Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При расторжении трудового договора работодатель обязан внести в неё запись об увольнении и выдать документ сотруднику в день прекращения трудовых отношений (ст․ 66 ТК РФ)․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления такой записи, её содержание, особенности для бумажных и электронных трудовых книжек, а также примеры оформления․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66, 66․1, 84․1;
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой книжке»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует с )․

Что должно быть указано в записи об увольнении

Запись формируется в соответствии с установленным шаблоном и включает следующие обязательные реквизиты:

1. Номер записи по порядку – арабскими цифрами, Continuing нумерация всех записей в книжке;
2. Дата увольнения – последний день работы (или последний день отпуска, если увольнение происходит во время отпуска) в формате дд․мм․гггг;
3. Основание прекращения трудового договора – статья ТК РФ (например, п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 – по собственному желанию; п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 – по соглашению сторон; п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 – по инициативе работодателя и т․д․);
4. Наименование документа, послужившего основанием для увольнения – номер и дата приказа о расторжении трудового договора;
5. ФИО работника (в случае, если запись делается от руки и не совпадает с уже заполненными полями);
6. Подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печать организации (если она используется)․

Если работник указывает в заявлении об увольнении причину, дающую ему право на льготы или компенсации (например, выход на пенсию, уход за ребёнком до 1,5 лет, переезд в другую местность и т․п․), эта причина также должна быть отражена в записи․

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

1. Подготовить приказ об увольнении (форма Т‑2 или Т‑2а) и убедиться, что в нём указаны все необходимые реквизиты․
2. Взять трудовую книжку работника, открыть её на последней использованной странице․
3. Заполнить графы записи согласно шаблону (см․ выше)․ При ручном заполнении использовать черную или синюю пасту, разборчивый почерк․
4. Поставить подпись уполномоченного сотрудника и печать организации (если требуется)․
5. Проверить соответствие даты увольнения в записи с датой, указанной в приказе и с последним днём фактической работы сотрудника․
6. Выдать трудовую книжку работнику под расписку в день увольнения (или направить её почтой с уведомлением о вручении, если сотрудник не может лично забрать документ)․

Особенности записи при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей, однако сотрудники могут выбрать бумажный или электронный формат (ст․ 66․1 ТК РФ); При увольнении с ЭТК порядок выглядит следующим образом:

• В личную карточку сотрудника в системе кадрового учёта вносится запись об увольнении с теми же реквизитами, что и для бумажной книжки (номер записи, дата, основание, номер и дата приказа)․
• Система автоматически формирует электронный документ – Сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р), который можно выдать сотруднику в электронном виде (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративный портал)․
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и перешёл на электронный формат, при увольнении ему выдают как СТД‑Р, так и, при наличии, бумажную книжку с последними записями (если она была ведена параллельно)․
• Запись в ЭТК считается действительной с момента её внесения в систему; отдельная печать не требуется, достаточно электронной подписи уполномоченного лица (КЭП)․

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения (последний день работы)․ Задержка выдачи влечёт выплату компенсации в размере среднего заработка за каждый день задержки (ст․ 236 ТК РФ)․ Исключения допускаются только в случаях, когда сотрудник не может лично получить документ (например, находится в командировке, на больничном)․ В таких ситуациях:

• Книжка направляется заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Или передаётся уполномоченному представителю работника по доверенности;
• При невозможности вручения в день увольнения – выдача производится в первый рабочий день после того, как сотрудник получит возможность принять документ․

Пример записи в трудовой книжке (бумажный формат)

Запись № 12
 г․ – уволен по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)
в связи с выходом на пенсию․
Приказ № 45 от г․
Подпись ___________________ М․П․

При оформлении записи в электронном виде аналогичные данные вносятся в поля системы:

• Номер записи: 12
• Основание: п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ (по собственному желанию)
• Дополнительная причина: выход на пенсию
• Приказ: № 45 от

Что делать, если работник не может забрать трудовую книжку в день увольнения

1. Оформить акт о невозможности вручения (подписывается руководителем и сотрудником отдела кадров)․
2. Направить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․
3. Сохранить копию описи и квитанции о отправке в личном деле сотрудника․
4. При получении книжки сотрудником – получить расписку о получении и приложить её к личному делу․

Запись в трудовой книжке при увольнении – важный этап завершения трудовых отношений, требующий строгого соблюдения законодательных норм и внутренних регламентов организации; Ключевые моменты:

• Запись должна содержать номер, дату, основание (статья ТК РФ), номер и дату приказа, а при наличии – дополнительную причину, дающую работнику льготы․
• Для бумажных книжек используется ручное заполнение с подписью и печатью; для электронных – внесение данных в систему и выдача формы СТД‑Р․
• Выдача документа производится в день увольнения; задержка компенсируется выплатой среднего заработка․
• При невозможности личного получения книжки допускается отправка почтой с уведомлением или передача через представителя․

Соблюдение указанных правил гарантирует защиту прав работника и минимизирует риски для работника и работодателя в виде штрафов и судебных споров․