Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Работодатель обязан вести ее на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это основное место работы. При этом выдача трудовой книжки строго регламентирована законодательством, и любое нарушение порядка может привести к серьезным штрафам и судебным искам.
Нормативная база
Порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ);
- Внутренними локальными нормативными актами организации (Инструкции по кадровому делопроизводству);
- Законодательством РФ о персональных данных.
Основания для выдачи трудовой книжки
В большинстве случаев трудовая книжка выдается на руки работнику в день прекращения трудового договора (увольнения). Однако существуют и другие ситуации:
- Увольнение работника (по собственному желанию, соглашению сторон, инициативе работодателя и т.д.).
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — сотрудник имеет право запросить бумажную книжку на хранение.
- Временная выдача — для предоставления в Пенсионный фонд РФ или другие государственные органы (по заявлению работника).
Порядок выдачи при увольнении
Самый частый и важный процесс — это выдача документа в день расторжения трудового договора. Пошаговый порядок выглядит следующим образом:
Шаг 1: Заявление работника
Если сотрудник увольняется по собственному желанию, он обязан предупредить об этом не позднее чем за две недели. В последний рабочий день работодатель обязан подготовить все документы.
Шаг 2: Внесение записей
Кадровый специалист или руководитель вносит в трудовую книжку запись об увольнении с указанием статьи, пункта и части ТК РФ, а также реквизитов приказа об увольнении. Все записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника.
Шаг 3: Выдача в день увольнения
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести окончательный расчет.
Шаг 4: Подтверждение получения
Факт выдачи документа должен быть строго задокументирован. Сотрудник обязан расписаться:
- В личной карточке формы Т-2;
- В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Что делать, если работник не явился за документом?
Часто возникают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, заболел или просто не пришел). В таком случае работодатель обязан действовать так:
- Отправить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- По письменному заявлению работника (отправленному почтой или переданным иным способом), трудовая книжка может быть выслана по почте.
Ответственность за задержку выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное правонарушение. Если работодатель не выдал документ в срок, он несет материальную ответственность.
В соответствии с законодательством, при задержке выдачи трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки. Датой увольнения в таком случае будет считаться день фактической выдачи трудовой книжки, и об этом издается новый приказ с аннулированием предыдущего.
Граждане регулярно обращаются в суды с исками к бывшим работодателям о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки, и суды, как правило, встают на сторону работников. Кроме того, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Выдача трудовой книжки по доверенности
Если уволенный работник не может забрать документ лично, за него это может сделать доверенное лицо. Для этого необходимы:
- Нотариально заверенная доверенность, в которой прямо указано право на получение трудовой книжки;
- Паспорт доверенного лица.
Кадровик обязан внести запись в книгу учета движения трудовых книжек, указав данные доверенного лица и реквизиты доверенности.
Выдача трудовой книжки — это юридически значимое действие, требующее от работодателя внимательности и строгого соблюдения сроков. Главное правило: никогда не задерживайте трудовую книжку уволенного сотрудника. Если он не явился, немедленно отправьте уведомление почтой — это защитит компанию от судебных исков и финансовых потерь.