Трудовая книжка – это документ строгой отчётности, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Поскольку она относится к бланкам строгой отчётности, её учёт в организации осуществляется на специальных счетах бухгалтерского учёта. В статье рассмотрены актуальные требования на 2025‑2026 гг., порядок оформления, хранения и проведения проводок по трудовым книжкам и вкладышам.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н (утверждает формы и порядок ведения учёта трудовых книжек и вкладышей).
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта (счета 006, 10, 105.36, 60 и др.).
• Письмо Минтруда от о необходимости ведения учёта на бумажном носителе.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (общие правила учёта и хранения документов).

На каком счёте учитываются трудовые книжки?

В зависимости от этапа жизненного цикла бланка трудовые книжки могут отражаться на следующих счетах:

1. Счёт 006 «Бланки строгой отчётности» – забалансовый счёт, используемый для учёта приобретённых, но ещё не выданных бланков трудовых книжек и вкладышей. Стоимость бланков учитывается в условной оценке (обычно по себестоимости приобретения).
2. Счёт 10 «Материалы» – при оприходовании бланков на склад (если организация ведёт материальный учёт бланков как материальные ценности).
3. Счёт 105.36 «Бланки строгой отчётности (учёт движения)» – используется в некоторых типовых конфигурациях 1С для детализации движения бланков внутри организации.
4. Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – кредитовая сторона при оприходовании бланков (оплата поставщику).
5. Счёт 76 «Расчёты с различными дебиторами и кредиторами» – может применяться при внутреннем перемещении бланков между подразделениями (внутрихолдинговые операции).

Самый распространённый вариант – учёт на забалансовом счёте 006. При получении бланка от поставщика делается запись:

Дебет 006 – Бланки строгой отчётности (приобретение)

Кредит 60 – Расчёты с поставщиками (оплата)

При выдаче трудовой книжки работнику:
Дебет 10 (или 105.36) – Списание бланка со склада/учёта движения

Кредит 006 – Списание с забалансового счёта

Если бланк выдаётся безвозмездно (например, в рамках социальных программ), то корреспонденция может идти на счёт 91 «Прочие доходы и расходы».
Книги учёта трудовых книжек
Согласно приказу № 320н организация обязана вести две формы учёта:

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма N 3). В ней фиксируются все операции с уже выданными трудовыми книжками: приём на хранение, выдача сотруднику, возврат, утеря, уничтожение.
Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Ведётся бухгалтерией и отражает поступление и расход бланков (серия, номер, дата, количество).

Обе книги должны вестись на бумажном носителе. Электронный вид допускается только как дубликат для удобства поиска, но основной экземпляр должен быть бумажным и заверяться подписью ответственного лица.
Порядок оформления и хранения

Приём бланков на склад:

Сверка количества и качества с накладной поставщика.
Запись в приходно‑расходную книгу (серия, номер, дата получения).
Бухгалтерская проводка: Дт 006 – Кт 60.


Хранение бланков:

Бланки хранятся в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом.
Температурный режим – не выше 25 °C, относительная влажность – 40‑60 %.
Периодическая инвентаризация не реже одного раза в год.


Выдача трудовой книжки работнику:

Заполнение книжки данными о сотруднике (ФИО, дата рождения, должность).
Подпись работника и представителя нанимателя.
Запись в книгу учёта движения (дата выдачи, серия, номер, ФИО сотрудника).
Бухгалтерская проводка: Дт 10 (или 105.36) – Кт 006.


Возврат и утилизация:

При увольнении работника трудовая книжка возвращается в отдел кадров.
При утрате или порче – оформляется акт, бланк списывается с учёта (Дт 91 – Кт 006/10).
Списанные бланки подлежат уничтожению в присутствии комиссии (акт об уничтожении).



Особенности учёта в бюджетных организациях
В бюджетных учреждениях стоимость бланков трудовых книжек относится к расходам на приобретение материалов и отражается на текущем (бюджетном) счёте организации. После оплаты средства перечисляются в доход бюджета в тот же день, что фиксируется проводкой:
Дебет 006 – Бланки строгой отчётности

Кредит 201 – Текущий счёт (бюджетные средства)

Далее, при выдаче книжки сотруднику, делается запись:
Дебет 10 – Списание со склада

Кредит 006 – Списание с забалансового счёта

Электронные трудовые книжки
С 2021 г. в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на это, бумажные бланки по‑прежнему обязательны для учёта, поскольку:

ЭТК не заменяют бумажный документ при приёме на работу в организации, не ведущие электронный документооборот.
Для архивного хранения и предоставления в государственные органы (ПФР, ФСС) требуется бумажный экземпляр;
Приказ Минтруда № 320н прямо указывает на необходимость ведения бумажных книг учёта.

Электронные книжки учитываются отдельно, на счёте 01 «Основные средства» (как нематериальный актив) или на забалансовом счёте 008 «Лизинг» в зависимости от принятой учётной политики.

Основной счёт для учёта приобретённых, но не выданных бланков – 006 «Бланки строгой отчётности» (забалансовый).
При оприходовании на склад можно использовать счёт 10 «Материалы» или специализированный счёт 105.36 в конфигурации 1С.
Кредитовая сторона при получении бланков – счёт 60 «Расчёты с поставщиками».
Ведение двух бумажных книг учёта (движения и приходно‑расходной) обязательно по приказу Минтруда № 320н.
Хранение бланков – в условиях, исключающих повреждение, с ограниченным доступом и ежегодной инвентаризацией.
Электронные трудовые книжки не отменяют необходимости бумажного учёта, но могут использоваться как дополнительный источник информации.

Соблюдение указанных правил обеспечивает корректный бухгалтерский и кадровый учёт трудовых книжек, минимизирует риски штрафов со стороны контролирующих органов и гарантирует сохранность важного документа строгой отчётности.