Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Согласно статье 66 ТК РФ, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Для любого работодателя соблюдение этих норм является строгой обязанностью, так как законодательство о труде предусматривает серьезную ответственность за нарушение правил выдачи трудовых книжек.
В данной статье мы подробно разберем порядок выдачи трудовой книжки, сроки, актуальные требования 2026 года, а также наиболее частые проблемные ситуации, с которыми сталкиваются кадровики.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Самый частый повод для выдачи трудовой книжки на руки — это увольнение работника (прекращение трудового договора). Согласно действующему законодательству, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с уже внесенной в нее записью об увольнении.
Сроки и особенности
- День увольнения: Именно в этот день работник должен получить документ на руки.
- Увольнение с последующим отпуском: Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то трудовую книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском. В этот же день выдаются справки и сведения о трудовой деятельности (в т.ч. по электронно-цифровой форме, если работник отказался от бумажной трудовой).
- Ознакомление с записями: При выдаче трудовой книжки работник должен быть ознакомлен со всеми внесенными записями под роспись в личной карточке Т-2 и в самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе).
Территориальная разобщенность подразделений
Как быть, если организация имеет филиалы или структурные подразделения в других городах? Инструкцией №69 предусмотрено специальное правило: если структурные подразделения территориально разобщены, ознакомление с записями можно проводить в заочном порядке. Для этого работодателю необходимо выслать владельцам книжек соответствующие извещения, а факт ознакомления отметить в личной карточке Т-2.
Выдача трудовой книжки по запросу работника (при действующем трудовом договоре)
В некоторых случаях сотруднику может потребоваться оригинал трудовой книжки на руки без увольнения (например, для оформления кредита или пенсии). В этом случае действует строгий регламент:
- Письменное заявление: Работник обязан написать заявление. В нем он должен обязательно указать цель получения трудовой книжки (письмо Роструда от ПГ/25181-6-1).
- Внесение записи в книгу учета: В книге учета движения трудовых книжек в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о выдаче трудовой книжки».
- Возврат: Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней с момента ее получения, а также предоставить расписку о получении документа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и выдача дубликатов
С учетом перехода на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронные трудовые книжки), правила выдачи документов также претерпели изменения:
- Если работник изъявил желание вести трудовую книжку только в электронном виде и отказался от бумажной, выдача дубликата бумажной трудовой книжки не производится (работодатель просто выдает сведения о трудовой деятельности).
- При увольнении сотрудника, перешедшего на ЭТК, справку со сведениями о трудовой деятельности выдают в последний рабочий день.
- Порядок оформления дубликата трудовой книжки также регулярно обновляется (в частности, изменения вступили в силу с 1 января 2024 года).
Проблемные и спорные ситуации
Задержка выдачи трудовой книжки
При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя, работодатель несет материальную ответственность. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки на руки, а работнику должен быть оплачен период вынужденного прогула.
Смена фамилии после увольнения
Распространенная ситуация: в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работы работница вышла замуж и сменила фамилию. В этом случае прежний работодатель не вносит изменения в трудовую книжку. Смена фамилии на ьном листе подтверждается свидетельством ЗАГС, а изменения вносит новый работодатель при приеме на работу.
Получение трудовой книжки по доверенности
Если уволенный работник не может лично забрать документ, трудовую книжку можно выдать представителю. Для этого в доверенности должно быть прямо указано право на получение от его имени трудовой книжки. Доверенность должна быть оформлена по всем правилам нотариального заверения.
Ответственность работодателя
Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Это означает, что за нарушение сроков выдачи, неправильное заполнение или утрату трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ), а в некоторых случаях — и к материальной ответственности перед работником.
Выдача трудовых книжек — процесс, требующий от кадровых служб максимального внимания и строгого соблюдения актуальных норм (Минтруд регулярно изменяет правила ведения, исключая избыточные требования и устаревшие сведения). Главное правило для работодателя: выдавать документ строго в последний рабочий день (или по письменному заявлению с обязательным указанием цели), а также не забывать про актуальные правила ведения электронных трудовых книжек и выдачи соответствующих справок.