Смерть работника — трагическое событие, которое требует от работодателя не только человеческого сочувствия, но и строгого соблюдения трудового законодательства․ Одним из ключевых вопросов, возникающих в такой ситуации, является: кому выдается трудовая книжка умершего работника и как правильно оформить все необходимые документы? В этой статье мы подробно разберем все этапы процедуры, нормативные основания, формулировки записей и практические рекомендации для кадровых служб․
Основания для прекращения трудового договора
Согласно статье 83 Трудового кодекса РФ, трудовой договор прекращается в случае смерти работника․ Это — одно из оснований, не требующих инициативы ни со стороны работника, ни со стороны работодателя․ Прекращение отношений происходит автоматически с момента смерти․
Однако для юридического оформления этого факта работодатель обязан:
- получить официальное свидетельство о смерти (выдается органами ЗАГС);
- издать приказ об увольнении в связи со смертью работника;
- внести соответствующую запись в трудовую книжку и личную карточку работника․
Кому выдается трудовая книжка после смерти работника?
Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225:
Трудовая книжка умершего работника выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников․
Кто считается родственником? В законодательстве не приводится исчерпывающий перечень, но на практике и по разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, к таким лицам относятся:
- супруг(а)
- дети (включая усыновленных)
- родители
- братья и сестры
- внуки
- дедушки и бабушки
Важно: не требуеться, чтобы родственник проживал совместно с умершим․ Даже если брат или сестра не жили вместе, но предоставили документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, справку из ЗАГСа), они имеют право получить трудовую книжку․
Документы, которые должен предоставить родственник:
- паспорт;
- свидетельство о смерти работника;
- документ, подтверждающий родство (например, свидетельство о рождении, браке)․
Если родственник не может лично явиться, он может направить заявление на выдачу трудовой книжки по почте с нотариально заверенной подписью․ В этом случае книжка высылается заказным письмом с уведомлением о вручении․
Как оформить запись в трудовой книжке?
Несмотря на то, что работник умер, запись об увольнении в трудовую книжку вносить обязательно․ Это требование закона — книжка должна отражать полную историю трудовой деятельности, включая ее завершение․
Формулировка записи:
- Дата увольнения — дата смерти (указывается по свидетельству о смерти)․
- Основание увольнения — «Уволен в связи со смертью работника»․
- Номер и дата приказа, указывается номер и дата приказа работодателя об увольнении․
Пример записи:
— Уволен в связи со смертью работника․ Основание: пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации․ Приказ № 45 от ․
Важно: Подпись работника в графе «Ознакомлен» не ставится․ Вместо этого внизу приказа или в специальной графе делается запись:
«С приказом ознакомить невозможно по причине смерти работника»
Эта запись подтверждает, что работодатель соблюл процедуру, хотя ознакомление с приказом лично работника невозможно․
Как оформить приказ об увольнении?
Приказ об увольнении в связи со смертью оформляется на стандартном бланке организации (форма Т-8 или Т-8а)․ В графах указываются:
- ФИО умершего работника;
- дата смерти;
- основание увольнения — «в связи со смертью работника»;
- номер и дата свидетельства о смерти;
- дата издания приказа․
Подпись работодателя ставится как обычно․ Подпись работника — отсутствует․ Внизу приказа делается запись:
«С приказом ознакомить невозможно по причине смерти работника»
Приказ подписывается руководителем организации и кадровым работником․ Копия приказа прилагается к трудовой книжке при выдаче родственникам․
Что делать, если родственники не обращаются за трудовой книжкой?
Если в течение длительного времени (например, более года) никто из родственников не обратился за трудовой книжкой, работодатель не имеет права уничтожать или передавать ее третьим лицам․
Согласно пункту 43 Правил № 225:
Трудовая книжка хранится работодателем до востребования․
Работодатель обязан:
- сохранить книжку в архиве;
- внести в книгу учета движения трудовых книжек запись: «Трудовая книжка выдана не была — родственники не обращались»;
- при увольнении работодателя или ликвидации организации — передать книжку в архив по месту нахождения организации или в территориальный архив․
Особенности: что делать, если умер работодатель?
Вопрос, который иногда возникает: «Что делать, если умер сам работодатель?»
В этом случае трудовая книжка работника не теряет своей юридической значимости․ Прекращение трудовых отношений происходит только в случае смерти работника, а не работодателя․
Если умер работодатель, то:
- трудовой договор продолжает действовать до момента его расторжения по другому основанию (например, ликвидация организации, переход прав и обязанностей к наследникам и т․д․);
- вопросы оформления трудовых книжек и увольнений решаются наследниками или новым руководителем организации;
- в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено прекращение трудовых отношений с работниками в связи со смертью работодателя․
Электронная трудовая книжка: что делать при смерти работника?
Если работник имел электронную трудовую книжку (ЭТК), то:
- запись об увольнении вносится в электронный реестр работодателем на основании свидетельства о смерти;
- родственники могут запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в Пенсионном фонде РФ;
- в случае, если работник не выбрал ЭТК, но у него была бумажная книжка — выдается именно она․
Важно: электронная книжка не заменяет бумажную в плане выдачи родственникам․ Если у работника была только ЭТК, родственникам выдается выписка из нее — с печатью ПФР или с электронной подписью․
Практические рекомендации для кадровиков - Не откладывайте оформление — даже в условиях трагедии, все действия должны быть выполнены в течение 5 рабочих дней с момента получения свидетельства о смерти․
- Сохраняйте все документы: копии свидетельства о смерти, заявления родственников, расписки, приказы — в архиве не менее 75 лет․
- Не требуйте от родственников нотариально заверенные копии, достаточно оригиналов или заверенных копий, если они предоставлены лично․
- Не выдавайте книжку третьим лицам (друзьям, коллегам, соседям) — только родственникам с подтверждением родства․
- При отказе родственников от получения книжки, оформите акт о невозможности выдачи и передайте книжку в архив․
Смерть работника — это не повод для бездействия, а повод для точного соблюдения законодательства․ Трудовая книжка — не просто документ, а историческая и юридическая ценность для семьи умершего․ Она может понадобиться для получения наследства, пенсий, компенсаций, подтверждения стажа․
Работодатель несет ответственность за:
- своевременное оформление приказа;
- корректную запись в трудовую книжку;
- выдачу книжки только законным представителям;
- хранение документа до востребования․
Помните: даже если работника нет в живых, его трудовая история должна быть сохранена и передана достойно․ Это не только формальность — это про уважение к человеку, его труду и его семье․
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в трудовую инспекцию или к юристу по трудовому праву․ Лучше перестраховаться, чем нарушить закон и причинить дополнительные страдания родным умершего․