Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. В нашей статье мы подробно разберем порядок заполнения трудовой книжки, опираясь на действующие нормативные акты, в первую очередь — Приказ Минтруда России от № 320н.

Нормативная база: какими правилами руководствоваться

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда № 320н, который утвердил новые формы трудовой книжки, вкладыша в нее, а также Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Именно этот документ является главным ориентиром для кадровиков в 2025-2026 годах. Он заменил ранее действовавшие правила и инструкцию.

Также стоит помнить, что правила изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регулируются Приказом Минфина от № 55н.

Общие правила заполнения

Прежде чем вносить конкретные записи, необходимо усвоить базовые принципы работы с документом:

• Записи вносятся ручкой (перьевой, шариковой или гелевой), использование светоустойчивых чернил обязательно (черного, синего или фиолетового цвета).
• Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год, четырехзначными (например, ).
• Зачеркивание неверных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Ошибочная запись признается недействительной и аннулируется путем внесения новой записи.
• Если в трудовой книжке закончились страницы одного из разделов, необходимо купить вкладыш, вшить его в книжку и проставить штамп «Выдан вкладыш». Если штампа нет, серию и номер вкладыша можно написать от руки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист содержит сведения о работнике. Ошибки на нем критичны, поэтому заполнять нужно максимально внимательно:

1. ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Дата рождения: число, месяц, год.
3. Образование, профессия, специальность: заполняется на основании диплома или аттестата; Если образования нет, строка остается пустой.
4. Дата заполнения: проставляется дата внесения первой записи.
5. Подписи: работник обязательно ставит свою подпись, подтверждая правильность данных. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть заверена печатью организации (если она используется).

Изменение фамилии на титульном листе

Если работник сменил фамилию (например, при вступлении в брак), старая фамилия аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) пишется новая. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения (например, свидетельство о браке), с указанием его серии, номера и даты. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Раздел «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел, куда вносятся записи о приеме, переводах, увольнении и других событиях.

Запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата приема на работу.
• Графа 3: запись о приеме с указанием должности, профессии, квалификации и структурного подразделения.
• Графа 4: дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Запись о работе по совместительству

По общим правилам запись о приеме на работу по совместительству вносит работодатель по основному месту работы. Для этого работник должен предоставить подтверждающий документ (справку или копию приказа от работодателя по совместительству).

Запись о переводе

Перевод на другую постоянную работу также отражается в трудовой книжке. В графе 3 указывается: «Переведен(а) на должность [название должности] в [название структурного подразделения, если меняется]». В графе 4 — реквизиты приказа о переводе.

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

Запись об увольнении вносится в день увольнения. В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ. Формулировка должна точно соответствовать формулировке ТК РФ. В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении. После внесения записи работник должен расписаться в личной карточке и в самой трудовой книжке, а свою подпись заверяет ответственное лицо печатью организации.

Специфические записи

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

• О прохождении службы в армии (на основании военного билета).
• О переходе на электронную трудовую книжку (если работник подал соответствующее заявление).
• Об ошибочном наименовании организации: если название организации указали с ошибкой, то после последней записи в разделе «Сведения о работе» без номера и даты пишется правильное наименование, а далее вносится запись о признании предыдущей записи с ошибочным названием недействительной.

Исправление ошибочных записей

Если в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» внесена ошибочная запись, порядок действий следующий:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
2. В графе 2 — дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а затем сразу вносится правильная формулировка.
4. В графе 4 повторяются дата и номер приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или указываются реквизиты нового приказа, если ошибка была в самом основании).

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат. В дубликат вносятся:

• Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю (на основании подтверждающих документов);
• Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.

Правильное ведение трудовой книжки — это залог отсутствия проблем у работника при оформлении пенсии и у работодателя при проверках контролирующими органами. В 2026 году важно строго следовать Приказу Минтруда № 320н, не использовать сокращений, вовремя выдавать вкладыши при нехватке места и грамотно вносить исправления. Помните, что бумажная трудовая книжка — это строгий отчетный документ, и небрежное отношение к ее заполнению недопустимо.