Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записей о приёме на работу и об увольнении имеет важное значение как для работника (пенсионные права, социальные гарантии), так и для работодателя (ответственность за нарушение трудового законодательства). В данной статье подробно рассмотрены порядок внесения записей, нормативные основания, типичные ошибки и образцы заполнения.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (трудовая книжка), ст. 80 (увольнение по собственному желанию), ст. 77 (увольнение по соглашению сторон), ст. 81 (увольнение по инициативе работодателя).
Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовых книжках» – порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
Постановление Правительства РФ от № 1155 – правила ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Запись о приёме на работу

Что должно быть указано

Согласно Приказу № 320н, в разделе «Сведения о работе» вносятся следующие данные:

Дата приёма на работу (число, месяц, год).
Наименование организации (полное, без сокращений).
Должность, профессия или специальность, на которую принят работник.
Вид трудового договора (срочный, бессрочный, на определённый вид работ и т.д.).
Основание приёма (приказ о приёме на работу – номер и дата).

Порядок внесения

Запись делается администрацией предприятия после издания приказа о приёме.
Срок – не позднее недельного срока с даты издания приказа (п. 2.3 Приказа № 320н).
Запись производится черной или синей пастой, разборчивым почерком.
В случае электронной трудовой книжки запись формируется в системе ЕФС‑1 и направляется в ПФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).

Образец записи о приёме

2026 г. 15 марта – принят на работу в ООО «СтройГрад» по должности инженер‑проектировщик (бессрочный трудовой договор) согласно приказу № 45 от .

Запись об увольнении

Основания увольнения, требующие отражения в трудовой книжке

Трудовая книжка фиксирует любой факт увольнения, независимо от основания. Особое внимание следует уделить случаям, когда работник указывает в заявлении причину, дающую ему льготы или преимущества (например, выход на пенсию, уход за ребёнком‑инвалидом, поступление в образовательное учреждение и т.п.). В таких ситуациях причина увольнения должна быть включена в запись.

Что указывается в записи об увольнении

Дата увольнения (день, месяц, год).
Формулировка основания увольнения с точной ссылкой на статью, часть, пункт ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию» – ст. 80 ТК РФ).
Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
При необходимости – дополнительная информация (выход на пенсию, переход на другую работу и т.д.).

Сроки внесения

При увольнении запись вносится в день увольнения (п. 2.3 Приказа № 320н).
При электронной трудовой книжке – не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).

Особенности записи об увольнении по собственному желанию

Если работник указывает в заявлении причину, предоставляющую льготы (например, «уход за ребёнком‑инвалидом до 18 лет»), то в трудовой книжке запись выглядит так:

2026 г. 20 апреля – уволен по собственному желанию в связи с уходом за ребёнком‑инвалидом (ст. 80 ТК РФ, ч. 1) согласно приказу № 78 от .

Если причина не указывается, достаточно стандартной формулировки:

2026 г. 20 апреля – уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) согласно приказу № 78 от .

Образцы записей об увольнении по различным основаниям

Увольнение по соглашению сторон:

2026 г. 10 мая – уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) согласно приказу № 102 от .

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата):

2026 г. 02 июня – уволен в связи с сокращением штата (ст. 81 ТК РФ, п. 2) согласно приказу № 134 от .

Увольнение в связи с выходом на пенсию:

2026 г. 15 июля – уволен в связи с выходом на страховую пенсию по старости (ст. 80 ТК РФ, ч. 1) согласно приказу № 158 от .

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Основные моменты:

Сведения о приёме и увольнении передаются в ПФР через систему ЕФС‑1.
Запись формируется автоматически на основе приказа (распоряжения) и доступна работнику в личном кабинете на портале «Госуслуги».
Ошибки в электронной записи исправляются путём подачи уточняющего сведения (корректирующего документа) в ПФР.
При переходе с бумажной на электронную форму необходимо сделать запись о переходе (например, «Перешёл на электронную трудовую книжку с »).

Типичные ошибки при заполнении и способы их избежать

Неправильная ссылка на норму ТК РФ. Проверяйте актуальный текст статьи, части, пункта перед внесением записи.
Отказ от указания причины увольнения, когда она предоставляет льготы. Всегда уточняйте у работника, указал ли он причину в заявлении.
Сокращение наименования организации. В трудовой книжке должно быть полное официальное наименование без аббревиатур.
Пропуск даты приказа. Дата и номер приказа обязательны – они подтверждают законность действия.
Несвоевременное внесение записи. Назначьте ответственного специалиста (кадровик, бухгалтер) и контролируйте соблюдение сроков.

Практический пример: оформление приёма и последующего увольнения

Приём: – принят на работу в ИП «Кузнецов А.В.» по должности менеджер по продажам (бессрочный договор) согласно приказу № 5 от .
Увольнение по собственному желанию с указанием причины: – уволен по собственному желанию в связи с поступлением в магистратуру (ст. 80 ТК РФ, ч. 1) согласно приказу № 42 от .

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись об увольнении позже дня увольнения?: Нет. Согласно п. 2.3 Приказа № 320н запись должна быть сделана в день увольнения. Задержка может повлечь административную ответственность.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?: Выдаётся дубликат на основании заявления работника и подтверждающих документов (трудовой договор, приказы, справки о стаже). Дубликат заполняется с учётом всех ранее внесённых записей.
Нужно ли указывать номер трудовой книжки в записи?: Номер трудовой книжки указывается только на ьном листе и при выдаче дубликата. В разделе «Сведения о работе» номер не прописывается.
Как оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку?: В разделе «Сведения о работе» делается запись вида: «Перешёл на электронную трудовую книжку с » (приказ о переходе № … от …).
Можно ли использовать сокращения в наименовании должностей?: Сокращения допустимы только если они общеприняты и не искажают суть должности (например, «директор», «бухгалтер»). Лучше писать полное наименование, чтобы избежать неоднозначности.

Правильное оформление записей о приёме и увольнении в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия соблюдения прав работников и законных интересов работодателя. Следуя нормативным актам Приказа № 320н, ТК РФ и Федерального закона № 27‑ФЗ, избегая типичных ошибок и используя приведённые образцы, специалисты кадровой службы смогут обеспечить корректное ведение трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.

Помните: каждая запись – это следствие конкретного кадрового действия, которое должно быть подкреплено приказом и внесено в установленные сроки. Аккуратность и внимательность к деталям – залог отсутствия споров и штрафов в будущем.