Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводах, увольнении, награждениях и многих других кадровых событиях. Каждая запись должна соответствовать требованиям Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и оформляться в точном соответствии с нормативными формулировками.
Правовая основа ведения трудовой книжки
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) трудовая книжка является официальным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность вести трудовую книжку возлагается на работодателя, если работник трудится у него более пяти дней и данная работа является основной.
Ниже перечислены основные статьи ТК РФ, которые регламентируют каждую из возможных записей в трудовой книжке:
- Ст. 65 – порядок ведения и хранения трудовой книжки.
- Ст. 66 – содержание и форма трудовой книжки.
- Ст. 67 – порядок внесения записей.
- Ст. 77 – основания и порядок прекращения трудового договора.
- Ст. 78 – порядок перевода и перемещения работников.
- Ст. 80‑84 – отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.).
- Ст. 85‑86 – командировки и выездные командировки.
- Ст. 87‑89 – награждения, благодарности, премии.
- Ст. 90‑92 – дисциплинарные взыскания.
- Ст. 93‑95 – восстановление, приостановка и прекращение трудового договора.
- Ст. 96‑98 – изменение личных данных (ФИО, гражданство, семейное положение).
- Ст. 99 – электронная трудовая книжка.
Полный перечень записей (статей) в трудовой книжке
2.1 Приём на работу
Запись делается в соответствии со статьёй 77, часть 1, пункт 1 ТК РФ. Пример формулировки:
Трудовой договор заключён с Ивановым И.И. с по неопределённый срок в должности инженер‑технолог (оклад – 80 000 руб.).
2.2 Перевод (внутренний, внешнний, совместитель)
Регулируется статьёй 78 ТК РФ. Пример:
Перевод в должность главный специалист с в связи с реорганизацией (пункт 2 части 2 статьи 78 ТК РФ).
2.3 Увольнение
Основания указываются в соответствии со статьёй 77 ТК РФ. Пример записи об увольнении по инициативе работника:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ) от .
2.4 Отпуск
Записи делаются согласно статьям 80‑84 ТК РФ. Примеры:
- Ежегодный основной отпуск: «Отпуск с по (30 календарных дней) – статья 80, часть 1 ТК РФ».
- Учебный отпуск: «Учебный отпуск с по (28 календарных дней) – статья 81 ТК РФ».
2.5 Командировка
Регулируется статьёй 85 ТК РФ. Пример:
Командировка в г. Москва с по (5 календарных дней) – статья 85 ТК РФ.
2.6 Награждение и благодарность
Согласно статьям 87‑89 ТК РФ. Пример записи:
Объявление благодарности за успешную реализацию проекта «Эко‑технология» от – статья 87 ТК РФ.
2.7 Дисциплинарные взыскания
Оформляются по статьям 90‑92 ТК РФ. Пример:
Вынесено дисциплинарное взыскание «выговор» от за нарушение трудовой дисциплины – статья 90 ТК РФ.
2.8 Восстановление и приостановка трудового договора
База – статьи 93‑95 ТК РФ. Пример:
Восстановление в должность инженер‑технолог с в связи с отменой увольнения (пункт 1 части 2 статьи 93 ТК РФ).
2.9 Изменение личных данных
Регулируются статьями 96‑98 ТК РФ. Примеры:
- Изменение фамилии: «Фамилия изменена с Иванов на Петров в связи с браком от – статья 96 ТК РФ».
- Изменение гражданства: «Гражданство изменено с украинского на российское от – статья 97 ТК РФ».
- Изменение семейного положения: «Семейное положение изменено: женат – с – статья 98 ТК РФ».
2.10 Запись о стаже и начислениях в Пенсионный фонд
Сведения о трудовом стаже автоматически передаются в ПФР, однако в книжке фиксируется запись о «начислении страховых взносов», если это требуется работодателем. Пример:
Начисление страховых взносов за 2025 год – статья 66, пункт 2 ТК РФ.
2.11 Электронная трудовая книжка
С 2023 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) – её правовой статус закреплен в статье 99 ТК РФ. В ЭТК все записи совершаются в том же порядке, что и в бумажной версии, но с использованием цифровой подписи работодателя. Преимущества:
- Удобство доступа через личный кабинет в ПФР;
- Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
- Автоматическое обновление данных о стаже.
Как правильно оформлять записи: практические рекомендации
- Точность формулировок. Все записи должны полностью соответствовать формулировкам статей ТК РФ. Сокращения, аббревиатуры (кроме общепринятых, например, «т. к.») недопустимы.
- Штрих-код и печать; При внесении записи в бумажную книжку используют черную печать или штамп, а подпись ставится от руки. При работе с электронными системами – цифровая подпись.
- Дата и номер приказа. В каждой записи указывается точная дата и номер приказа (или иного документа), на основании которого делается запись.
- Язык записи. По пункту 6 Правил ведения трудовых книжек запись делается на русском языке; в республиках с официальным языком, отличным от русского, допускается двуязычие.
- Контроль со стороны работника. Работник имеет право проверять правильность внесения записей и требовать исправления ошибок в течение 5 дней с момента их обнаружения.
Последствия ошибок в трудовой книжке
Неправильные или неполные записи могут привести к:
- Отказу в назначении пенсии или её уменьшению;
- Трудностям при подтверждении стажа при переводе в другое учреждение;
- Штрафам для работодателя (по ст. 75 ТК РФ – ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек).
В случае обнаружения ошибки работник может потребовать её исправления в порядке, установленном статьёй 67 ТК РФ. Если работодатель отказывается, дело может быть передано в суд.
Выдача и хранение трудовой книжки
Трудовая книжка выдается работнику в двух экземплярах: основной (для работодателя) и вкладыш (для работника). При увольнении работнику передаётся оригинал, а работодатель сохраняет копию в архиве. При переходе на электронный вариант оригинал в бумажном виде может быть изъят, но работник сохраняет право запросить печатную копию.
Трудовая книжка – важнейший документ, фиксирующий всю профессиональную жизнь работника. Правильное оформление записей в соответствии с статьями Трудового кодекса РФ гарантирует защиту прав как работника, так и работодателя. При переходе на электронный формат следует помнить, что требования к содержанию и формулировкам остаются теми же, а лишь меняется способ их фиксации.
Помните: каждое слово в записи имеет юридическую силу, поэтому к оформлению следует подходить ответственно и внимательно.