Вопросы оформления и исправления записей в трудовой книжке часто вызывают сложности как у работодателей, так и у сотрудников. Особенно актуален вопрос о том, как правильно вести раздел «Сведения о награждении» и какие правила действуют при неправильной записи в этом разделе.

Что подразумевается под «Сведения о награждении»

В трудовой книжке раздел «Сведения о награждении» используется для фиксации:

• Наградных выплат (премии, премии, благодарности);
• Поощрений (похвала, благодарность);
• Наградных отличий (медали, ордена);
• Прочих сведений, связанных с признанием достижений сотрудника.

Эти сведения вносятся в соответствии с ТК РФ, коллективным договором и локальными нормативными актами организации.

Почему могут возникнуть ошибки в записи

Ошибки появляются по разным причинам:

• Неправильный номер приказа – например, номер приказа, касающегося увольнения, указан в графе 4 предыдущей записи о приеме на работу;
• Омиссивные сведения – отсутствие сведений о награждении, хотя они должны быть зафиксированы;
• Неправильное наименование – указание неверного наименования должности, звания или типа награды;
• Ошибка даты – указание неверной даты выдачи награды.

Независимо от причины, важно помнить, что зачеркивание записей в трудовой книжке запрещено (см. Порядок, утвержденный постановлением Правительства РФ от № 1191).

Как правильно исправлять ошибку в разделе «Сведения о награждении»

Исправление в этом разделе осуществляется по тем же правилам, что и в разделе «Сведения о работе». Ниже перечислены основные шаги.

Признать запись недействительной

По Порядку исправления записей в трудовой книжке (КонсультантПлюс, 2026) запись признается недействительной, если в ней содержатся неточности, ошибки или сведения, которые не соответствуют действующим нормам.

Внести правильную запись

После признания недействительной записи в том же месте (или в приложении) вносится правильная запись. Форма записи должна соответствовать требованиям ТК РФ и внутренним нормативным документам.

Подписать и заверить исправление

Исправление подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) и ставит печать, если она используется. Подпись подтверждает законность внесенных изменений.

Документировать процесс

Все действия оформляются в виде акта исправления, который хранится в архиве организации и при необходимости предоставляется контролирующим органам.

Кто вправе вносить исправления

Исправления в трудовой книжке могут вносить только:

• Руководитель организации;
• Уполномоченные лица, указанные в локальных нормативных актах (например, главный бухгалтер, HR‑менеджер);
• При ликвидации или реорганизации – правопреемник или работодатель по новому месту работы.

Если ошибка была допущена предыдущим работодателем, то при переходе в новую организацию исправление может быть внесено только на основании официального документа, подтверждающего ошибку.

Примеры типовых ошибок и их исправления

Ошибка в номере приказа

Ситуация: при увольнении сотрудника номер приказа, касающегося увольнения, указан в графе 4 записи о приеме на работу. Исправление – перенести номер приказа в соответствующее поле новой записи, оставив прежнюю запись нетронутой.

Неправильное наименование награды

Ситуация: в графе «Награда» указана «Похвала» вместо «Благодарность». Исправление – зачеркнуть неверное наименование (запрещено) и вставить правильное в отдельный пункт, оставив прежнюю запись нетронутой, но оформленной как недействительную.

Ошибочная дата выдачи

Ситуация: дата выдачи премии указана , хотя фактическая дата – . Исправление – в новой записи указать правильную дату, а прежнюю отметить как недействительную.

Что делать, если трудовая книжка закончилась

Если в организации используется дубликат трудовой книжки (например, при окончании основной), то:

• Все записи, включая сведения о награждениях, переносятся в новый документ;
• При обнаружении ошибки в уже перенесенных данных вносятся те же процедуры исправления;
• Исправление оформляется в соответствии с общими правилами.

В случае, когда в перенесенном документе обнаруживается ошибка, её исправление производится в месте, где была внесена первоначальная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа.

Краткие рекомендации для работодателей

1. Регулярно проверяйте правильность заполнения раздела «Сведения о награждении» при оформлении новых записей;
2. Соблюдайте требования к подписи и печати при внесении исправлений;
3. Храните акты исправления в архиве и предоставляйте их при проверках контролирующими органами;
4. При выявлении ошибки в прошлом документе – оформите её как недействительную запись и внесите корректную информацию согласно установленному порядку;
5. Обучайте персонал правилам оформления трудовой книжки, чтобы избежать типичных ошибок.

Полезные ссылки и источники

• Портал Кадровик‑практик – статьи о заверении записей в разделе награждения;
• Сайт Роструд – раздел «Исправления в трудовой книжке»;
• КонсультантПлюс – образцы актов исправления и формы записей;
• Трудовой кодекс РФ, статья 64 – порядок оформления трудовой книжки;
• Порядок Правительства РФ от № 1191 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой документации».

Эти ресурсы помогут детально разобраться с конкретными случаями и требованиями.

Правильное оформление и своевременное исправление ошибок в разделе «Сведения о награждении» – важная часть юридической ответственности работодателя. Соблюдая установленные нормы, можно избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции и обеспечить корректную запись достижений сотрудника в его трудовой книжке.

Помните: зачеркивание записей запрещено, а любые изменения должны быть оформлены согласно установленному порядку, подписаны уполномоченным лицом и зафиксированы в акте исправления.