Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. В ней фиксируются все важные события: приём на работу, заключение и изменение трудового договора, перевод на другую должность, увольнение и т.д. В статье мы разберём, как правильно оформить запись о приёме на работу, какие требования предъявляются к документу, какие изменения произошли в 2024‑2026 г. года и какие практические рекомендации помогут работодателю избежать ошибок.

Правовая база

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (ред.)
• Нормативные акты о выдаче, заполнении и хранении трудовых книжек (включая вкладыши, дубликаты и расчёты)
• Новые требования, принятые с 01 января 2024 г. года: теперь новые бланки трудовых книжек может производить не только «Гознак», но и любое другое предприятие, соответствующее определённым требованиям.
• С 2023 г. года вместо старых форм необходимо сдавать форму ЕФС‑1 (ьный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1).

Что должно быть записано при приёме на работу

Запись о приёме на работу в трудовой книжке должна содержать следующую информацию:

1. Дата заключения трудового договора;
2. Номер и дата договора;
3. ФИО работника, дата рождения, паспортные данные;
4. Должность и место работы;
5. Тип договора (неопределённый срок, срочный, неполный рабочий день и т.д.);
6. Начало работы (дата начала трудовой деятельности);
7. Уровень заработной платы (если это необходимо для конкретного случая);
8. Подписи работодателя и работника (или их представителя);
9. Дата выдачи трудовой книжки работнику.

Важно, чтобы запись была сделана в официальном бланке трудовой книжки и подписана всеми сторонами. Если запись делается в электронном виде, она должна быть заверена печатью работодателя и подписью в соответствии с действующим законодательством.

Пример записи о приёме на работу

Ниже приведён образец записи, который можно использовать как шаблон; В реальной практике данные в скобках заменяются конкретными значениями.

Трудовой договор № __ от __ г. заключён с работником __ ФИО, дата рождения __ г., паспортные данные __.
Должность: __.
Место работы: __.
Тип договора: __ (неопределённый срок/срочный/неполный рабочий день).
Начало работы: __ г. __ мес. __ день.
Заработная плата: __ BYN.
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________
Дата выдачи трудовой книжки: __ г. __ мес. __ день.

Как правильно внести запись

1. Подготовка документа. Получите новый бланк трудовой книжки (или дубликат) и убедитесь, что он соответствует требованиям 2024‑года.
2. Заполнение полей. Введите все данные, указанные в пункте 3. Убедитесь, что даты совпадают с датами заключения договора и начала работы.
3. Подписи. Работодатель и работник (или их представитель) подписывают запись. Если работник отсутствует, подпись может быть сделана представителем по доверенности.
4. Печать. Если это предусмотрено, приложите печать работодателя.
5. Выдача. Передайте трудовую книжку работнику. Укажите дату выдачи в записи.
6. Учет. Зарегистрируйте номер книжки в учётном реестре предприятия. Сохраните копию записи в электронном архиве (если применимо).

Что делать при ошибках в записи

Если в записи обнаружена ошибка, необходимо оформить исправление. В трудовой книжке создаётся отдельная запись «Исправление» с указанием причины исправления и новой корректной информацией. Важно, чтобы исправление было подписано обеими сторонами и, при необходимости, заверено печатью.

Хранение и учёт трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и других внешних воздействий.
• На предприятии ведётся реестр всех трудовых книжек (номер, дата выдачи, имя владельца, место хранения).
• Срок хранения трудовой книжки составляет 30 лет с момента её выдачи.
• При увольнении работника трудовая книжка возвращается ему, а запись о приёме и увольнении остаётся в документе.

Новшества в 2024‑2026 г. года

• Производство бланков. С 01 января 2024 г. года новые бланки трудовых книжек может производить не только «Гознак», но и любое другое предприятие, соответствующее требованиям (например, наличие сертификата качества).
• Форма ЕФС‑1. С 2023 г. года вместо старых форм необходимо сдавать форму ЕФС‑1. Это упрощает процесс регистрации и позволяет быстрее получать новые книжки.
• Электронные записи. В некоторых регионах уже реализована система электронного ведения трудовых книжек. При этом запись о приёме оформляется в электронном виде, но печатная копия сохраняется в архиве.

Практические рекомендации работодателю

1. Проверяйте актуальность всех данных перед записью: ФИО, дата рождения, паспортные данные.
2. Убедитесь, что дата начала работы совпадает с датой подписания договора.
3. Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовыми отношениями, в течение 30 лет.
4. Обучайте персонал, ответственный за ведение трудовых книжек, правилам заполнения и учёта.
5. Регулярно проводите внутренний аудит учёта трудовых книжек, чтобы выявлять и устранять ошибки.
6. Если работник уходит, обязательно внесите запись об увольнении и верните ему трудовую книжку.

Запись о приёме на работу в трудовой книжке — ключевой элемент правовой документации, подтверждающей трудовые отношения. Соблюдение всех требований законодательства, правильное заполнение и учёт записей позволяют избежать конфликтов, штрафов и недоразумений с работниками. Следуя рекомендациям, изложенным в статье, вы сможете вести трудовые книжки без ошибок и в соответствии с последними новшествами, действующими в Беларуси.