Трудовая книжка – это основной персональный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правильное ведение и хранение трудовых книжек регламентируется нормативными актами Правительства РФ и приказами Минтруда России. В данной статье подробно рассмотрен порядок‚ установленный Приказом Минтруда РФ от № 320н (в редакции действующих изменений)‚ а также указаны ключевые положения‚ которые необходимо соблюдать работодателям и ответственным лицам.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (в ред. изменений от № 51‚ № 132‚ № 373‚ № 257).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральные законы № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ от г. о внесении изменений в ТК РФ в части электронного учёта трудовой деятельности.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1 – предоставление сведений о трудовой деятельности).

Все перечисленные документы совместно определяют:

1. форму и внешний вид бланка трудовой книжки;
2. порядок заполнения титульного листа и внутренних страниц;
3. правила выдачи дубликата и хранения оригиналов;
4. ответственность за нарушение установленного порядка.

Изменения‚ вступившие в силу с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок‚ утверждённый Приказом Минтруда № 320н. Основные нововведения:

• Обновлённый бланк трудовой книжки (формат А5‚ увеличенное поле для записи о награждении).
• Уточнённый порядок заполнения титульного листа: теперь обязательно указываются СНИЛС и ИНН работника (при наличии).
• Возможность ведения электронного учёта трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ‚ однако бумажная трудовая книжка остаётся обязательной для всех работников‚ принятых до .
• Упрощённая процедура выдачи дубликата: при утере или порче оригинала достаточно заявления работника и приказа руководителя о выдаче дубликата.

Все записи‚ сделанные до ‚ остаются действительными и не требуют переоформления.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

На титульном листе указываются:

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
• Дата рождения (день‚ месяц‚ год);
• Место рождения;
• Образование (уровень‚ специальность‚ наименование учебного заведения);
• СНИЛС и ИНН (при наличии);
• Дата заполнения листа и подпись ответственного лица (кадровика или уполномоченного представителя работодателя).

Записи о приёме на работу

При приёме работника на работу в трудовую книжку вносится запись:

• Дата приёма;
• Наименование организации (полное‚ согласно учредительным документам);
• Должность‚ профессия или специальность;
• Основание приёма (трудовой договор‚ приказ о приёме и т.п.);
• Подпись ответственного лица и печать организации (если предусмотрена).

Записи о переводе‚ изменении условий труда

При переводе на другую должность‚ изменении структурного подразделения или условиях труда делается запись:

• Дата перевода;
• Наименование нового подразделения (если изменилось);
• Новая должность/специальность;
• Основание перевода (приказ о переводе‚ соглашение сторон и т.д.);
• Подпись и печать.

Записи об увольнении

При увольнении работника в трудовую книжку вносится:

• Дата увольнения;
• Формулировка основания увольнения в соответствии со ст. 81 ТК РФ (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ сокращение штата и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись ответственного лица и печать.

Записи о награждении и поощрении

Все награды‚ благодарности‚ объявления о присвоении званий и другие поощрения‚ объявленные работодателем‚ фиксируются в трудовой книжке:

• Дата награждения;
• Наименование награды (orden‚ медаль‚ благодарность и т.п.);
• Основание награждения (приказ‚ распоряжение);
• Подпись и печать.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случаях:

• Потери оригинала;
• Порчи‚ делающей запись нечитаемой;
• Изменения фамилии‚ имени‚ отчества (например‚ при браке).

Процедура:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Руководитель издаёт приказ о выдаче дубликата.
3. Кадровик заполняет дубликат‚ перенося все записи из оригинала (или из электронного учёта‚ если таковой ведётся).
4. На дубликате делается отметка «Дубликат» и указывается дата выдачи.
5. Оригинал остаётся у работника (если он не потерян) или хранится в личном деле организации.

Хранение и учёт трудовых книжек

Согласно пункту В правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Оригиналы трудовых книжек хранятся в отделе кадров (или уполномоченном подразделении) в металлическом шкафу или сейфе‚ обеспечивающем защиту от огня‚ воды и несанкционированного доступа.
• Каждая трудовая книжка имеет индивидуальный номер учёта‚ который фиксируется в журнале учёта трудовых книжек.
• Журнал учёта ведётся в бумажном или электронном виде и содержит: ФИО работника‚ номер книжки‚ дату приёма на работу‚ дату выдачи дубликата (если был)‚ дату увольнения и примечания.
• Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица (кадровики‚ руководители подразделений‚ представители трудовой инспекции по их запросу).
• Периодическая проверка состояния трудовых книжек проводится не реже одного раза в год; при выявлении повреждений составляется акт и принимается решение о восстановлении или выдаче дубликата.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка влечёт административную и‚ в некоторых случаях‚ дисциплинарную ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 рублей за неправильное ведение или хранение трудовых книжек.
• При повторных нарушениях – штраф от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.
• В случае умышленного уничтожения или подделки записей – возможное возбуждение уголовного дела по ст. 327 УК РФ (подделка официальных документов).

Поэтому крайне важно соблюдать все пункты инструкции‚ проводить обучение ответственных сотрудников и вести внутренний контроль.

Практические рекомендации для работодателей

1. Утвердить внутренний приказ о порядке ведения трудовых книжек‚ ссылаясь на Приказ Минтруда № 320н и действующие нормативные акты.
2. Назначить ответственного за ведение трудовых книжек (обычно старший кадровик или руководитель отдела кадров).
3. Провести инструктаж всех сотрудников‚ отвечающих за оформление приказов о приёме‚ переводе и увольнении.
4. Вести журнал учёта трудовых книжек в электронной форме с резервным копированием.
5. Ежегодно проводить инвентаризацию трудовых книжек и проверять их соответствие требованиям.
6. При переходе на электронный учёт трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) сохранять бумажные трудовые книжки как основной документ до момента их замены электронными аналогами (по соглашению сторон).

Правильное ведение и хранение трудовых книжек – это не только соблюдение законодательных требований‚ но и гарантия защиты прав работников при подтверждении их трудового стажа‚ назначении пенсий и получении социальных выплат. Приказ Минтруда России от № 320н чётко регламентирует форму‚ порядок заполнения‚ выдачу дубликатов и ответственность за нарушения. Следуя изложенным в данной статье положениям‚ работодатели смогут избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта в своей организации.

Помните: трудовая книжка – это личная история работника‚ и её достоверность напрямую влияет на его будущее.