Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Какие сведения вносятся
3. Порядок внесения записей
4. Хронологический порядок и сроки
5. Исправления‚ удаление и вкладыши
6. Электронная трудовая книжка vs бумажная
7. Ответственность работодателя и права работника
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. С 2021 года в России большинство новых сотрудников получают электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ однако правила оформления записей в ней полностью совпадают с требованиями к бумажному варианту.

В статье подробно рассмотрим‚ какие сведения обязаны вноситься‚ в какие сроки‚ какие документы являются основанием‚ а также разберём порядок исправления ошибок и особенности электронного формата.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие ведение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках»;
• Постановление Правительства РФ № 320н от  г. «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № РМ‑КТ-01/2021 от  г. «Об переходе на электронный формат трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № РМ‑КТ-02/2022 «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных записей».

Согласно ч. 8 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ работодатели не обязаны выдавать бумажную трудовую книжку сотрудникам‚ принявшим на работу впервые. Титульный лист и вкладыши оформляются только при выдаче дубликата или при необходимости внесения дополнительных сведений.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

Сведения о работнике (титульный лист)

Заполняются единожды (при выдаче дубликата или при первой записи в электронный реестр):

• Фамилия‚ имя‚ отчество (именительный падеж);
• Дата и место рождения;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности);
• СНИЛС;
• Образование (наименование учебного заведения‚ год окончания‚ специальность);
• Воинское звание (при наличии).

Сведения о работе (раздел «Сведения о работе»)

Каждая запись делается в отдельной строке и включает:

1. Дата приема на работу;
2. Наименование организации‑работодателя (полное официальное название);
3. Трудовой договор (номер‚ дата заключения);
4. Должность‚ разряд‚ категория (при необходимости);
5. Основание для приема (например‚ приказ № … от …);
6. Дата перевода‚ повышения‚ изменения должности (при соответствующих приказах);
7. Дата увольнения и основание прекращения трудового договора (приказ‚ соглашение‚ расторжение по инициативе работника и т.п.).

Сведения о награждении (раздел «Сведения о награждении»)

Вносятся только в случае официального награждения за трудовые достижения:

• Наименование награды (грамота‚ медаль‚ премия и т.д.);
• Дата вручения;
• Орган‚ присвоивший награду.

Сведения о совместительстве и подработке

Запись о работе по совместительству делается по месту основной работы‚ если работник дал письменное согласие и предоставил соответствующий приказ.

Вкладыши и дубликаты

При необходимости (потеря‚ порча‚ изменение фамилии) выдаётся дубликат трудовой книжки. Титульный лист и все записи переносятся в новый документ‚ а в оригинале делается отметка «выдан дубликат».

Порядок внесения записей

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) обязана вносить работодатель – лицо‚ уполномоченное (обычно главный бухгалтер‚ специалист отдела кадров или руководитель подразделения).

Какие документы являются основанием?

Технический порядок

1. Подготовить оригиналы (или сканы) документов‑оснований.
2. Заполнить соответствующую форму (бумажную – запись от руки‚ электронную – через портал Госуслуги или специализированную систему работодателя).
3. Убедиться‚ что запись сделана в хронологическом порядке (по дате события).
4. Подписать запись (в бумажном виде) и поставить печать организации.
5. Внести запись в электронную систему не позднее 5 дней со дня издания приказа (п. 9 Порядка 320н).
6. Сохранить копию приказа в личном деле работника.

Хронологический порядок и сроки

Записи в трудовую книжку обязаны вноситься строго в хронологическом порядке; Нарушение порядка может привести к признанию записи недействительной.

• Первичная запись о приёме – самая первая в разделе «Сведения о работе».
• Все последующие изменения (переводы‚ повышения‚ отпуска без сохранения должности) идут после предыдущей записи.
• Запись об увольнении – последняя в разделе.
• Записи о награждении размещаются в отдельном разделе и идут в порядке даты вручения.

Сроки внесения:

• Для бумажных книжек – в течение 5 дней со дня издания приказа.
• Для электронных книжек – в течение 5 дней после загрузки приказа в систему (время считается с момента подтверждения загрузки).

Исправления‚ удаление и вкладыши

Когда допускается исправление?

Запись может быть изменена только при наличии документального подтверждения (например‚ приказ о переводе‚ приказ об отмене предыдущего приказа). В бумажной книжке исправление оформляется следующим образом:

1. Ставится черта через ошибочную запись (не стирается‚ а перечёркивается).
   Пример: « – Приём на работу‚ ООО «Ромашка»‚ инженер‑технолог» → « – Приём…»
2. Рядом пишется правильная запись‚ указывается дата исправления и подпись ответственного лица.
3. Запись заверяется печатью и подписью руководителя.

Электронный формат

В ЭТК исправление происходит автоматически: в системе создаётся новая запись‚ а старую помечают как «отменённую» с указанием причины и ссылки на документ‑основание.

Вкладыши

Вкладыши (дополнительные листы) используются в случае‚ когда основной лист заполнен полностью. В электронном виде вкладыши не требуются – система автоматически расширяет таблицу.

Электронная трудовая книжка vs бумажная

С 2021 года большинство новых работников получают ЭТК‚ однако закон допускает использование бумажных книжек‚ если работник требует их вручения.

Ответственность работодателя и права работника

Ответственность работодателя

• За несвоевременное внесение записей – штраф от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• За искажение сведений – административная ответственность и возможное уголовное преследование (ст. 285.1 УК РФ).
• За отказ в выдаче дубликата – штраф до 50 000 рублей.

Права работника

• Требовать внесения записи в течение 5 дней после издания приказа;
• Проверять правильность и полноту сведений в своей трудовой книжке;
• Обращаться в инспекцию по труду‚ если работодатель отказывается вносить запись;
• Получать копию всех документов‑оснований‚ использованных при оформлении.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Нарушение хронологии. Проверяйте даты перед внесением; в случае пропуска записи обратитесь к работодателю с требованием «внести пропущенную запись».
2. Отсутствие подписи/печати. В электронном виде подпись заменяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).
3. Неправильный падеж ФИО. ФИО указывается в именительном падеже (Иванов Иван Иванович)‚ а не в родительном.
4. Ошибки в датах. Дата рождения и даты событий пишутся двухзначными цифрами .
5. Отсутствие основания. Никогда не вносите запись без приказа или другого официального документа.
6. Неоформленные совместительства. Совместительство должно быть оформлено отдельным приказом и согласовано с работодателем.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заполнять трудовую книжку‚ если я получил электронный реестр?

Нет. При наличии ЭТК запись в бумажную книжку не требуется‚ однако работник имеет право потребовать её выдачу.

Как оформить запись о переводе на другую работу в той же организации?

Необходимо приказ о переводе‚ в котором указаны дата перевода‚ новая должность и основание. Запись делается в раздел «Сведения о работе» после последней записи о текущей должности.

Можно ли записать в трудовую книжку сведения о стажировке?

Только если стажировка оформлена трудовым договором и имеет оплату. В противном случае такие сведения фиксируются в отдельном документе‚ но не в трудовой книжке.

Что делать‚ если в книжке допущена ошибка‚ но я уже уволился?

Обратитесь в отдел кадров последнего работодателя с запросом исправления. Если работодатель отказывается‚ подайте жалобу в инспекцию по труду.

Как получить дубликат трудовой книжки?

Подайте заявление в организацию‚ где была выдана первая книжка‚ приложив паспорт и заявление о выдаче дубликата. При необходимости – заявление в органы ФС.

Ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений‚ отражающий профессиональный путь работника и защищающий его права. С 2021 года большинство новых записей происходит в электронном формате‚ что упрощает процесс и снижает риск потери документов; Тем не менее‚ правила оформления‚ сроки и требования к документальному основанию остаются неизменными.

Работодателям следует строго соблюдать хронологический порядок‚ своевременно вносить записи и контролировать их правильность. Работникам рекомендуется регулярно проверять свои записи и при обнаружении ошибок требовать их исправления.

Точное соблюдение нормативных требований гарантирует‚ что трудовая книжка будет являться надёжным доказательством трудового стажа‚ а также позволит избежать штрафов и конфликтов в будущем.

Автор статьи – юридический консультант‚ специализирующийся на трудовом праве. Информация актуальна на 21 мая 2026 года.