Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, её ведение регламентируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации. Ниже представлен подробный обзор актуальных правил, действующих на .

Нормативная база

• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в ред. от );
• Федеральный закон № 273-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в ред. от );
• Постановление Правительства РФ № 1090 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» (в ред. от );
• Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки и электронной трудовой книжки»;
• Информационное письмо Минтруда от о завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).

Кто ведёт трудовую книжку?

Обязанность по ведению трудовой книжки возлагается на работодателя (юридическое лицо или индивидуального предпринимателя). В случае отсутствия работодателя (например, при работе по договору подряда или самозанятости) гражданин самостоятельно ведёт свою трудовую книжку, но только в электронном виде.

Формат трудовой книжки

Бумажный вариант

• Обложка – твёрдая, зелёного цвета, с гербом РФ;
• Внутренние листы – формата А5, с предварительно нанесёнными полями для записи:
• дата приёма на работу;
• наименование организации, её ИНН и ОГРН;
• должность, профессия, специальность;
• вид трудовой деятельности (основная, совместительство, временная);
• основание для записи (приказ, договор и т.д.);
• дата увольнения и основание увольнения;
• подпись уполномоченного лица и печать организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С переходный период завершён, и все новые записи о трудовой деятельности должны вноситься исключительно в электронном виде через Единый государственный информационный ресурс «Трудовая деятельность» (ЕГИРТД). Бумажная книжка сохраняется только как подтверждающий документ для тех, кто получил её до указанной даты и не перешёл на ЭТК по собственному желанию.

Порядок внесения записей

1. Приём на работу – в течение пяти рабочих дней с даты выхода на работу employer обязан внести запись о приёме, указав номер и дату приказа о найме.
2. Перевод внутри организации – запись делается при изменении должности, структурного подразделения или условий труда (например, переход на совместительство).
3. Совместительство – каждая работа оформляется отдельной записью с указанием «совместительство».
4. Увольнение – запись делается в день расторжения трудового договора, указывается основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.) и номер приказа об увольнении.
5. Иные основания – например, поступление на военную службу, учёба в вузе с отрывом от производства, назначение пенсии – также фиксируются в трудовой книжке.

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке обнаружена неточность, исправление производится следующим образом:

• Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы текст остался читаемым;
• Сверху пишется правильная информация;
• Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления;
• При необходимости ставится печать организации.

В электронной трудовой книжке исправления вносятся через функцию «Исправить запись» в ЕГИРТД, при этом сохраняется история изменений.

Хранение и выдача трудовой книжки

• Трудовая книжка хранится у работника; работодатель обязан выдать её на руки при увольнении или по требованию сотрудника в течение трёх рабочих дней;
• При утере или порче документа работник может запросить дубликат у последнего работодателя, который обязан выдать его в течение десяти рабочих дней;
• Дубликат помечается как «Дубликат» и содержит все записи, сделанные до даты выдачи.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение порядка ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторных нарушениях – увеличение штрафа в два раза и возможное привлечение к дисквалификации на срок до одного года.

Особенности периода перехода на электронные трудовые книжки (по состоянию на )

С :

• Все новые записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях трудовой деятельности вносятся исключительно в ЭТК;
• Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, остаются действительными, но дальнейшие изменения в них не вносятся;
• Работники, желающие перейти на ЭТК досрочно, могут подать заявление в свой отдел кадров, после чего все последующие операции будут осуществляться в электронном виде;
• Государственные органы (Пенсионный фонд, ФСС, налоговые органы) получают сведения о трудовой деятельности напрямую из ЕГИРТД, что упрощает назначение пенсий и пособий.

Рекомендации для работодателей

1. Обеспечить обучение сотрудников отдела кадров работе с ЕГИРТД и актуальными нормативными актами;
2. Внедрить внутренний регламент, фиксирующий сроки внесения записей (не более пяти рабочих дней);
3. Регулярно проводить аудит трудовых книжек (бумажных и электронных) на предмет completeness и корректности;
4. При переходе на ЭТК обеспечить сохранность электронных подписей и защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»;
5. Хранить копии всех приказов и договоров, послуживших основанием для записей, в течение минимум 50 лет (как требует законодательство о архивном хранении трудовых документов).

Правила ведения трудовых книжек, установленные Министерством труда и социальной защиты РФ, направлены на обеспечение достоверного учёта трудовой деятельности граждан, что является основой для назначения пенсий, пособий и других социальных гарантий. С завершением переходного периода на электронные трудовые книжки с процесс учёта стал более прозрачным и менее трудоёмким, однако требования к точности и своевременности внесения записей остаются неизменными. Соблюдение данных норм не только защищает права работников, но и минимизирует риски административных штрафов для работодателей.