Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника․ В Украине её ведение регулируется Кодексом законов о труде Украины и нормативными актами Министерства социальной политики․ Правильное оформление и хранение трудовой книжки важно как для работодателя‚ так и для сотрудника‚ поскольку от неё зависят права на пенсию‚ пособия по безработице и другие социальные гарантии․

Нормативная база

• Кодекс законов о труде Украины (ст․ 33‑38) – основные положения о трудовой книжке․
• Приказ Министерства социальной политики № 5‑20 от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»․
• Постановление Кабинета Министров Украины № 1234 от «О переходе на электронную трудовую книжку»․

С 1 января 2021 г․ в Украине действует двойная система: бумажная и электронная трудовая книжка; Работодатель обязан вести обе формы‚ если работник не отказался от электронного варианта․

Что должно быть в трудовой книжке

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист – ФИО‚ дата рождения‚ место жительства‚ образование‚ профессия‚ специальность․
2. Сведения о работе – последовательная запись каждого места работы с указанием:
   • наименования организации;
   • должности;
   • периода работы (с по);
   • основания для приема‚ перевода‚ увольнения (приказ‚ договор и т․д․)․
3. Сведения о наградах и поощрениях (по желанию)․
4. Сведения о периодах обучения‚ военной службы‚ отпусков по уходу за ребёнком и др․

Все записи делаются черными чернилами (или печатным способом) и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации․

Порядок ведения при приеме на работу

Заполнение ьного листа

При первом трудоустройстве работник заполняет ьный лист под руководством кадровика․ Важно:

• Указать полное название учебного заведения и год окончания․
• При наличии нескольких профессий – указать основную (по трудовому договору)․

Первая запись о работе

После подписания трудового договора кадровик делает запись:

Принят на работу в ООО «Пример» на должность инженера‑программиста с г․ согласно приказу № 45 от г․

Запись заверяется подписью руководителя отдела кадров и печатью организации․

Электронная трудовая книжка

Если работник согласился на электронный формат‚ данные вносятся в единый государственный реестр Единый государственный реестр трудовой деятельности (ЕГРТД) через личный кабинет на портале «Дия»․ Работодатель обязан:

• Передать сведения о приеме в течение 5 рабочих дней․
• Подтвердить получение уведомления от работника о согласии на электронную форму․

Ведение записей о переводах‚ повышениях и изменениях условий труда

Каждое изменение‚ связанное с трудовой функцией‚ фиксируется отдельной записью:

• Перевод на другую должность (внутри той же организации):

Переведен с должности инженера‑программиста на должность старшего инженера‑программиста с г․ согласно приказу № 12 от г․

• Повышение по квалификации (например‚ после прохождения курсов):

Присвоен квалификационный разряд «Инженер‑программист 1‑й категории» с г․ согласно приказу № 23 от г․

• Изменение условий труда (например‚ переход на неполный рабочий день):

Переведен на неполный рабочий день (0‚5 ставки) с г․ согласно дополнительному соглашению к трудовому договору от г․

Все записи оформляются аналогично первой записи: указываются дата‚ основание (приказ‚ соглашение)‚ подпись и печать․

Оформление увольнения

При расторжении трудового договора делается запись об увольнении:

Уволен по собственному желанию с г․ согласно приказу № 78 от г․

Если увольнение происходит по инициативе работодателя‚ указывается соответствующее основание (например‚ сокращение штата‚ нарушение трудовой дисциплины и т․д․)․ После записи ставится подпись уполномоченного лица и печать‚ а также выдается справка о среднем заработке (при необходимости)․

Хранение и предоставление трудовой книжки

• Трудовая книжка хранится у работника․ Работодатель обязан выдать её на руки при увольнении или по требованию работника в течение трёх рабочих дней․
• Электронная трудовая книжка хранится в ЕГРТД и доступна работнику через его личный кабинет на портале «Дия»․ Работодатель не выдает бумажный экземпляр‚ если работник отказался от него․
• При утере или порче бумажной книжки работник может запросить дубликат у последнего работодателя‚ который обязан выдать его в течение 10 рабочих дней на основании заявления и справки о периоде работы․

Частые ошибки и как их избежать

Полезные советы для кадровых специалистов

1. Вести журнал регистрации трудовых книжек (номер‚ ФИО‚ дата выдачи‚ дата возврата)․ Это упрощает контроль за движением документов․
2. Периодически (раз в полгода) проводить сверку данных бумажной и электронной книжек с данными в кадровой системе․
3. Использовать шаблоны записей в внутренних инструкциях‚ чтобы минимизировать опечатки․
4. Обучать сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (например‚ переход на полностью электронный формат с 2027 г․)․
5. При переход работника на удалённую работу сохранять все приказы о переводе в электронном виде и дублировать их в трудовой книжке․

Ведение трудовой книжки – это не просто формальность‚ а важный элемент обеспечения социальной защиты работника․ Соблюдение установленных правил гарантирует корректный учёт стажа‚ своевременное начисление пенсий и пособий‚ а также защищает права обеих сторон трудового отношения․ В условиях постепенного перехода к электронному формату важно одновременно поддерживать актуальность бумажных документов (если они ещё используются) и обеспечивать корректную синхронизацию данных с государственными реестрами․

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете избежать типичных ошибок‚ минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность и надёжность ведения трудовых книжек в вашей организации․