Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы работника. Её правильное ведение — обязанность работодателя и важный элемент для самого сотрудника при оформлении пенсии, получении кредитов или трудоустройстве. Ниже представлено пошаговое руководство по заполнению на основе актуальных правил (включая изменения, действующие в 2025-2026 годах).
Общие принципы и нормативная база
Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России № 320н (с изменениями). Он утверждает форму книжки, порядок её заполнения и хранения. Ключевые требования:
- Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного документа (например, трудового договора).
- Все записи делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
- Под каждой записью не ставятся подпись и печать (это требование изменилось несколько лет назад).
- Записи выполняются синими или черными чернилами (шариковой ручкой) или печатаются на специальном принтере.
Заполнение ьного листа (первой страницы)
ьный лист заполняеться при первом оформлении трудовой книжки (при трудоустройстве впервые или восстановлении). Включает следующие графы:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
- Дата рождения — цифрами (день, месяц, год).
- Образование — указывается на основании документа (например, «среднее», «высшее», «среднее профессиональное»). Если образование не завершено, пишут «неполное среднее».
- Профессия/специальность/квалификация, по документу об образовании или присвоенной квалификации (например, «инженер-механик», «токарь 4 разряда»).
- Сведения о работе — эта графа заполняется после первой записи о приёме на работу (см. ниже).
Важно: Если у работника уже есть трудовая книжка, ьный лист не заполняется заново. Новые данные (например, смена фамилии) вносятся в раздел «Сведения о работе».
Записи о приёме на работу (основная запись)
Первая и последующие записи о работе заполняются в разделе «Сведения о работе». Он состоит из четырёх граф:
- Графа 1 (№ п/п) — порядковый номер записи (начинаеться с 1).
- Графа 2 (Дата) — дата приёма на работу (день, месяц, год).
- Графа 3 (Наименование организации, должность, профессия) — полное наименование работодателя (как в Уставе), должность или профессия.
- Графа 4 (Основание) — реквизиты документа, на основании которого работник принят.
Образец записи о приёме на работу по приказу
Если работодатель издает приказ о приёме:
№ п/п | Дата | Наименование организации, должность, профессия | Основание 1 | | ООО "Ромашка", менеджер по продажам | Приказ от № 10
Образец записи о приёме без приказа (на основании трудового договора)
Если приказ о приёме не издавался (что часто бывает в малых компаниях), основанием является сам трудовой договор:
№ п/п | Дата | Наименование организации, должность, профессия | Основание 1 | | ООО "Ромашка", менеджер по продажам | Трудовой договор от № 154
Важно: В графе 4 указываются дата и номер документа. Если номер отсутствует, можно указать только дату.
Записи об увольнении
При увольнении делается новая запись в том же разделе «Сведения о работе». Заполняются все 4 графы:
- Графа 1 — следующий порядковый номер.
- Графа 2 — дата увольнения (дата прекращения трудового договора).
- Графа 3 — наименование организации и должность, с указанием «уволен(а)».
- Графа 4, номер и дата приказа об увольнении (или иного документа, например, заявления работника о расторжении договора по соглашению сторон).
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
2 | | ООО "Ромашка", менеджер по продажам, уволен(а) | Приказ от № 45
Записи о переводе на другую постоянную работу
Перевод на другую должность в том же или другом структурном подразделении (с изменением оплаты труда) оформляется новой записью. Важно: перевод должен быть оформлен приказом.
№ п/п | Дата | Наименование организации, должность, профессия | Основание 2 | | ООО "Ромашка", старший менеджер по продажам | Приказ от № 50
Примечание: Если перевод временный (например, на время болезни основного работника), запись в трудовую книжку не вноситься. Внесение записи — только для постоянного перевода.
Особые случаи заполнения
Совместительство (работа по совместительству)
Если сотрудник работает на условиях совместительства у того же работодателя, запись вносится в ту же строку, что и основная работа, через запятую. Пример:
1 | | ООО "Ромашка", менеджер по продажам, совместитель: бухгалтер | Приказ от № 10
Если совместительство — у другого работодателя, делается отдельная запись с указанием этой организации и должности, а в графе 4 — основание (трудовой договор/приказ).
Вахтовый метод работы
При работе вахтовым методом запись вносится как обычная, но в графе 3 указывается «вахтовый метод работы». Основанием является приказ о направлении в командировку или трудовой договор с условием о вахтовом методе.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года работники имеют право на оформление ЭТК. При переходе с бумажной на электронную:
- Бумажная книжка не возвращается работнику, она хранится у работодателя.
- В электронную книжку переносятся все имеющиеся записи.
- В бумажной книжке делается запись о переходе на ЭТК с указанием даты и номера приказа/согласия работника.
Записи о смене фамилии, имени, отчества
При изменении ФИО (в связи с браком, иным юридическим основанием) вносится запись:
№ п/п | Дата | Наименование организации, должность, профессия | Основание 3 | | ООО "Ромашка", старший менеджер по продажам | Свидетельство о перемене фамилии от № 123456
Важно: В графе 3 указывается новая фамилия, но при этом сохраняется прежняя должность. Все предыдущие записи не переписываются.
Хранение, исправления и возврат трудовой книжки
- Хранение: Работодатель обязан хранить трудовые книжки (включая электронные) не менее 75 лет после увольнения работника.
- Исправления: Запрещены. Если допущена ошибка, запись перечёркивается (одной жирной линией) так, чтобы можно было прочитать исходный текст, и сверху вносится правильная запись. Ставится дата исправления и подпись лица, внесшего исправление.
- Возврат книжки: При увольнении трудовая книжка (или сведения из ЭТК) выдается работнику в день увольнения под расписку. Если работник не явился, книжку направляют по почте заказным письмом.
Правильное заполнение трудовой книжки — это залог защищённости трудовых прав работника и отсутствия претензий со стороны проверяющих органов. Основное правило: каждая запись должна быть основана на соответствующем документе (приказ, трудовой договор, свидетельство) и содержать все обязательные реквизиты. При сомнениях всегда обращайтесь к актуальной редакции Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить возможные изменения в законодательстве.