжки.