Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Записи в неё вносятся строго в соответствии с нормативными актами, а основанием для внесения служит трудовой договор и соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Ниже подробно рассмотрен порядок, сроки и особенности внесения записей в трудовую книжку.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – определяет общие правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
- Статья 66 ТК РФ – регламентирует содержание трудовой книжки и порядок внесения в неё сведений.
- Приказ Минтруда России № 320н (с изменениями и дополнениями) – содержит образцы заполнения и инструкцию по оформлению записей.
- Письма и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс, Гарант.Ру – практические рекомендации по конкретным ситуациям (мобилизация, срочный договор, совместительство и др.).
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку делается на основании:
- Трудового договора (с указанием даты начала работы, должности, структурного подразделения).
- Приказа (распоряжения) о приёме на работу, переводе, увольнении или ином изменении трудового отношения.
- Иных документов, подтверждающих факт трудовой деятельности (например, решения суда о восстановлении на работе).
Порядок внесения записи о приёме на работу
Согласно пункту 1 части 1 статьи 66 ТК РФ и разъяснениям Роструда, запись о приёме на работу вносится:
- В графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
- С указанием даты приёма (должна совпадать с датой, указанной в трудовом договоре).
- С указанием должности, структурного подразделения и вида работы.
- Ссылка на основание документа – номер и дата приказа о приёме на работу.
Срок внесения записи – не позднее недельного срока со дня издания приказа (часть 1 статьи 66 ТК РФ, разъяснение КонсультантПлюс). Если запись сделана позже, работодатель обязан оформить исправление в соответствии с установленной процедурой.
Особенности внесения записей для отдельных категорий работников
Мобилизованные работники
Согласно информации Гарант.Ру, нормативные акты не предусматривают внесения в трудовую книжку сведений о приостановлении или возобновлении действия трудового договора в связи с мобилизацией. Поэтому запись о приостановлении/возобновлении не делается; трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке, а фактическое исполнение трудового договора подтверждается иными документами (приказ о мобилизации, справка из военкомата).
Срочный трудовой договор
Пояснения КонсультантПлюс указывают, что при срочном трудовом договоре запись о приёме на работу вносится по общим правилам. Срок действия договора в трудовой книжке не фиксируется; достаточно указать дату приёма и должность. При увольнении по истечении срока срочного договора запись делается на основании пункта 5.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки (или аналогичного локального нормативного акта) с формулировкой «Уволен по истечении срока трудового договора».
Совместительство и основное место работы
Если работа по совместительству становится основным местом работы (например, работник уволился с предыдущего места и продолжает работать только по совместительству), запись о такой работе вносится в трудовую книжку как основное место трудовой деятельности. Основание – трудовой договор о совместительстве и приказ о переводе на основную работу.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, однако в некоторых ситуациях (например, отсутствие согласия работника на ведение ЭТК) допускается ведение бумажной версии. Правила внесения записей в ЭТК аналогичны бумажным, но оформление производится в информационной системе «Союз».
Исправления и дубликат трудовой книжки
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверно указанная фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, специальность и т.д.), исправление вносится работодателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих правильные данные (паспорт, свидетельство о рождении, браке и др.).
При утере или порче трудовой книжки выдаётся дубликат. Дубликат оформляеться на основании справки о трудовой деятельности, выданной предыдущим работодателем, и содержит все записи, сделанные в оригинале до момента утери.
Практический пример записи о приёме на работу
Раздел «Сведения о работе» Последовательный номер: 1 Дата приёма на работу: Должность: инженер-программист Подразделение: отдел разработки программного обеспечения Основание: приказ № 45 от «О приёме на работу»
Запись оформляется чётким печатным текстом, без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г.», «ул.»). Дата указывается в формате «дд.мм.гггг».
Внесение записи в трудовую книжку на основании трудового договора – обязательная процедура, регулируемая чёткими нормативными актами. Соблюдение установленных сроков (не более недели с момента издания приказа) и правильное оформление данных позволяют избежать споров с работниками и контролирующими органами. Особое внимание следует уделять категориям работников, для которых существуют разъяснения (мобилизованные, срочный договор, совместительство), а также своевременно вносить исправления и выдавать дубликаты при необходимости.