Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. В Казахстане порядок её ведения‚ хранения и выдачи регулируется нормативными актами‚ в т.ч. Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждёнными Постановлением Правительства РК от № 1167.

Основные варианты хранения

Согласно действующему законодательству‚ место хранения трудовой книжки определяется по соглашению сторон:

• У работника – книжка остаётся на руках у сотрудника по его желанию.
• У работодателя – работник может передать подлинник трудовой книжки на хранение организации‚ при этом работодатель выдаёт письменное обязательство о её возврате.

Выбор варианта зависит от взаимного согласия и фиксируется в письменной форме (например‚ в трудовом договоре или отдельном соглашении о хранении документов).

Электронная и бумажная форма

С 2020‑го года в Казахстане активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Однако бумажная версия пока сохраняет юридическую силу и может использоваться параллельно с электронной.

Бумажная трудовая книжка

Хранение бумажных экземпляров предполагает соблюдение определённых условий:

• Документы должны находиться в несгораемом сейфе или металлическом шкафу‚ защищённом от влаги‚ пожара и механических повреждений.
• Доступ к книжкам ограничен уполномоченными лицами (кадровик‚ бухгалтер‚ руководитель отдела кадров).
• Ведётся журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе трудовой деятельности (ЕГИСТД). Доступ к ней обеспечивается через личный кабинет работника на портале «Электронное правительство» или через корпоративную систему работодателя‚ интегрированную с ЕГИСТД.

Преимущества электронного формата:

• Минимизация риска потери или повреждения документа.
• Возможность оперативного получения выписок и подтверждений стажа.
• Автоматическое обновление данных при изменении места работы.

Правовые основания хранения

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок хранения трудовых книжек:

1. Закон Республики Казахстан «О труде» (статьи‚ касающиеся документооборота кадров).
2. Постановление Правительства РК от № 1167 «Об утверждении формы‚ правил ведения и хранения трудовых книжек».
3. Приказы и письма Министерства труда и социальной защиты населения РК (например‚ Письмо от № 14-2/В-141 о возможности хранения у работодателя).
4. Федеральный закон № 439-ФЗ от (в части‚ касающейся освобождения работодателей от обязательного ведения бумажных трудовых книжек при согласии работника).

Обязанности работодателя при хранении трудовых книжек

Если работник согласился на хранение подлинника у организации‚ работодатель обязан:

• Обеспечить надёжное место хранения (сейф‚ металлический шкаф с ограниченным доступом).
• Выдать работнику письменное обязательство о возврате документа по требованию.
• Вести журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек.
• Обеспечить конфиденциальность сведений‚ содержащихся в книжке.
• При увольнении работника вернуть трудовую книжку в течение трёх рабочих дней (или выдать заверенную копию‚ если оригинал остаётся у работника по соглашению).

Сроки хранения после увольнения

Согласно законодательству‚ трудовая книжка подлежит хранению:

• У работника – бессрочно‚ пока документ не потеряется или не будет заменён.
• У работодателя – не менее 50 лет с даты последней записи в книжке (это общепринятый срок для кадровых документов‚ подтверждённый внутренними нормативными актами многих организаций).

По истечении этого срока документы могут быть уничтожены в порядке‚ установленном внутренними регламентами организации (обычно – shredding или утилизация под наблюдением комиссии).

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Определите‚ где вам удобнее хранить трудовую книжку: дома или у работодателя.
• Если выбираете хранение у работодателя – потребуйте письменное обязательство о возврате.
• Следите за актуальностью записей: каждая запись должна быть заверена подписью и печатью организации.
• При переходе на электронную форму убедитесь‚ что ваш личный кабинет в ЕГИСТД активен и вы получаете уведомления об обновлениях.

Для работодателей

• Разработайте внутренний регламент хранения трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Назначьте ответственного лица (например‚ специалиста отдела кадров) и определите порядок доступа к хранилищу.
• Обеспечьте соответствие хранилища требованиям пожарной и охранной безопасности.
• Ведите журнал учёта и periodically проводите инвентаризацию трудовых книжек.
• При переходе на ЭТК организуйте обучение сотрудников работе с личным кабинетом на портале «электронное правительство».

В Республике Казахстан место хранения трудовой книжки работника определяется по соглашению сторон: сотрудник может оставить документ у себя или передать его на хранение работодателю. Законодательство предоставляет гибкость‚ позволяя использовать как традиционную бумажную форму‚ так и современный электронный формат. При выборе варианта важно соблюдать требования к условиям хранения‚ обеспечивать документооборот в соответствии с внутренними регламентами и сохранять право работника на получение своей трудовой книжки в любой момент по требованию.