Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Заполнение её осуществляется в строгом соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и иными федеральными законами. Ниже представлен подробный обзор правил, образцов и примеров внесения записей в трудовую книжку для самых типичных ситуаций: приёма на работу, перевода, увольнения, награждения и восстановления.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности по письменному заявлению работника.
• Статья 77 ТК РФ – основания прекращения трудового договора (увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и др.).
• Статья 83 ТК РФ – прекращение трудового договора по инициативе работника (увольнение по собственному желанию).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – уточняет формулировки записей и порядок их внесения.

Все записи в трудовой книжке должны содержать:

1. Дата события (день, месяц, год).
2. Наименование документа, на основании которого внесена запись (например, приказ о приёме, приказ об увольнении).
3. Текст записи, точно соответствующий формулировкам ТК РФ или иного федерального закона, с указанием статьи, части, пункта.
4. Подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации (при наличии).

Запись о приёме на работу

Согласно пункту 1 статьи 66 ТК РФ, запись о приёме на работу делается в день поступления сотрудника на работу;

Пример записи

2026‑05‑21 – принят на работу в качестве инженера‑конструктора согласно приказу № 123 от .


Ссылка на норму: ст. 66 ТК РФ (часть 1).

Запись о переводе на другую постоянную работу (внутренний перевод)
Перевод оформляется приказом о переводе. Запись вносится в день вступления в силу приказа.
2026‑04‑15 – переведён на должность старшего инженера‑конструктора в отдел новых разработок согласно приказу № 45 от .


Ссылка на норму: ст. 66 ТК РФ (часть 2).

Запись об увольнении
Увольнение – одно из самых ответственных действий. Текст записи должен точно соответствовать формулировкам ТК РФ (или иного федерального закона) и содержать ссылку на соответствующую статью, часть, пункт.
Увольнение по собственному желанию
2026‑03‑27 – уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ.


Ссылка на норму: ст. 77 ТК РФ, п. 3.
Увольнение по соглашению сторон
2026‑02‑10 – уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ.


Ссылка на норму: ст. 77 ТК РФ, п. 1.
Увольнение по инициативе работодателя (например, за нарушение трудовой дисциплины)
2026‑01‑05 – уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины, пункт 6 статьи 81 ТК РФ.


Ссылка на норму: ст. 81 ТК РФ, п. 6.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
2025‑12‑31 – уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, пункт 8 статьи 77 ТК РФ.


Ссылка на норму: ст. 77 ТК РФ, п. 8.

Запись о награждении и поощрении
Награждения (благодарности, грамоты, премии) также фиксируются в трудовой книжке. Формулировка должна содержать ссылку на соответствующий внутренний нормативный акт организации и, при необходимости, на статью ТК РФ, регулирующую поощрения (ст. 191 ТК РФ).
Пример записи о объявлении благодарности
2026‑05‑10 – объявлена благодарность за высокие показатели в выполнении квартального плана согласно приказу № 78 от .


Ссылка на норму: ст. 191 ТК РФ (поощрение за добросовестный труд).

Запись о предоставлении сведений о трудовой деятельности по заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ)
Если работник требует выдать ему сведения о своей трудовой деятельности, в трудовой книжке делается специальная отметка.
2026‑03‑27 – выдана на руки на основании письменного заявления Иванова Ивана Ивановича о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).


Ссылка на норму: ст. 66.1 ТК РФ.

Особенности ведения трудовых книжек, заведённых до 
Если трудовая книжка была открыта до , записи вносятся именно в неё, пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе». После заполнения всех строк оформляется вкладыш к существующей книжке (не заменяется полностью новая книжка).
Пример оформления вкладыша:

На титульном листе вкладыша указывается: «Вкладыш к трудовой книжке № 123456, выданной ООО «Пример»».
Далее следует стандартный раздел «Сведения о работе» с записями, оформленными по тем же правилам, что и в основной книжке.
На последней странице вкладыша ставится печать организации и подпись уполномоченного лица.


Журнал учёта движения трудовых книжек
Помимо самой трудовой книжки, ведётся журнал учёта движения трудовых книжек. В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается запись следующего вида:

 Выдана на руки на основании письменного заявления (Фамилия Имя Отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). 


Восстановление трудовой книжки через суд
В случае утери или порчи трудовой книжки работник может восстановить её через суд, предоставив доказательства трудовой деятельности (трудовые договоры, приказы, справки с места работы и т.д.). Суд выносит решение о выдаче дубликата трудовой книжки, которое затем оформляется кадровой службой организации.
Ключевые нормы:

Статья 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку.
Статья 65 ТК РФ – право работника на получение сведений о своей трудовой деятельности.
Гражданский процессуальный кодекс РФ – порядок подачи искового заявления о восстановлении трудовой книжки.


Переход на электронные трудовые книжки
С 2021 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (ЕТК). Однако бумажные книжки сохраняют свою юридическую силу до момента их замены на электронный аналог. При переходе на ЕТК необходимо:

Перенести все существующие записи из бумажной книжки в электронный формат.
Оформить согласие работника на ведение электронной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ, часть 3).
Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Пример записи в электронной трудовой книжке (в системе ЕТК) выглядит аналогично бумажной, но содержит электронную подпись и метку времени.

Краткие рекомендации для кадровиков

Всегда сверяйте формулировку записи с актуальным текстом ТК РФ и иных федеральных законов;
Указывайте полные реквизиты приказа (номер, дата) – это подтверждает законность записи.
После внесения записи ставьте печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, директор или уполномоченный представитель).
Фиксируйте дату внесения записи – она должна совпадать с днём события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
При переходе на электронные трудовые книжки сохраняйте бумажный экземпляр до полного перехода всех сотрудников.
Ведите журнал учёта движения трудовых книжек и своевременно делайте отметки о выдаче/приёме книжек.


Правильное внесение записей в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая законность и прозрачность трудовых отношений. Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных актов гарантирует, что трудовая книжка будет признана действительным доказательством трудовой стажа и послужит надёжной основой для пенсионного обеспечения, социальных выплат и будущей трудовой мобильности работника.
Применяя представленные выше образцы и рекомендации, кадровики смогут избежать типичных ошибок, обеспечить соответствие записей законодательству и поддерживать актуальное состояние трудовых книжек сотрудников организации.