Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. При обращении в Пенсионный фонд России (ПФР) она используется для расчёта страхового стажа, назначения пенсии и иных социальных выплат. Ниже подробно описана процедура выдачи трудовой книжки работнику по его заявлению, а также особенности работы с электронными трудовыми книжками.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 66.1 – работник имеет право требовать от работодателя выдачу трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
  • Статья 62 ТК РФ – порядок ведения трудовой книжки.
  • Статья 84.1 ТК РФ – порядок выдачи трудовой книжки при прекращении трудовых отношений.
• Постановление Правительства РФ от № 1595 – о введении в действие электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 1061н – формы заявлений работников о выдаче трудовой книжки.

Когда работник может потребовать трудовую книжку?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право получить трудовую книжку в следующих случаях:

1. Необходимо предоставить её в ПФР для подтверждения страхового стажа (назначение пенсии, проверка стажа, получение социальных выплат).
2. При увольнении (по инициативе работника или работодателя) – в течение трех рабочих дней после подписания приказа об увольнении.
3. При переводе в другую организацию, если новая организация не ведёт электронную трудовую книжку.
4. По желанию работника в любой момент, если он планирует использовать книжку в иных целях (например, для получения визы, участия в государственных программах и т.п.).

Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник оформляет письменное заявление. Образец заявления (по Приказу Минтруда № 1061н) выглядит так:

Заявление
«_____» __________ 20__ г.

Я, ___________ (Ф.И.О.), занимающий(ая) должность ___________, прошу выдать мне трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации с целью подтверждения страхового стажа.

Причина: ________________________________

Подпись ___________ ____________

Заявление подписывается работником и передаётся в отдел кадров.

Шаг 2. Проверка наличия и состояния трудовой книжки

• Убедиться, что книжка находится в наличии у работодателя.
• Проверить, нет ли в ней записей, требующих исправления (ошибки в датах, названиях организаций, должностях).
• Если книжка повреждена, оформить акт о её утрате/повреждении и выдать замену (см. ст. 62 ТК РФ).

Шаг 3. Оформление приказа руководителя

Руководитель организации издаёт приказ (или служебную записку) о выдаче трудовой книжки. Пример формулировки:

Приказ № ___
«_____» __________ 20__ г.

О выдаче трудовой книжки

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, прошу выдать трудовую книжку работнику ___________ (Ф.И.О., должность) для предоставления в Пенсионный фонд РФ.

Ответственный за выдачу: ___________ (Ф.И.О., должность).
Подпись ___________ ____________

Шаг 4. Выдача книжки работнику

1. Сотрудник отдела кадров вручает книжку работнику.
2. Работник подписывает акт приёма‑передачи трудовой книжки (в документе указываются дата, Ф.И.О. получателя, подпись).
3. Копия акта хранится в личном деле работника;

Шаг 5. Регистрация в Пенсионном фонде (по желанию работника)

Работник может самостоятельно подать заявление в ПФР о проверке и уточнении страхового стажа. Для этого понадобится:

• Трудовая книжка (оригинал).
• Паспорт.
• Справка о доходах (если требуется).
• Заполненное заявление (форма ПФР‑1).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2022 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. При этом:

• Работодатель обязан вести ЭТК, если работник дал согласие на её использование.
• ЭТК хранится в системе «Госуслуги» и доступна работнику через личный кабинет.
• При необходимости предоставить сведения в ПФР работник может выслать электронный запрос из личного кабинета, либо распечатать выписку из ЭТК.

Как перевести работника с бумажной книжки на ЭТК?

1. Получить письменное согласие работника (форма согласия прилагается к Приказу Минтруда № 1061н).
2. Внести сведения о трудовом стаже в ЭТК через систему «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД).
3. Сформировать и отправить работнику уведомление о переводе, указав логин и пароль для доступа к ЭТК.
4. Сохранить копию уведомления и согласия в личном деле.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

1. Работник подаёт заявление о потере/повреждении трудовой книжки.
2. Работодатель оформляет акт утраты и выдает замену (новую книжку) в течение 3 рабочих дней.
3. В новой книжке делаются записи о всех предыдущих местах работы на основании выписок из ПФР и справок от прежних работодателей.
4. При необходимости работник может обратиться в ПФР за выпиской о трудовом стаже, которая будет приложена к новой книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сколько времени у работодателя есть на выдачу трудовой книжки?

Три рабочих дня со дня подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ). Если срок не соблюдён, работник имеет право обратиться в инспекцию по труду.

Вопрос: Можно ли отдать трудовую книжку в электронном виде?

Да, если у работника есть согласие на использование ЭТК; В этом случае работник получает доступ к своей книжке через портал «Госуслуги» и может распечатать выписку для ПФР.

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Работник и работодатель совместно оформляют акт исправления записей (подписывают обе стороны). После исправления запись вносится в книжку заново.

Вопрос: Нужно ли подтверждать выдачу трудовой книжки документально?

Да. Оформляется акт приёма‑передачи, а также приказ руководителя о выдаче. Копии этих документов хранятся в личном деле работника.

Примерный шаблон полного пакета документов

Выдача трудовой книжки работнику для предоставления в Пенсионный фонд – процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов; Ключевые моменты:

• Работник имеет право получить книжку в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
• Необходимо оформить заявление работника, приказ руководителя и акт приёма‑передачи.
• При наличии согласия можно использовать электронную трудовую книжку, что упрощает процесс предоставления данных в ПФР.
• В случае утери или повреждения книжки следует оформить замену и восполнить записи на основании выписок из ПФР.

Соблюдая указанные правила, работодатель обеспечивает законность действий, а работник получает необходимый документ для расчёта пенсионных прав.

Дата публикации: