Дата публикации:
Общие положения
Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовой стаж, сведения о заработной плате и социальных выплатах работника.
Её ведение и хранение регулируются совокупностью нормативных актов:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1, 67, 68);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями, внесёнными Постановлением Правительства РФ № 132 от );
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748);
- Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) и нормативные документы СФР (Социальный фонд России).
С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе СФР и может использоваться вместо бумажного варианта.
Выдача трудовой книжки
2.1 Кому и в какой форме выдаётся
- Трудовая книжка выдаётся каждому работнику, впервые заключающему трудовой договор, а также тем, кто переходит на работу после длительного перерыва (более 3 лет без официального трудоустройства).
- С 2021 г. работники могут выбрать форму ведения:
- бумажный вариант – традиционная трудовая книжка;
- электронный вариант – ЭТК, оформляемая через портал Госуслуги и СФР.
2.2 Процедура выдачи
При приёме на работу работодатель обязан:
- заполнить ьный лист (фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, гражданство, ИНН, СНИЛС);
- подписать и поставить печать организации (кадровая служба);
- внести запись о приёме в раздел «Трудовая деятельность» (дата начала, должность, основание приема).
Порядок ведения трудовой книжки
3.1 Основные разделы
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| ьный лист | Личные данные работника, сведения о работодателе. |
| Трудовая деятельность | Записи о приёме, переводах, повышениях, увольнении. |
| Вкладыш | Сведения о прохождении военной службы, обучении, стажировках и пр. |
| Записи о выплатах | Размеры заработной платы, премий, надбавок (по желанию работодателя). |
3.2 Как вносить записи
Записи вносятся только уполномоченными лицами (кадровый работник, руководитель подразделения) в порядке, установленном Приказом Минтруда № 320н:
- Печатью организации ставится подпись ответственного лица;
- Запись делается чернилами чёрного или синего цвета, без исправлений (исправления допускаются только штампом «исправление» и подписью ответственного лица);
- Дата записи указывается в формате «дд.мм.гггг».
3.3 Исправления и дополнения
В случае ошибки допускаются следующие действия:
- Ставится штамп «Исправление» в правом верхнем углу записи;
- Подписывается и ставится печать лица, вносящего исправление;
- Старая запись остаётся читаемой, но перечёркивается линией.
3.4 Дубликат трудовой книжки
Дубликат может быть выдан в случаях утраты, порчи или уничтожения оригинала. Порядок получения дубликата:
- Работник подаёт заявление в организацию, где была выдана оригинальная книжка;
- Работодатель проверяет отсутствие оригинала и оформляет акт о её утрате;
- Выпускается новый бланк, в который переносятся все записи из оригинала (при наличии копий или выписок из СФР).
Хранение трудовых книжек в организации
4.1 Обязанности работодателя
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:
- Обеспечить надёжное хранение книжек в специально отведённом помещении (сейф, шкаф с ограниченным доступом);
- Назначить ответственного за учёт и хранение (обычно это руководитель отдела кадров);
- Вести реестр учёта трудовых книжек (номер, ФИО, дата выдачи, место хранения);
- Соблюдать сроки хранения – минимум 5 лет после увольнения работника, а в случае наличия записей о пенсионных начислениях – до окончания пенсионного возраста.
4.2 Технические требования к помещению
Помещение должно отвечать требованиям:
- Защищённость от огня, влаги и механических повреждений;
- Контроль доступа (ключ, электронный замок);
- Наличие системы учёта выдачи/получения (журнал выдачи, электронный реестр).
4.3 Электронный учёт
Для упрощения контроля многие организации используют программные решения (1С:Зарплата и кадры, SAP HR, и др.), где фиксируются:
- Номер трудовой книжки;
- Дата выдачи и возврата;
- Состояние (активна, утеряна, в ремонте).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5.1 Что такое ЭТК
ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в базе данных СФР. Содержит те же сведения, что и бумажный документ, но в электронном виде.
5.2 Плюсы и минусы
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
5.3 Как оформить ЭТК
- Работодатель регистрируется в системе СФР и получает доступ к сервису «Электронная трудовая книжка»;
- При приёме на работу вводятся все обязательные сведения о работнике;
- Система автоматически формирует запись о начале трудовой деятельности и отправляет уведомление работнику на портал Госуслуг.
5.4 Переход с бумажного варианта на ЭТК
Работник может в любой момент потребовать перевод своей трудовой книжки в электронный формат. Для этого необходимо:
- Подать заявление работодателю;
- Предоставить оригинал бумажной книжки;
- Работодатель вносит сведения в СФР и получает подтверждение о создании ЭТК;
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг.
Ответственность за нарушение порядка
Нарушения могут повлечь за собой административную и уголовную ответственность:
- За несоблюдение сроков и порядка заполнения – штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- За умышленное искажение сведений – штраф до 200 000 рублей или лишение свободы до 2 лет (ч. 2 ст. 185.1 УК РФ);
- За утрату или порчу оригинала без надлежащего учёта – возмещение стоимости нового бланка и штраф.
Практические рекомендации работодателю
- Назначьте ответственного за учёт и хранение трудовых книжек (обычно – главный специалист отдела кадров).
- Создайте печатный реестр и/или электронную базу данных с полями: №, ФИО, Дата выдачи, Место хранения, Статус.
- Обеспечьте физическую защиту (сейф, шкаф с ограниченным доступом) и регулярные проверки (ежеквартальный аудит).
- Внедрите политику перехода на ЭТК – обучите персонал, подготовьте инструкцию, протестируйте интеграцию с СФР.
- Сохраняйте копии всех записей (скан-копии) в архиве организации в течение 5 лет после увольнения.
- Регулярно проверяйте соответствие записей в бумажных книжках данным в СФР (ежегодный сверочный контроль).
Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий трудовую историю гражданина. Правильный порядок её ведения и хранения гарантирует:
- Защиту прав работника при расчёте пенсии и социальных выплат;
- Соблюдение требований законодательства работодателем;
- Упрощение кадрового администрирования за счёт цифровизации (ЭТК).
Соблюдая указанные правила и используя современные электронные решения, организации снижают риск штрафов, повышают прозрачность кадрового учёта и создают удобные условия для своих сотрудников.
Источник: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 (2003), Приказ Минтруда РФ № 320н (2021), ЕИСОТ, СФР, нормативные материалы КонсультантПлюс.