Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правильное её оформление и учет являются не только обязанностью работодателя‚ но и гарантией прав работника. Несоблюдение правил ведения влечет административную ответственность. Данная статья подробно разбирает все аспекты‚ основанные на актуальном законодательстве РФ.
Ключевой нормативный акт: С 1 сентября 2021 года порядок ведения трудовых книжек регулирует Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки‚ порядка её ведения и хранения‚ а также порядка заполнения сведений о работе». Ранее действовавшая Инструкция от 1994 года утратила силу.
Общие положения и нормативная база
Порядок утвержден на основании Трудового кодекса РФ. Он определяет:
- Утвержденную форму трудовой книжки (обложка и внутренние страницы).
- Правила её заполнения‚ в т.ч. при приеме на работу‚ переводе и увольнении.
- Порядок учёта‚ хранения и регистрации выдаваемых и возвращаемых книжек.
- Правила вставки вкладышей (при смене наименования организации‚ реорганизации и т.д.).
Форма трудовой книжки и язык ведения
Трудовая книжка издается в соответствии с установленной формой. Она состоит из обложки и внутренних листов (страниц).
- Язык: Трудовая книжка ведется на государственном языке РФ — русском.
- Исключение: На территории республики в составе РФ‚ которая установила свой государственный язык (например‚ Татарстан‚ Башкортостан)‚ трудовая книжка может вестись параллельно на двух языках: русском и государственном языке этой республики. Записи делаются на русском языке‚ а перевод на национальный язык может быть предоставлен по заявлению работника за его счет.
Порядок учета и регистрации трудовых книжек
Работодатель (наниматель) обязан вести учет и регистрацию всех трудовых книжек. Для этого создается специальный документ — журнал (книга) регистрации трудовых книжек.
Требования к журналу учета:
- Должен быть пронумерован‚ прошнурован и скреплен подписью уполномоченного должностного лица работодателя (например‚ руководителя отдела кадров или бухгалтерии).
- В журнале фиксируются все движения: выдача книжки работнику при приеме на работу‚ её возврат при увольнении‚ выдача дубликата‚ вставка вкладыша.
Обязательные реквизиты для регистрации
В журнале учета на каждую трудовую книжку заводится отдельная запись‚ которая должна содержать:
- Порядковый номер записи.
- Фамилию‚ имя‚ отчество работника.
- Номер трудовой книжки (указан на обложке).
- Дату приема на работу (первого заполнения) или дату выдачи вкладыша.
- Дату возврата трудовой книжки при увольнении или дату выдачи дубликата.
- Подпись работника о получении/возврате книжки.
- Подпись должностного лица‚ осуществляющего выдачу/прием.
Порядок заполнения трудовой книжки (по графам)
Заполнение производится разборчиво‚ чернилами синего или черного цвета‚ без исправлений‚ помарок и сокращений (кроме общепринятых). Использование карандаша недопустимо.
ьный лист (страница 1)
Заполняется при первом получении книжки (при приеме на работу впервые или восстановлении).
- Графа 1: Фамилия‚ имя‚ отчество.
- Графа 2: Дата рождения.
- Графа 3: Образование (с указанием года окончания‚ наименования учебного заведения‚ факультета‚ специальности‚ квалификации по документу об образовании).
- Графа 4: Сведения о профессиональном обучении‚ повышении квалификации (если есть).
Основная часть (страницы 2-6 и далее)
Здесь фиксируется вся трудовая деятельность; Каждая запись имеет свой порядковый номер.
| Графа | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Графа 1 | Порядковый номер записи | 1‚ 2‚ 3… |
| Графа 2 | Дата заключения трудового договора и дата фактического допущения к работе (если они не совпадают) | «» (дата договора)‚ «» (дата допуска) |
| Графа 3 | Содержание записи: — Прием на работу‚ перевод‚ перемещение: «Принят(а) на работу»‚ «Переведен(а)». — Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. — Наименование организации (с указанием структурного подразделения‚ если оно есть). — Для совместителей: «Работал(а) совместитель». — Для работающих по договорам ГПХ: «Работал(а) по договору гражданско-правового характера». | «Принят(а) на работу инженером в отдел разработки ООО «ТехноПрогресс»» |
| Графа 4 | Основание для записи (номер и дата приказа‚ иного документа) | «Приказ № 45-к от » |
| Графа 5 | Подпись работника (обязательно!) | (Подпись) Иванов И.И. |
Запись об увольнении
В графе 3 указывается: «Уволен(а)» с указанием причины (пункта Трудового кодекса РФ) и основания (номер и дата приказа).
Пример: «Уволен(а) по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ). Приказ № 120-к от ».
Важно: Подпись работника в графе 5 при увольнении не ставится.
Вставка вкладышей
Вкладыши вставляются в трудовую книжку в случаях:
- Смены наименования организации (при реорганизации‚ изменении названия).
- При разделении‚ присоединении‚ слиянии организаций.
- Если в книжке не хватает свободных страниц для записей.
Порядок действий:
- Вставляется стандартный вкладыш‚ утвержденный Приказом № 320н.
- На вкладыше в графе 3 делается запись: «Вставлен вкладыш в связи с изменением наименования организации» (или иная причина).
- Указывается дата вставки и ставится подпись уполномоченного лица работодателя.
- Все последующие записи ведутся на вкладыше.
- На обороте вкладыша ставится отметка: «Следующая запись на вкладыше № …».
Хранение‚ возврат и выдача дубликата
- Хранение: Трудовые книжки работников‚ находящихся в отпуске‚ командировке или временно не выполняющих работу‚ хранятся у работодателя в отделе кадров в сейфе или ином защищенном от несанкционированного доступа месте.
- Возврат при увольнении: Трудовая книжка с внесенной записью об увольнении возвращается работнику под его подпись в журнале учета в день увольнения (или в день выдачи трудовой книжки‚ если она не была выдана ранее).
- Дубликат: Выдается в случае утраты трудовой книжки. Для этого работник должен:
- Написать заявление.
- Предоставить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (справки‚ выписки из приказов‚ трудовые договоры).
- Оплатить госпошлину (если требуется).
Дубликат оформляется по форме‚ установленной Приказом № 320н‚ с отметкой «Дубликат» на обложке. Все записи в дубликате переносятся из имеющихся документов. Подпись работника в дубликате не ставится.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того‚ работник вправе требовать восстановления своих нарушенных прав‚ а при утрате — бесплатного оформления дубликата.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России параллельно с бумажной ведется электронная трудовая книжка. Работодатель обязан:
- Передавать сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ (ПФР);
- По письменному заявлению работника выдать ему сведения о трудовой деятельности в бумажном виде (на специальном бланке) или предоставить доступ к ЭТК через портал Госуслуг.
Важно: Если работник не дал согласия на ведение ЭТК‚ работодатель обязан оформить ему традиционную бумажную трудовую книжку. При наличии согласия работника бумажная книжка может не выдаваться‚ но сведения о трудовой деятельности всё равно передаются в ПФР.
Оформление и учет трудовых книжек — это строго регламентированный процесс. Ключевые правила:
- Действует Приказ Минтруда № 320н (с ).
- Ведите журнал регистрации всех книжек.
- Заполняйте книжку разборчиво‚ без исправлений‚ на русском языке (с учетом региональных особенностей).
- Все записи должны быть обоснованы приказами и подписаны работником (кроме увольнения).
- При смене наименования организации вставляйте вкладыш.
- При увольнении возвращайте книжку в день ухода под подпись.
- Учитывайте возможность ведения электронной трудовой книжки.
Соблюдение этих правил защитит и работодателя от штрафов‚ и работника, от потери своих трудовых прав.