Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника. Правильное оформление записей в трудовой книжке обязано соблюдаться всеми работодателями, а также самим сотрудником, поскольку от этого зависят его пенсионные права, выплаты при увольнении и многие другие социальные гарантии.

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 62, 63, 67 и др.
• Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы трудовой книжки, образцов записей в ней и порядка их заполнения».
• Приказ Минтруда России от № 123н «Об внесении изменений в форму трудовой книжки и образцы записей» (действует с ).
• Федеральный закон от № 123‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (появление электронного формата).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. Вводный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, образование).
2. Раздел «Записи о трудовой деятельности» – основной блок, где фиксируются все изменения в трудовых отношениях.
3. Раздел «Записи о повышении квалификации» – курсы, аттестации, профессиональная переподготовка.
4. Раздел «Записи о военной службе» (при наличии).
5. Раздел «Записи о пенсии» – сведения о начисленном страховом стаже.

Порядок внесения записей

Основные принципы

• Запись вносится в хронологическом порядке – от начала трудовой деятельности к её окончанию.
• Запись делается черными чернилами (или электронным способом в случае ЭТК) и разборчиво.
• Заполняются все обязательные поля (дата, название организации, должность, основание и т.д.).
• Работодатель обязан оформить запись в течение трёх рабочих дней после возникновения события.

Образцы типовых записей

Виды записей

• Приём на работу – указывается дата, полное наименование работодателя, ИНН/ОГРН, должность, основание (трудовой договор, приказ).
• Перевод, перевод в другую структуру – отдельная запись, в которой указывается прежняя и новая должность, дата перевода, приказ.
• Повышение квалификации, обучение – запись в отдельный раздел: название курса, учебное заведение, дата завершения, полученный документ.
• Отпуск без сохранения заработной платы, командировка – в отдельный раздел «Отпуск», если это предусмотрено локальными нормативными актами.
• Увольнение, расторжение договора – указывается основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя) и ссылка на приказ/заявление.
• Восстановление в должности – запись о повторном приёме, с указанием даты восстановления и основания.

Корректировка ошибок

Как оформить исправление

Если в трудовую книжку внесена неверная запись, необходимо выполнить исправительную запись в соответствии с пунктом 5 Правил заполнения трудовой книжки (Приказ Минтруда № 102н).

1. В той же строке, где допущена ошибка, ставится чёрточка (не стирается запись).
2. Под ошибочной записью делается новая строка с пометкой «Исправление».
3. Указываются: дата исправления, правильные данные, ссылка на документ‑основание, подпись работодателя и печать.

Пример:

 ООО «СтройИнвест» Слесарь Приём по договору № 5 от 
— (чёрточка)
 ООО «СтройИнвест» Слесарь‑сборщик Приём по договору № 5 от 
(Исправление) Петров П.П., печать

Ошибки, которые нельзя исправлять

• Записи, сделанные без подписи и печати работодателя – их следует удалить и оформить заново.
• Записи о периодах, когда работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, если такие периоды не отражаются в законодательстве – запись считается недействительной и должна быть удалена.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года в России вводится электронный формат трудовой книжки. Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся через единую государственную информационную систему (Госуслуги, портал «Мой профиль»).
• Подтверждение записи происходит с помощью ЭЦП работодателя.
• Работник получает доступ к своей книжке в любой момент через мобильное приложение.
• Корректировка ошибок производится аналогично бумажному варианту, но через запрос в системе и подтверждение работодателем.

Плюсы ЭТК

1. Отсутствие риска потери или порчи документа.
2. Автоматическое уведомление работника о новых записях.
3. Упрощённый процесс проверки стажа для пенсионного фонда;

Как перейти на электронный формат

Работодатель подаёт заявление в Пенсионный фонд РФ, указывая ИНН организации и количество сотрудников, желающих перейти. После одобрения каждому сотруднику присваивается уникальный идентификатор, а в системе создаётся электронный профиль.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить запись о переводе после увольнения?

Если запись о переводе была пропущена, а увольнение уже оформлено, необходимо:

1. Составить дополнительный приказ «О восстановлении в должности и переводе» с указанием даты перевода.
2. Внести в трудовую книжку запись о переводе до записи об увольнении, указав правильную последовательность дат.
3. Если запись об увольнении уже стоит, оформить исправление (см. раздел 4) и добавить недостающую запись.

Что делать, если в трудовой книжке три неверные записи под одним номером?

Для каждой неверной записи следует выполнить отдельную исправительную запись, указав:

• Дата исправления;
• Корректные данные;
• Ссылка на документ‑основание (приказ, договор);
• Подпись и печать работодателя.

Если ошибки затрагивают одну и ту же строку, лучше удалить её полностью (через черточку) и оформить новую корректную запись.

Нужно ли вносить запись о прохождении курсов повышения квалификации?

Да. По статье 63 ТК РФ и Приказу Минтруда № 102н запись о повышении квалификации обязана быть внесена в отдельный раздел «Записи о повышении квалификации». Указывается название курса, учебное заведение, даты начала и окончания, полученный документ.

Можно ли использовать копию трудовой книжки в качестве оригинала?

Копия может использоваться только в случае утраты оригинала и после получения выписки из трудовой книжки в органах Пенсионного фонда. Оригинал остаётся официальным документом.

Практические рекомендации работодателю

• Создайте шаблоны всех типовых записей (приём, перевод, увольнение) и храните их в электронном виде.
• Назначьте ответственного за контроль заполнения трудовых книжек (например, специалист отдела кадров).
• Проводите регулярный аудит (раз в квартал) – проверяйте соответствие записей реальным трудовым отношениям.
• Обучайте персонал отдела кадров актуальным изменениям в законодательстве (новые формы, электронный формат).
• При переходе на ЭТК убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к личному кабинету и они прошли инструктаж.

Трудовая книжка – ключевой документ, от правильности её заполнения зависит не только пенсионный стаж работника, но и его социальные гарантии. Соблюдение установленных правил, своевременное внесение записей, корректное исправление ошибок и переход на электронный формат позволяют минимизировать риски как для работодателя, так и для сотрудника.

Помните: каждый пункт записи должен быть проверен дважды, а любые изменения – документально подтверждены приказом или договором. При соблюдении этих простых правил трудовая книжка будет служить надёжным подтверждением профессионального пути работника.