Переход из статуса индивидуального предпринимателя в статус наемного работника — частая ситуация на рынке труда. Однако у кадровиков и самих бывших предпринимателей часто возникают вопросы: как подтвердить стаж ИП? Нужно ли вносить записи о предпринимательской деятельности в трудовую книжку? И как правильно оформить документ при приеме на работу человека, который раньше работал только на себя?

В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки для бывшего индивидуального предпринимателя, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса (ТК РФ) и разъяснения профильных ведомств.

Общие правила: ИП и трудовая книжка

Прежде всего, необходимо четко уяснить главное правило: индивидуальная предпринимательская деятельность не является трудовой деятельностью в понимании Трудового кодекса.

Согласно разъяснениям специалистов Роструда, ИП не вправе оформлять себе трудовую книжку, вести ее и вносить туда записи о своей предпринимательской деятельности. ИП работает сам на себя, а не по трудовому договору. Следовательно, период, когда гражданин имел статус ИП, не оформляется как «стаж работы» в классической трудовой книжке.

Записи в трудовую книжку гражданину, зарегистрированному в качестве ИП, могут быть занесены только в двух случаях:

• Если ИП параллельно с ведением своего бизнеса устроился на работу по трудовому договору к другому работодателю.
• Если бывший ИП закрыл свой бизнес и пошел работать по найму.

Как подтвердить стаж бывшему ИП?

Хотя запись о работе в качестве ИП в трудовую книжку не вносится, этот период не «сгорает». Для подтверждения страхового стажа (например, для расчета больничного или назначения пенсии) бывшему предпринимателю необходимо предоставить:

• Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве ИП (ОГРНИП).
• Свидетельство о прекращении физическим лицом деятельности в качестве ИП.
• Справки из территориального органа ПФР (Социального фонда России) об уплате обязательных страховых взносов.

Опыт работы также можно подтвердить не только трудовой книжкой, но и трудовыми договорами, должностными инструкциями, справками о выполненных работах, если ИП выступал в роли исполнителя по гражданско-правовым договорам.

Оформление на работу бывшего ИП: бумажная или электронная ТК?

Порядок оформления трудовой книжки бывшего предпринимателя зависит от того, работал ли он ранее по найму, и когда именно он устраивается на работу сейчас. Ключевую роль здесь играет переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2021 года.

Ситуация 1: У бывшего ИП есть бумажная трудовая книжка

Если гражданин до открытия ИП где-то работал по найму и у него осталась бумажная трудовая книжка старого или нового образца, работодатель обязан ее принять и продолжить ее ведение.

При приеме на работу в такой документ просто вносится стандартная запись о приеме на работу. Никаких записей о том, что человек ранее был ИП, делать в его бумажной трудовой книжке не нужно!

Ситуация 2: Бывший ИП устраивается на работу впервые

Часто бывает так, что человек сразу после учебы открыл ИП, проработал несколько лет, закрыл бизнес и впервые в жизни устраиваеться по найму. Как быть в этом случае?

1. Если бумажной трудовой книжки никогда не было: Поскольку бывший ИП вступает в трудовые отношения впервые (после 1 января 2021 года), сведения о его трудовой деятельности должны формироваться только в электронном виде (ст. 65 ТК РФ). Работодатель не обязан заводить ему бумажный бланк. Данные передаются в Пенсионный фонд (СФР) в рамках электронного документооборота (ЕФС-1).
2. Если бывший ИП настаивает на бумажной книжке: По закону, если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года, бумажная ТК на него не заводится. Однако, если по каким-то причинам у него осталась неоформленная чистая книжка старого образца, кадровик обязан сделать в ней запись о приеме на работу и вести ее параллельно с электронной. Но специально покупать бланк такому сотруднику работодатель не должен.

Пошаговая инструкция для кадровика

Если в вашу организацию устраивается бывший индивидуальный предприниматель, алгоритм действий должен быть следующим:

Шаг 1. Сбор документов

Попросите у соискателя документы, подтверждающие прекращение статуса ИП (Свидетельство о прекращении деятельности или Лист записи ЕГРИП). Это важно, так как по закону ИП не может быть работником по трудовому договору у самого себя, и статус наемного работника требует полного закрытия ИП.

Шаг 2. Проверка наличия трудовой книжки

• Если бумажная ТК есть, берем ее в работу.
• Если ее нет — выясняем, работал ли он когда-нибудь по найму. Если не работал (считается, что устраивается впервые после 2021 года) — оформляем только электронную трудовую книжку (подаем отчеты в СФР).

Шаг 3. Внесение записи о приеме на работу

В бумажной трудовой книжке (если она ведется) делается стандартная запись:

• В графе 1 — порядковый номер записи.
• В графе 2 — дата приема на работу.
• В графе 3 — (наименование организации) и запись о приеме с указанием должности, профессии, специальности и квалификации.
• В графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Внимание: В графе 3 не нужно писать, что сотрудник ранее был ИП. Запись должна выглядеть так же, как и для любого другого работника: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».

Шаг 4; Исполнение судебных решений (особый случай)

Иногда на работу устраивается бывший ИП, в отношении которого вынесено решение суда (например, о взыскании долгов или восстановлении работников). Важно помнить: вы не можете внести в его новую трудовую книжку запись об исполнении решения суда, так как оно вынесено в отношении конкретного ИП. Исполнить решение суда должен бывший ИП как физическое лицо, а ваша задача — корректно оформить его как наемного работника.

Иностранные трудовые книжки

Если на работу устраивается бывший ИП — иностранный гражданин, предоставивший трудовую книжку иностранного образца, следует руководствоваться письмом Минтруда России от № 14-2/ООГ-8987. Согласно разъяснениям ведомства, иностранные трудовые книжки не принимаются к учету и не являются документом, подтверждающим стаж работы на территории РФ.

В этом случае работодатель должен оформить на такого сотрудника новую российскую трудовую книжку (бумажную, если сотрудник до 2021 года уже работал в РФ, или электронную, если он впервые начинает трудиться в России после 2021 года).

Краткие выводы

1. ИП не оформляет себе трудовую книжку сам, и период работы в статусе ИП в нее не вписывается.
2. Стаж ИП подтверждается выписками из ЕГРИП и справками из СФР об уплате взносов.
3. При трудоустройстве бывшего ИП по найму, в его трудовую книжку вносится только запись о приеме на текущую работу.
4. Если бывший ИП нигде раньше не работал по найму (до 2021 года), на него заводится только электронная трудовая книжка.
5. Бумажная трудовая книжка продолжается только в том случае, если она была у сотрудника ранее.

Соблюдение этих простых правил поможет кадровым специалистам избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции, а бывшим предпринимателям, спокойно перейти к новой роли наемного сотрудника.